TỔ CHỨC PHẢI SỬ DỤNG PHƯƠNG TIỆN THÍCH HỢP ĐỂ NHẬN BIẾT KẾT QUẢ ĐẦU RA (8.5.2)
Tiêu chuẩn yêu cầu
Tổ chức phải sử dụng các phương tiện thích hợp để nhận biết đầu ra nếu cần thiết để đảm bảo sự phù hợp của sản phẩm và dịch vụ.
Điều này có nghĩa là gì?
Khi bạn có 2 sản phẩm gần giống nhau hoặc là một sản phẩm tốt và một sản phẩm không tốt hoặc là sản phẩm đã hoàn thiện một công đoạn với sản phẩm chưa thực hiện một công đoạn thì làm sao chúng ta phân biệt được chúng? Câu hỏi đó chính là nội dung của yêu cầu này.
Yêu cầu này chỉ đơn giản là bạn phải có một đặc điểm nhận dạng nào đó giữa các sản phẩm hoặc dịch vụ với nhau. Điều khoản này xuất phát từ việc nhiều khách hàng không hài lòng vì chúng ta giao nhằm sản phẩm, nhằm màu sắc, …
Trong yêu cầu này bạn nên chú ý cụm từ “Nếu cần thiết” điều này có nghĩa là không phải cái nào cũng nhận dạng mà chúng ta chỉ nhận dạng những cái nào mà chúng ta cho là cần thiết và có thể ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng.
Nhận biết sản phẩm là rất quan trọng trong nhiều tình huống nhằm ngăn ngừa sự trộn lẫn vô ý, cho phép sắp xếp lại, để kết hợp các sản phẩm với các tài liệu mô tả chúng. Không có mã số, nhãn, tên và các dạng nhận dạng khác thì chúng ta không thể mô tả đầy đủ sản phẩm hoặc dịch vụ cho bất kỳ ai hoặc chắc chắn chúng tôi đang xem xét đúng sản phẩm. Sản phẩm phải được xác định theo cách này hay cách khác nếu không nó không thể khớp với đặc tả của sản phẩm.
Làm thế nào để chứng minh?
Việc tách biệt sản phẩm là cần thiết khi sản phẩm không có đặc điểm phân biệt rõ ràng. Nếu các sản phẩm không giống nhau đến mức có thể trộn lẫn vào nhau một cách vô ý thì việc sử dụng phương tiện để xác định các sản phẩm đó có lẽ là không cần thiết. Trong ngữ cảnh nếu bạn cho rằng đầu ra của bạn không cần thiết phải xác định có nghĩa là đầu ra đó có sự khác biệt về thể chất đủ lớn để có thể phân biệt được dễ dàng bằng mắt thường mà không cần huấn luyện hoặc chỉ dẫn.
Trong hầu hết mọi tổ chức, cần phải duy trì nhận dạng tích cực của tất cả các đầu ra: sản phẩm, thành phần, nguyên liệu, quy trình và dịch vụ, điều này rất dễ thực hiện. Dưới đây là một số phương pháp phổ biến nhất:
- Dùng nhãn: dán nhãn cho từng đầu ra;
- Hình dán: hình dáng các đầu ra khác nhau, sẽ dễ dàng phân biệt bằng mắt thường;
- Giấy Tickets: dùng dấy tickets dán;
- Mã vạch: sử dụng mã vạch;
- Số seri: đánh số seri;
- Số đơn hàng;
- Tên khách hàng, …
TỔ CHỨC PHẢI NHẬN BIẾT KẾT QUẢ TÌNH TRẠNG ĐẦU RA (8.5.2)
Tiêu chuẩn yêu cầu
Tổ chức phải nhận biết tình trạng của các kết quả đầu ra liên quan đến yêu cầu theo dõi và đo lường trong toàn bộ quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ.
Điều này có nghĩa là gì?
Tình trạng sản phẩm liên quan đến theo dõi và đo lường có nghĩa là một chỉ dẫn về việc phân loại sản phẩm phù hợp hoặc không phù hợp với yêu cầu cụ thể. Do đó xác định tình trạng sản phẩm cho phép phân biệt sản phẩm phù hợp với sản phẩm không phù hợp.
Gần như tất cả các đầu ra (tức là sản phẩm và dịch vụ) phải được kiểm tra theo một cách nào đó để xác minh sự phù hợp của chúng. Bạn, khách hàng của bạn và các bên liên quan khác thiết lập các yêu cầu đối với đầu ra và sau đó thực hiện giám sát và đo lường sản phẩm hoặc dịch vụ để đảm bảo nó đáp ứng các yêu cầu. Việc nhận dạng này không phải mình bạn biết được mà tất cả các người cùng làm việc điều hiểu được tình trạng của nó.
Làm thế nào để chứng minh?
Phương pháp phổ biến nhất để biểu thị trạng thái sản phẩm là gắn nhãn lên sản phẩm hoặc để vật chứa đựng sản phẩm. Ví dụ như “Nhãn xanh” cho hàng tốt và “Nhãn đỏ” cho hàng bị từ chối. Nhãn phải được giữ lại cho đến khi sản phẩm được đóng gói hoặc lắp đặt. Nhãn phải được gắn theo cách ngăn ngừa sự bong tách trong quá trình vận chuyển.
Bạn cần phải đảm bảo rằng các dấu hiệu đặc biệt để phân biệt nhằm tránh sự lẫn lộn giữa sản phẩm tốt và sản phẩm không đạt yêu cầu, và ngăn ngừa sản phẩm không đạt vô tình để lẫn lộn với hàng tốt hoặc nhằm lẫn giữa hai hàng này. Dưới đây là một số ví dụ về cách nó có thể đạt được điều này:
- Các kết quả kiểm tra được ghi nhận vào đơn hàng công việc đi cùng với sản phẩm
- Vật chứa cho biết tình trạng kiểm tra của sản phẩm bên trong (hàng hư để khay màu đỏ, hàng rớt đất để khay màu vàng, …).
