Quản Trị 24h

4.1 – Hiểu bối cảnh tổ chức:

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tổ chức phải xác định các vấn đề bên ngoài và nội bộ có liên quan đến mục đích của mình và có ảnh hưởng đến khả năng đạt được các kết quả dự kiến của hệ thống quản lý môi trường của tổ chức. Những vấn đề này phải bao gồm các điều kiện môi trường chịu ảnh hưởng bởi hoặc có khả năng ảnh hưởng đến tổ chức.

Điều này có nghĩa là gì?

Cũng giống như tiêu chuẩn ISO 9001:2015, tiêu chuẩn ISO 14001:2015 cũng yêu cầu tổ chức xác định các vấn đề bên ngoài và nội bộ liên quan đến mục đích của tổ chức và kết quả dự kiến của EMS. Tuy nhiên chúng khác nhau ở chỗ là mục đích của hai tiêu chuẩn khác nhau, tiêu chuẩn chất lượng là các vấn đề chất lượng, tiêu chuẩn môi trường là các vấn đề môi trường.

Mục đích của tổ chức là tầm nhìn sứ mệnh, giá trị cốt lỗi của tổ chức.

Tiêu chuẩn ISO 14001:2004 tổ chức chỉ cần suy nghĩ về những khía cạnh và hành động nào để làm giảm tác động từ hoạt động của tổ chức đối với môi trường, đây là cách tiếp cận một chiều nên dẫn đến hệ thống không hoàn hảo. Vì vậy, tiều chuẩn ISO 14001:2015 đã cải thiện nhược điểm này bằng cách ngoài việc suy nghĩ các yếu tố mà hoạt động tổ chức tác động đến môi trường bên ngoài còn phải suy nghĩ thêm các yếu tố mà điều kiện môi trường chịu ảnh hưởng bởi hoặc có khả năng ảnh hưởng đến tổ chức. Nghĩa là tác động 2 chiều, tổ chức tác động đến môi trường và môi trường tác động lại tổ chức.

Điều khoản này cung cấp sự hiểu biết mang tính nhận thức về các vấn đề quan trọng có thể gây ảnh hưởng tốt hoặc xấu, cách thức mà tổ chức quản lý các trách nhiệm về môi trường của họ. Vấn đề này là các chủ đề quan trọng đối với tổ chức, các vấn đề để tranh luận và thảo luận hoặc thay đổi các hoàn cảnh gây ảnh hưởng đến khả năng của tổ chức để đạt được các kết quả dự định mà tổ chức đã đặt ra đối với hệ thống quản lý môi trường của nó.

Ví dụ về các vấn đề nội bộ và bên ngoài có thể liên quan đến bối cảnh của tổ chức bao gồm:

1. a) Vấn đề bên ngoài có thể gây ảnh hưởng đến mục đích của tổ chức, hoặc chịu ảnh hưởng bởi các khía cạnh môi trường của nó có thể bộ gồm:

• Các điều kiện môi trường liên quan đến khí hậu: Mưa, bảo, gió, hạn hán,…
• Chất lượng không khí: hàm lượng khí O₂, CO_2, bụi, mùi hôi, …
• Chất lượng nước: mặn, phèn, ngọt, ô nhiểm, …
• Sử dụng đất: đất bị bỏ hoan, đất trồng cây xanh, …
• Tình trạng ô nhiễm hiện tại: ô nhiểm đất, nước, không khí, …
• Sự sẵn có nguồn tài nguyên thiên nhiên và đa dạng sinh học: Cây, sinh vật, …
• Các hoàn cảnh văn hóa: văn hóa phương đông ít chú ý môi trường, ..
• Xã hội: các tổ chức xã hội liên quan đến môi trường, các hiệp hội ngành, kỳ vọng của xã hội …
• Chính trị: sự ổn định chính trị, các chiến lược môi trường quốc gia, các yêu cầu về bảo vệ môi trường, …
• Pháp lý: các thông tư, nghị định, quy định, tiêu chuẩn ngành, ..
• Luật định: luật pháp, hiến pháp;
• Tài chính: tiền sử dụng môi trường, các chương trình hộ trợ nhà nước về môi trường;
• Công nghệ: sự phát triển công nghệ, các công nghệ mới, …
• Kinh tế: sự phát triển kinh tế, sự mở rộng bán hàng, niềm tin khách hàng, …
• Tự nhiên: đất, nước, khí hậu, thổ nhưỡng, hệ sinh thái, …
• Cạnh tranh bên ngoài: yêu cầu thị trường, hiệu quả của hệ thống môi trường của các đối thủ cạnh tranh,…
• b) Vấn đề nội bộ:
• Các hoạt động sản xuất dịch vụ: công nghệ, nguyên vật liệu, con người, các hoạt động gia công, vận chuyển, cung cấp năng lượng, bảo quản và vận chuyển rác thải….
• Các sản phẩm: bao bì, vòng đời và cuối đời sản phẩm;
• Dịch vụ: vận chuyển, bảo hành, …
• Định hướng chiến lược: các chiến lược môi trường của tổ chức, kỳ vọng của tổ chức về môi trường …
• Văn hóa: văn hóa công ty, văn hóa người lao động (có ý thức hay thiếu ý thức bảo vệ môi trường),…
• Năng lực (nghĩa là, con người, kiến thức, các quá trình, các hệ thống).

