Chương này tương tự như 4.2.2 mục con trong ISO 9001: 2008, nhưng mở rộng hơn về những gì cần phải được xem xét.
Trong các phiên bản trước đây của tiêu chuẩn ISO 9001, chủ đề của “phạm vi” chỉ có một câu duy nhất. Trong phiên bản tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 dành toàn bộ một khoản của tiêu chuẩn để nói phạm vi bởi vì tính quan trọng của nó. Hai điều khoản 4.1 và 4.2 của tiêu chuẩn cung cấp cơ sở cho việc xác định phạm vi của QMS. Bạn đang dự kiến sẽ ra một quyết định phạm vi áp dụng của QMS dựa trên sự hiểu biết của bạn về tổ chức và bối cảnh của tổ chức và các bên quan tâm.
Một điểm khác trong cách dùng từ, ISO 9001:2008 dùng từ ngữ “loại trừ” trong ISO 9001:2015 dùng từ “Không áp dụng”.
Phạm vi của QMS là ranh giới của QMS. Ranh giới này liên quan đến hai thực thể khác nhau:
- Các ranh giới của QMS là các quá trình được xác định là cần thiết để quản lý nhằm đạt được mục đích của tổ chức, ranh giới có thể là địa điểm tổ chức, các phòng ban áp dụng.
- Các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 được áp dụng cho tổ chức của bạn. Các ngoại lệ phải được nêu ra và giải thích lý do tại sao tổ chức không áp dụng yêu cầu đó của tiêu chuẩn. Ngoại lệ duy nhất đơn giản là khi một yêu cầu không liên quan đến tổ chức của bạn. Ví dụ, tổ chức của bạn là dịch vụ bán hàng, không có thiết bị đo lường thì bạn có thể không áp dụng điều khoản về kiểm soát thiết bị đo lường hoặc tổ chức của bạn không có hoạt động nghiên cứu và phát triển thì có thể loại trừ yêu cầu của điều khoản này trong hệ thống của bạn.
- Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cho phép loại trừ điều khoản nào mà tổ chức không áp dụng, điều này tạo điều kiện cho một số tổ chức lợi dụng loại trừ một số điều khoản có thể làm giản hiệu quả của QMS. Vì vậy trong ISO 9001:2015 này về tinh thần tiêu chuẩn thì tổ chức phải áp dụng tất cả các yêu cầu tiêu chuẩn, trường hợp đặc biệt có thể không áp dụng một số yêu cầu tuy nhiên phải xem xét ba yếu tố sau:
Khi bạn không có khả năng áp dụng một điều khoản tiêu chuẩn phải căn cứ trên 3 yếu tố:
- Điều khoản đó không nằm trong phạm vi hệ thống;
- Hai là các quá trình liên quan đến điều khoản đó tổ chức không có;
- Ba là các yêu cầu được xác định không áp dụng thì không ảnh hưởng đến khả năng hay trách nhiệm của tổ chức trong việc đảm bảo sự [hù hợp của sản phẩm và dịch vụ của tổ chức và nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng.
Phạm vi áp dụng chúng có hai ý nghĩa khác nhau khi nhìn từ 2 gốc độ dưới đây.
- Đối cơ quan cấp giấy chứng nhận: phạm vi là cần thiết bởi vì nó cho cơ quan chứng nhận hiểu biết một phần nào về tổ chức.
- Đối với nội bộ tổ chức: phạm vi là quan trọng vì nó truyền đạt cho các thành viên trong tổ chức biết rằng các phòng ban và các quá trình nào phải tuân thủ theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001: 2015.
Chúng ta phải phân biệt được phạm vi hệ thống quản lý chất lượng và phạm vi chứng nhận hệ thống. Hai vấn đề hoàn toàn khác nhau:
- Phạm vi hệ thống quản chất lượng nói lên ranh giới áp dụng hệ thống quản lý chất lượng trong tổ chức dựa vào bối cảnh tổ chức, yêu cầu các bên quan tâm, các sản phẩm và dịch vụ của tổ chức để đạt được mục đích của tổ chức.
- Phạm vi chứng nhận: miêu tả phạm vi của sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn muốn chứng nhận, nó thì nhỏ hơn phạm vi của hệ thống chất lượng. Ví dụ: một công ty sản xuất mô tơ, họ có nhiều chủng loại mô tơ như kích thước 15×30 cm, 10x20cm … nhưng họ chỉ chứng nhận cho một sản phẩm duy nhất là 10×20 cm. Trong nhiều trường hợp phạm vi chứng nhận và phạm vi hệ thống quản lý là như nhau và đôi khi có thể tổ chức hiểu nhầm giữa hai phạm vi này. Hình 7.1 giúp các bạn hiểu rõ hơn về các dạng phạm vi.
Một trong những mục đích chính của công việc bạn đã làm trong điều khoản 4.1 và 4.2 là để hiểu rõ hơn các quá trình trong tổ chức của bạn, do đó bạn sẽ biết những gì cần phải nằm trong phạm vi của QMS. Tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức phải xem xét ba vấn đề này khi xác định phạm vi QMS:
- Môi trường bên trong và bên ngoài của tổ chức này, còn được gọi là bối cảnh (khoản 4.1);
- Những quan điểm của các bên liên quan (mục 4.2);
| 4.1 Tổ chức và bối cảnh của tổ chức |
| 4.2 Các bên liên quan |
| Sản phẩm và dịch vụ của tổ chức |
| 4.3 Phạm vi QMS |
| Hình 7.2 mối liên hệ 4.1 và 4.2 đến 4.3 |
- Các sản phẩm và dịch vụ của bạn (7.2 minh họa vấn đề này).
pham-vi-he-thong-iso
Bằng cách khảo sát và xem xét ba yếu tố này, tổ chức của bạn sẽ đưa ra quyết định tốt hơn về những gì nên được bao gồm trong QMS của tổ chức. Bạn có nhiều khả năng đưa ra một phạm vi bao gồm các yếu tố chính của sự thành công cho tổ chức của bạn.
Trở lại trong khoản 4.1 của tiêu chuẩn ISO 9001: 2015, tổ chức kiểm tra môi trường bên trong và bên ngoài của nó và xác định các vấn đề thúc đẩy sự thành công của nó. Như bạn có thể nhớ lại, tôi so sánh nó với một phân tích SWOT, nơi các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và các mối đe dọa được xác định.
Từ một quan điểm thực tế, rộng hơn một tiêu chuẩn được áp dụng, nhiều khả năng nó định hướng cho việc cải tiến liên tục. ISO 9001: 2015 nên được áp dụng cho tất cả các bộ phận và chức năng trong tổ chức.
Việc mô tả phạm vi của hệ thống quản lý một cách hợp lý giúp đảm bảo thông tin liên lạc hiệu quả. Phạm vi của hệ thống quản lý không rõ ràng là một trong những nguyên nhân tạo ra nhiều sự hiểu nhầm đặc biệt là khi làm việc với đánh giá viên, chuyên gia tư vấn và khách hàng.
Để chứng minh cho yêu cầu này, bạn chỉ cần để một thông tin văn bản dưới dạng file giấy hoặc điện tử về phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng và nếu có sự loại trừ bất cứ điều khoản nào của tiêu chuẩn phải có sự giải thích rõ ràng.
————————————-
P/S Nếu bạn thấy bài viết này có ích cho bạn và người khác, hãy giúp tôi chia sẽ cho những người khác biết. Nếu bài viết chưa tốt vui lòng comment bên dưới để chúng tôi hoàn thiện lại. Cám ơn bạn rất nhiều!
Nguyễn Hoàng Em