|
ISO 9001 Auditing Practices Group Guidance on: Competence |
Nhóm Thực hành đánh giá ISO 9001: Hướng dẫn cho: Năng lực |
|
The following information is provided to guide auditors performing certification audits in understanding the ISO 9001 requirements for ‘competence of persons doing work under the control of the organization regardless of their employment status. These requirements are usually audited as part of QMS processes and not in isolation. However, it is recognised that some organizations will have separate human resource processes, where most of the evidence needed can be found. |
Thông tin sau đây được cung cấp để hướng dẫn các đánh giá viên thực hiện đánh giá chứng nhận về việc hiểu biết các yêu cầu của ISO 9001 đối với “năng lực của những người làm việc dưới sự kiểm soát của tổ chức bất kể tình trạng công việc của họ” Các yêu cầu này thường được đánh giá như là một phần của các quá trình QMS và không tách biệt. Tuy nhiên, người ta chấp nhận rằng ở một số tổ chức sẽ có các quá trình nguồn nhân lực riêng biệt, ở đó có thể tìm thấy hầu hết các bằng chứng cần thiết. |
|
This document identifies typical activities performed by organizations to ensure the competence of their persons and to evaluate the effectiveness of actions taken to satisfy those competence needs, and gives guidance to auditors regarding the types of evidence they should aim to find, and provide examples where appropriate. To satisfy the competence/effectiveness requirements of ISO 9001, an organization will typically need to do several things: |
Tài liệu này xác định các hoạt động điển hình được thực hiện bởi các tổ chức để đảm bảo năng lực của những người vận hành của họ và đánh giá tính hiệu lực của các hành động được thực hiện để đáp ứng các nhu cầu về năng lực đó và đưa ra hướng dẫn cho đánh giá viên về các loại bằng chứng mà họ cần tìm kiếm và cung cấp các ví dụ khi thích hợp. . Để đáp ứng các yêu cầu về năng lực / tính hiệu lực của tiêu chuẩn ISO 9001, một tổ chức thường sẽ cần thực hiện một số điều sau: |
|
|
|
Throughout the process, the organisation is required to retain appropriate documented information (e.g. records) of education, training, skills and experience. However, ISO 9001 does not specify how the process will be established or the exact nature of the records needed. In auditing competence, an auditor would typically be seeking evidence that the following issues are addressed: |
Trong suốt quá trình, tổ chức được yêu cầu lưu giữ thông tin dạng văn bản thích hợp (ví dụ: hồ sơ) về giáo dục, đào tạo, kỹ năng và kinh nghiệm. Tuy nhiên, ISO 9001 không quy định cách thức thiết lập quá trình hoặc bản chất chính xác của các hồ sơ cần thiết. Trong việc đánh giá năng lực, đánh giá viên thường tìm kiếm bằng chứng cho thấy các vấn đề sau đã được giải quyết: |
|
1 – An organisation needs to identify what competencies are required by persons performing work that affects quality. Guidance – The objective of the auditor should be to determine whether there is a systematic approach in place to identify these competencies and to verify that the approach is effective. The outcome of the process may be a list, register, database, human resources plan, competencies development plan, contract, project or product plan, etc. Discussions could initially be held with top management to ensure they understand the importance of identifying the competencies required. These may also be a potential source of information regarding new or changed activities or processes, which may lead to different competency requirements in the organization. |
1 – Một tổ chức cần xác định những năng lực nào được yêu cầu bởi những người thực hiện công việc có ảnh hưởng đến chất lượng. Hướng dẫn – Mục tiêu của đánh giá viên là xác định liệu có một cách tiếp cận có hệ thống để xác định các năng lực này và xác nhận rằng cách tiếp cận này có hiệu quả hay không. Kết quả của quá trình có thể là danh sách, sổ đăng ký, cơ sở dữ liệu, kế hoạch nguồn nhân lực, kế hoạch phát triển năng lực, hợp đồng, dự án hoặc kế hoạch sản phẩm, v.v. Đầu tiên có thể thực hiện các cuộc thảo luận với lãnh đạo cao nhất để đảm bảo họ hiểu tầm quan trọng của việc xác định các năng lực cần thiết. Đây cũng có thể là nguồn thông tin tiềm năng liên quan đến các hoạt động hoặc quá trình mới hoặc đã thay đổi, việc này có thể dẫn đến các yêu cầu năng lực khác nhau trong tổ chức. |
|
A review of competencies might also be needed when a new tender or contract is being considered. Evidence of this could be found in related records. Competence requirements may be included in contract documents where the activities of subcontractors can have an impact on processes and/or product quality characteristics. Auditors need to determine whether the organisation has identified new or changed competence needs during surveillance audits. |
Việc xem xét năng lực cũng có thể cần thiết khi một cuộc đấu thầu hoặc hợp đồng mới đang được xem xét. Bằng chứng về điều này có thể được tìm thấy trong các hồ sơ liên quan. Các yêu cầu về năng lực có thể bao gồm các tài liệu trong hợp đồng, trong đó các hoạt động của các nhà thầu phụ có thể có tác động đến các quá trình và / hoặc các đặc tính chất lượng sản phẩm. Đánh giá viên cần xác định xem tổ chức đã xác định được nhu cầu năng lực mới hoặc thay đổi trong quá trình đánh giá giám sát hay chưa. |
|