Sử dụng sự hiểu biết về bối cảnh của tổ chức để thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý môi trường của mình. Các vấn đề nội bộ và bên ngoài mà được xác định tại 4.1 có thể mang lại các rủi ro và cơ hội đối với tổ chức hoặc hệ thống quản lý môi trường (xem 6.1.1 đến 6.1.3). Các tổ chức xác định những vấn đề cần phải được giải quyết và quản lý (xem 6.1.4, 6.2, Điều 7, Điều 8 và 9.1).

Làm thế nào để chứng minh?

Tổ chức phải xác nhận các yếu tố bên ngoài và nội bộ quan trọng ảnh hưởng đến EMS của tổ chức hoặc EMS của tổ chức ảnh hưởng đến Môi trường.

4.2 – Hiểu về nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm 

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải xác định:

1. a) các bên quan tâm có liên quan đến hệ thống quản lý môi trường;
2. b) các nhu cầu và mong đợi có liên quan (nghĩa là các yêu cầu) của các bên quan tâm;
3. c) các nhu cầu và mong đợi nào trở thành các nghĩa vụ tuân thủ

Điều này có nghĩa là gì?

Xác định các bên quan tâm liên quan đến hệ thống quản lý môi trường (4.2.a)  tức là xác định những cá nhân hoặc tổ chức có thể gây ảnh hưởng, chịu ảnh hưởng hoặc tự nhận thấy bị ảnh hưởng (nghĩa là đã cảm nhận được ảnh hưởng liên quan đến tổ chức) bởi một quyết định hay hoạt động. Bên quan tâm có thế là khách hàng, cộng đồng, người cung ứng, nhà quản lý, các tổ chức phi chính phủ, các nhà đầu tư, ban quản lý khu công nghiệp và người lao động…

Xác định các nhu cầu và mong đợi có liên quan (nghĩa là các yêu cầu) của các bên quan tâm (4.2.b). Nhu cầu tức là những gì họ nói ra cho mình biết, ví dụ như yêu cầu hợp đồng, văn bản luật, các trao đổi thông tin trực tiếp, … Mong đợi là những thứ họ không nói ra mà tổ chức phải ngầm hiểu. Đối với mỗi bên quan tâm đã xác định ở điều khoản 4.2.a, bạn phải xác định nhu cầu và mong đợi của họ liên quan đến QMS của bạn là gì.

Xác định các nhu cầu và mong đợi nào trở thành các nghĩa vụ tuân thủ (4.2.b) nghĩa là với những nhu cầu và mong đợi ở điều khoản 4.2.b cái nào tổ chức phải tuân thủ và cái nào chưa cần thiết phải tuân thủ. Một số yêu cầu của bên quan tâm phản ánh các nhu cầu và mong đợi liên quan đến các luật, các quy định, giấy phép và các chứng chỉ theo quyết định của chính phủ hoặc thậm chí của tòa án là bắt buộc. Các tổ chức có thể quyết định chấp hành tự nguyện hoặc thừa nhận các yêu cầu khác của các bên quan tâm (ví dụ đưa vào thành quan hệ hợp đồng, đăng ký tự nguyện tuân thủ). Một khi tổ chức đã chấp nhận, thì chúng trở thành các yêu cầu của tổ chức (nghĩa là, các nghĩa vụ tuân thủ) và được tính đến khi hoạch định hệ thống quản lý môi trường (xem 4.4).

Làm thế nào để chứng minh?

Đầu tiên, tổ chức phải xác định những bên quan tâm liên quan đến QMS của rổ chức là ai? Sau đó xác định nhu cầu và mong đợi của họ là gì? Và cuối cùng là xác định cái gì phải áp dụng và cái gì chưa áp dụng. ví dụ bảng bên dưới:

4.3  Xác định phạm vi của hệ thống quản lý môi trường

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải xác định các ranh giới và khả năng áp dụng của hệ thống quản lý môi trường để thiết lập phạm vi của mình.

Khi xác định phạm vi này, tổ chức phải cân nhắc:

4. a) các vấn đề bên ngoài và nội bộ được đề cập tại 4.1;
5. b) các nghĩa vụ tuân thủ được đề cập tại 4.2;
6. c) các đơn vị, các bộ phận chức năng và ranh giới vật lý của mình;
7. d) các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ của mình;
8. e) quyền hạn và khả năng thực hiện việc kiểm soát và sự ảnh hưởng.

Khi đã xác định được phạm vi áp dụng, thì mọi hoạt động, sản phẩm và dịch vụ của tổ chức thuộc phạm vi này đều phải đưa vào trong hệ thống quản lý môi trường.

Phạm vi áp dụng phải được duy trì như thông tin dạng văn bản và sẵn có cho các bên quan tâm.

Điều này có nghĩa là gì?

Phạm vi của hệ thống quản lý môi trường nhằm làm rõ các ranh giới về vật lý (địa điểm) và ranh giới về tổ chức (phòng ban, nhà xưởng) mà hệ thống quản lý môi trường áp dụng, đặc biệt khi tổ chức này là một phần của một tổ chức lớn hơn. Một tổ chức có quyền tự quyết định và linh hoạt để xác định ranh giới của tổ chức. Tổ chức có thể chọn áp dụng tiêu chuẩn này trong toàn bộ tổ chức, hoặc chỉ (một) (những) bộ phận cụ thể của tổ chức, miễn là lãnh đạo cao nhất cho rằng (những) bộ phận (đó) có quyền hạn để thiết lập một hệ thống quản lý môi trường.

Khi xác định phạm vi này, tổ chức phải cân nhắc các vấn đề bên ngoài và nội bộ được đề cập trong bối cảnh tổ chức để xem hiện tại tổ chức đang đối mặt với những vấn đề gì. Với những vấn để đó thì phạm vi của EMS có cần hay có đủ khả năng để bao phủ hay không?

Khi xác định phạm vi này, tổ chức phải cân nhắc đến các nghĩa vụ tuân thủ của các bên quan tâm. Những sản phẩm khác nhau hoặc những địa điểm nhà máy khác nhau hay những khách hàng khác nhau (về thị trường) sẽ tuân thủ theo các yêu cầu và luật định khách nhau, do đó khi thiết lập phạm vi cho EMS bạn phải cân nhắc đến các yêu cầu của các bên liên quan.

Khi xác định phạm vi này, tổ chức phải cân nhắc đến các đơn vị, các bộ phận chức năng và ranh giới vật lý của mình. Điều này có nghĩa là bạn cân nhắc xem những phòng ban hay nhà máy nào được áp dụng EMS, hay các địa điểm nào phải áp dụng dụng EMS này. Ở những địa điểm khác nhau sẽ có yêu cầu cộng đồng và điều kiện khí hậu và môi trường khác nhau.

Khi xác định phạm vi này, tổ chức phải cân nhắc đến các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ của mình. Mỗi hoạt động, sản phẩm và dịch vụ sẽ có các tác động đến môi trường khác nhau và yêu cầu của các bên liên quan khác nhau. Khi thiết lập phạm vi tổ chức phải cân nhắc đến vấn đề này.

Khi xác định phạm vi này, tổ chức phải cân nhắc đến quyền hạn và khả năng thực hiện việc kiểm soát và sự ảnh hưởng. Việc phân công trách nhiệm và quyền hạn trong việc thực hiện hệ thống EMS là cần thiết để EMS thực hiện có hiệu lực, trường hợp nếu năng lực của nhân sự không phù hợp mà chọn phạm vi hệ thống quá rộng dẫn đến người trách nhiệm không hoàn thành công việc thì hệ thống cũng không hiệu lực.

Khi đã xác định được phạm vi áp dụng, thì mọi hoạt động, sản phẩm và dịch vụ của tổ chức thuộc phạm vi này đều phải đưa vào trong hệ thống quản lý môi trường. Điều này nó rằng tất cả thứ gì nằm trong phạm vi của EMS thì phải đưa vào hệ thống EMS không được bất cứ sự loại trừ nào.

Phạm vi áp dụng phải được duy trì như thông tin dạng văn bản và sẵn có cho các bên quan tâm. Duy trì thông tin văn bản có nghĩa là yêu cầu về mặt tài liệu, tức là tổ chức phải có tài liệu về tuyên bố phạm vi này. Sẵn có các bên liên quan nghĩa là luôn có sẵn cho các bên liên quan khi họ cần.

Trong khi thiết lập phạm vi áp dụng, tính tin cậy của hệ thống quản lý môi trường phụ thuộc vào sự lựa chọn của các ranh giới tổ chức. Tổ chức cân nhắc mức độ kiểm soát hoặc ảnh hưởng mà nó có thể phát huy các hoạt động, các sản phẩm và dịch vụ có lưu ý cân nhắc đến quan điểm vòng đời. Phạm vi áp dụng không được sử dụng để loại trừ các hoạt động, các sản phẩm, dịch vụ hoặc các cơ sở mà chúng có hoặc có thể có các khía cạnh môi trường có ý nghĩa, hoặc để trốn tránh các nghĩa vụ tuân thủ của mình. Phạm vi áp dụng là một tuyên bố mang tính thực tế và đại diện cho các hoạt động của tổ chức mà những hoạt động đó nằm trong các ranh giới hệ thống quản lý môi trường của mình, phạm vi này không được gây hiểu nhầm cho các bên quan tâm.

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn thiết lập phạm vi dạng văn bản bao gồm việc cân nhắc các yêu cầu từ 4.3.a đến 4.3.e. bạn nên bố trí phạm vi trên bản thông báo của tổ chức, trên trang website để mang tính sẵn có cho các bên quan tâm.

Mặc dù không được đề cập trực tiếp trong điều khoản 4.3, các tổ chức có thể thấy các kiểm toán viên đang tìm kiếm một viễn cảnh vòng đời sản phẩm là một phần trong phạm vi EMS của bạn. Trong tiêu chuẩn ISO 14001: 2015, vòng đời được định nghĩa là “các giai đoạn liên tiếp và liên kết của hệ thống sản phẩm (hoặc dịch vụ), từ thu nhận nguyên liệu thô hoặc tạo ra từ các quy trình tự nhiên đến xử lý cuối cùng”, với một ghi chú bên cạnh ghi rõ “vòng đời các giai đoạn bao gồm mua lại nguyên liệu thô, thiết kế, sản xuất, vận chuyển / giao hàng, sử dụng, xử lý cuối đời và xử lý cuối cùng “.

Cần lưu ý rằng nếu một tổ chức có nhiều địa điểm khác nhau trong hệ thống EMS của mình, thì mỗi trang địa điểm nên có phạm vi EMS riêng. Mặc dù nhiều khía cạnh của hệ thống EMS sẽ chung chung, mỗi địa điểm sẽ có một số khía cạnh khác nhau, chẳng hạn như các doanh nghiệp và cộng đồng lân cận, thay đổi cảnh quan như sông, hồ gần khu vực nhạy cảm với môi trường, tài nguyên, văn hóa và sự khác biệt văn hóa, vv

4.4  Hệ thống quản lý môi trường

 Tiêu chuẩn yêu cầu:

Để đạt được các kết quả dự kiến, bao gồm nâng cao kết quả hoạt động môi trường, tổ chức phải thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý môi trường bao gồm các quá trình cần thiết và sự tương tác của chúng, phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn này.

Tổ chức phải cân nhắc các tri thức thu được tại 4.1 và 4.2 khi thiết lập và duy trì hệ thống quản lý môi trường.

Điều này có nghĩa là gì?

Kết quả dự kiến của EMS được nêu ở điều khoản 1. Phạm vi áp dụng, chúng bao gồm 3 kết quả sau:

– Nâng cao kết quả hoạt động môi trường;

– Hoàn thành các nghĩa vụ tuân thủ;

– Đạt được các mục tiêu môi trường.

Theo mục A.1 giải thích điều này như sau:

Tổ chức luôn duy trì quyền hạn và trách nhiệm giải trình để quyết định tổ chức đã đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn này thế nào, kể cả mức độ chi tiết và mức độ mà nó:

1. a) thiết lập một hoặc nhiều quá trình để có niềm tin rằng nó (chúng) đang được kiểm soát, thực hiện theo đúng hoạch định và đạt được kết quả mong muốn;
2. b) tích hợp các yêu cầu hệ thống quản lý môi trường vào các quá trình hoạt động chủ chốt khác nhau của nó, như thiết kế và triển khai, mua sắm, nguồn nhân lực, bán hàng và tiếp thị;
3. c) kết hợp các vấn đề liên quan đến bối cảnh của tổ chức (xem 4.1) và yêu cầu của các bên quan tâm (xem 4.2) trong phạm vi hệ thống quản lý môi trường của nó.

Nếu áp dụng tiêu chuẩn này cho (một) (các) bộ phận cụ thể của một tổ chức, thì các chính sách, các quá trình và các thông tin dạng văn bản do các bộ phận khác của tổ chức xây dựng thì có thể sử dụng để đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn này, miễn là chúng áp dụng được cho (những) bộ phận cụ thể đó.

Làm thế nào để chứng minh?

Điều khoản này là điều khoản chung và rộng cho toàn EMS nên khó thể đưa ra một bằng chứng hay một cách làm cụ thể. Chúng bao gồm tất cả các điều khoản có trong tiêu chuẩn này, do đó để đáp ứng yêu cầu này bạn phải thực hiện và đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn này.

————————————-

P/S Nếu bạn thấy bài viết này có ích cho bạn và người khác, hãy giúp tôi chia sẽ cho những người khác biết. Nếu bài viết chưa tốt vui lòng comment bên dưới để chúng tôi hoàn thiện lại. Cám ơn bạn rất nhiều!

Nguyễn Hoàng Em