- Tách biệt một nơi chứa các sản phẩm có tình trạng kiểm tra khác nhau (khu vực háng tốt, khu vực hàng hư, khu vực hàng bán thành phẩm).
- Các kết quả kiểm tra được duy trì trong cơ sở dữ liệu có thể truy xuất nguồn gốc sản phẩm bằng mã số hoặc mã vạch
- Người kiểm tra phê duyệt (ký tên) lên sản phẩm để cho biết sản phẩm hoặc dịch vụ đạt yêu cầu. ví dụ như: đóng dấu QC pass, QC check OK, Đạt tiêu chuẩn, …
TỔ CHỨC PHẢI KIỂM SOÁT NHẬN BIẾT KẾT QUẢ TÌNH TRẠNG ĐẦU RA (8.5.2)
Tiêu chuẩn yêu cầu
Tổ chức phải kiểm soát việc nhận biết duy nhất đầu ra khi việc truy xuất nguồn gốc là một yêu cầu và lưu giữ thông tin dạng văn bản cần thiết để có thể truy xuất nguồn gốc.
Điều này có nghĩa là gì?
ISO 9001: 2015 không yêu cầu truy xuất nguồn gốc sản phẩm một cách rõ ràng. Nó chỉ đơn giản nói, “Khi truy xuất là một yêu cầu …” Vì vậy, khi nào truy xuất nguồn gốc là một yêu cầu? Thông thường, khả năng truy tìm nguồn gốc sẽ được yêu cầu trong bất kỳ điều kiện nào sau đây:
- Bạn yêu cầu truy xuất nguồn gốc như là một yêu cầu nội bộ.
- Khách hàng của bạn yêu cầu truy xuất nguồn gốc như là một điều khoản của đơn đặt hàng hoặc hợp đồng.
- Các yêu cầu luật định hoặc quy định đòi hỏi phải truy xuất nguồn gốc.
Truy xuất nguồn gốc có thể nói chính xác cho chúng ta biết những gì đã đi vào sản phẩm. Nó cho phép chúng ta biết nguyên vật liệu và thành phần nào được sử dụng, những nhà cung cấp là ai, nhân viên làm việc trên sản phẩm, những máy móc và thiết bị nào được sử dụng và những dữ liệu đo lường được ghi nhận lại trong suất quá trình sản xuất ra nó.
Ngoài ra, việc truy xuất nguồn gốc cũng rất quan trọng để kiểm soát các quy trình. Bạn có thể biết sản phẩm này đã qua quá trình nào và vào ngày nào nếu có vấn đề xảy ra sau đó. Điều này cũng đúng với thiết bị kiểm tra và đo lường. Việc truy xuất được các vấn để xảy ra trong sản phẩm sẽ giúp chúng ta có cái nhìn chung về sản phẩm, một số trường hợp sản phẩm của bạn cần phải đạt tính an toàn cao khi sử dụng thì việc lưu lại các vấn đề trong quá trình tạo ra rất quan trọng. Ví dụ bạn sản xuất bộ phan thắng ô tô thì bản lưu lại những sự cố phát sinh quá trình sản xuất, trường hợp nếu có tai nạn liên quan đến thắng xe của bạn thì bạn dễ dàng làm rõ tai nạn đó có liên quan thắng xe bạn không.
Làm thế nào để chứng minh?
Đối với hàng hóa hữu hình, truy xuất nguồn gốc thường bao gồm số lô, số seri và các số nhận dạng duy nhất khác. Đối với dịch vụ, việc truy xuất nguồn gốc có thể chỉ ra người đã thực hiện dịch vụ, ngày thực hiện dịch vụ và vị trí. Khả năng truy tìm nguồn gốc có thể được chỉ ra trên Khách hàng, đơn đặt hàng công việc, hoặc tờ công việc. Trong môi trường dịch vụ, nó có thể được thông qua các đơn đặt hàng dịch vụ, bản ghi nhớ, và biên bản cuộc họp. Việc theo dõi sẽ liên quan đến hai điều: nhận dạng duy nhất và lưu giữ thông tin được ghi lại (tức là các bản ghi).
Đối với sản phẩm hữu hình, bạn phải ghi lại lý lịch lấp ráp của chúng bao gồm một số yếu tố sau:
- Thời gian sản xuất, số lô, số hợp đồng, số đặt hàng, …
- Nguyên vật liệu sử dụng: ngày mua, nhà cung cấp, ngày sản xuất, hạn sử dụng, cách bảo quản, kết quả kiểm tra đầu vào, người kiểm tra, lượng dùng, …
- Quá trình sản xuất: ai sản xuất, thiết bị nào, sự cố trong quá trình sản xuất, các dữ liệu đo lường trong công đoạn, thiết bị sử dụng, hiệu chuẩn thiết bị, đánh giá sự phù hợp thiết bị, thời gian lấy mẫu, tầng suất lấy mẫu, chuyền sản xuất, cách bao gói, đóng gói, ….
- Quá trình kiểm tra đầu ra: thiết bị sử dụng (hiệu chuẩn kiểm định, …), con người (đánh giá năng lực, …), môi trường test (nhiệt độ, độ ẩm, …), giá trị đo lường, …
và bạn phải lưu lại tất cả các hồ sơ liên quan đến quá trình này để tiện cho việc truy xuất nguồn góc khi cần.
Nguyễn Hoàng Em