2 – Are competent people assigned to those work place activities necessary to control the quality characteristics of its processes and products? Guidance – Verify that some form of evaluation process is in place to ensure that the competencies are appropriate to the organization’s activities, and that the persons selected as competent are demonstrating these competencies. Also, the process should ensure that any deficiencies are being acted upon and the effectiveness of persons is being measured. Verify that the activities that affect quality are performed by persons selected as competent. Evidence may be obtained throughout the audit with an emphasis on those processes, activities, task and products where human intervention may have the greatest impact. The auditor may review job descriptions, testing or inspection activities, monitoring activities, records of management reviews, definition of responsibilities and authorities, nonconformity records, audit reports, customer complaints, processes validation records etc. |
2 – Những người đủ năng lực có được chỉ định cho các công việc ở nơi có các hoạt động cần thiết để kiểm soát các đặc tính chất lượng của các quá trình và sản phẩm của nó không? Hướng dẫn – Xác nhận rằng một số hình thức của quá trình đánh giá được áp dụng để đảm bảo rằng các năng lực phù hợp với các hoạt động của tổ chức và những người được chọn là có năng lực đang chứng minh những năng lực này. Ngoài ra, quá trình này cần đảm bảo rằng bất kỳ các khuyết điểm đều đang được hành động cùng lúc và hiệu lực của con người đang được đo lường. Xác minh rằng các hoạt động ảnh hưởng đến chất lượng được thực hiện bởi những người được lựa chọn là có năng lực. Bằng chứng có thể được thu thập trong suốt cuộc đánh giá với trọng tâm là các quá trình, hoạt động, nhiệm vụ và sản phẩm mà sự can thiệp của con người có thể có tác động lớn nhất. Đánh giá viên có thể xem xét mô tả công việc, hoạt động thử nghiệm hoặc kiểm tra, hoạt động giám sát, hồ sơ xem xét lãnh đạo, các định nghĩa về trách nhiệm và quyền hạn, hồ sơ về sự không phù hợp, báo cáo đánh giá, khiếu nại của khách hàng, hồ sơ xác nhận giá trị sử dụng quá trình, v.v. |
|
3– The organization needs to evaluate the effectiveness of the actions taken to satisfy the competence needs and to ensure that the necessary competence has been achieved Guidance – The organization may use a number of techniques including role-play, peer review, observation, reviews of training and employment records and/or interviews (see ISO 19011, Table 2, for further examples). The appropriateness of a particular evaluation method will depend on many factors. For example, training records could be viewed to verify that a training course had been successfully completed (but note, this alone would not provide evidence that the trainee is competent). However, this same method would not be acceptable to evaluate whether an auditor performed satisfactorily during an audit. Instead, this may require observation, peer review, interviews, etc. The organization may need to demonstrate the attainment of competence of its persons through a combination of education, training and/or work experience. |
3- Tổ chức cần đánh giá hiệu lực của các hành động được thực hiện để thỏa mãn nhu cầu năng lực và đảm bảo rằng năng lực cần thiết đã đạt được Hướng dẫn – Tổ chức có thể sử dụng một số kỹ thuật bao gồm đóng vai, đánh giá đồng cấp, quan sát, xem xét hồ sơ đào tạo và phỏng vấn và / hoặc phỏng vấn (xem ISO 19011, Bảng 2, để biết thêm các ví dụ). Sự phù hợp của một phương pháp đánh giá cụ thể sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Ví dụ, hồ sơ đào tạo có thể được xem để xác nhận rằng một khóa đào tạo đã được hoàn thành thành công (nhưng lưu ý, chỉ điều này sẽ không cung cấp bằng chứng rằng học viên có năng lực). Tuy nhiên, phương pháp tương tự này sẽ không được chấp nhận để đánh giá xem liệu đánh giá viên có thực hiện một cách thỏa đáng trong cuộc đánh giá hay không. Thay vào đó, điều này có thể yêu cầu quan sát, đánh giá đồng cấp, phỏng vấn, v.v. Tổ chức có thể cần chứng minh năng lực của nhân sự của tổ chức thông qua sự kết hợp của giáo dục, đào tạo và / hoặc kinh nghiệm làm việc. |
|
4 – Maintenance of competence. Guidance – The auditor needs to verify that some form of effective monitoring process is in place and being acted upon. Ways of doing this include a continuing professional development process (such as the one described in ISO 19011), regular appraisals of persons and their performance, or the regular inspection, testing or auditing of product for which individuals or groups are responsible. Ongoing changes in competence requirements may indicate that an organization is proactive in maintaining persons performance levels. |
4- Duy trì năng lực. Hướng dẫn – Đánh giá viên cần xác nhận rằng một số hình thức của quá trình theo dõi hiệu lực đã được áp dụng và đang được thực hiện. Các cách thực hiện điều này bao gồm một quá trình phát triển nghề nghiệp liên tục (chẳng hạn như quy trình được mô tả trong ISO 19011), đánh giá thường xuyên đối với những người và hiệu suất làm việc của họ, hoặc kiểm tra, thử nghiệm hoặc đánh giá thường xuyên đối với sản phẩm mà các cá nhân hoặc nhóm chịu trách nhiệm. Những thay đổi liên tục trong các yêu cầu về năng lực có thể chỉ ra rằng một tổ chức chủ động trong việc duy trì mức độ hiệu suất làm việc của con người. |
Biên dịch: Nguyễn Hoàng Em
Link gốc: