ĐO LƯỜNG NĂNG SUẤT LAO ĐỘNG KHỐI VĂN PHÒNG
Hiện tại, năng suất lao động của Việt Nam đang thấp so với các nước trong khu vực, năng suất lao động chúng ta đang sem sem với Lào và Campuchia. Năm 2018 này chúng ta chính thức gia nhập vào cộng đồng ASEAN, tức là mỗi cá nhân đều có thể làm việc tự do trong các nước ASEAN. Điều này cho thấy rằng những công việc lương cao sẽ rơi vào tay các người lao động đến từ các nước có năng suất lao động cao hơn và chúng ta có thể mất việc trên chính đất Việt Nam.
Vậy làm thế nào để năng cao năng suất lao động của người Việt Nam, đã có rất nhiều hội thảo, sáng kiến để nâng cao năng suất lao động, tuy nhiên tất cả đều chưa thực hiệu quả như mong đợi.
Một quan điểm cho rằng năng suất lao động kém phần lớn là do người lãnh đạo và người quản lý trực tiếp có trình độ tổ chức sản xuất quá kém. Chúng tôi đồng tình với quan điểm này, vì người lao động nếu không tạo động lực làm việc và không có cơ chế giám sát hiệu quả thì họ vẫn làm việc ăn lương thơi gian thay vì hiệu quả công việc.
Sau đây chúng tôi chia sẽ một phương pháp đo lường hiệu suất công việc cho các khối gián tiếp một cách hiệu quả, các bạn có thể tham khảo. Phương pháp này có 7 bước:
- Phân loại công việc:
Điều đầu tiên là mỗi người lao động có trách nhiệm thống kê tất cả các nhiệm vụ công việc hiện tại ở vị trí công việc của mình, sau đó xếp chúng vào 4 ô sau:
- Ưu tiên 1: Nhiệm vụ vừa quan trọng vừa khẩn cấp;
- Ưu tiên 2: Nhiệm vụ quan trọng chưa khẩn cấp;
- Ưu tiên 3: Nhiệm vụ khẩn cấp, không quan trọng;
- Ưu tiên 4: Nhiệm vụ không quan trọng, không khẩn cấp.
Khi bố trí nhiệm vụ công việc thực hiện trong ngày phải tuân theo nguyên tắc sau:
- Ưu tiên 1: 15 – 20% – Công việc bắt tay làm ngay. Chúng thường là những nhiệm vụ bất ngờ (những sự cố quan trọng không lường trước được) hoặc bị bỏ lại sau cùng (các công việc quan trọng sắp hết deadline), bao gồm:
- Khủng hoản: các sự cố bất ngờ như cháy nổ, …
- Công việc đến hạn: những công việc bị trể hạng, bị bỏ quên hoặc thực hiện không kịp…
- Một vài cuộc họp quan trọng: các cuộc họp đột xuất về chiến lược, mục tiêu, thị trường, …
- Vấn đề cấp bách: Các vấn đề quan trọng phát sinh phải làm ngay;
- Những vấn đề khách hàng: Các phàn hồi của khách hàng.
- Yêu cầu khẩn cấp của sếp: các chỉ đạo khẩn cấp của sếp.
- Ưu tiên 2: 60 – 65 % – Lập kế hoạch rõ ràng, theo dõi tiến độ chặt chẽ, tập trung thực hiện. Chúng thường là những nhiệm vụ thiết yếu, bao gồm:
- Các kế hoạch, chiến lược, mục tiêu;
- Phân quyền;
- Phát triển cá nhân: đào tạo, coaching, …;
- Công việc chính theo Mô tả công việc;
- Xây dựng mối quan hệ khách hàng, nội bộ tổ chức;
- Tìm kiếm cơ hội.
- Ưu tiên 3: 10 – 15 % – Phân quyền, giảm thiểu. Chúng thường là những công việc không quan trọng nhưng nó có ảnh hưởng đến kết quả công việc khác, bao gồm:
- Công việc không quan trọng đột xuất;
- Thư từ, email, điện thoại;
- Các cuộc họp thông thường;
- Các vấn đề cấp bách cần làm…
- Ưu tiên 4: < 5% – Cố gắng loại bỏ. Chúng thường 4 là những công việc lãng phí, bao gồm:
- Các công việc vô bổ;
- Tán gẫu;
- Hoạt động “giải trí”;
- Tea Breaks;
- Đọc báo (mục đích cá nhân), …
- Loại bỏ thao tác thừa:
Tiếp theo là loại bỏ thao tác thừa, bước này chỉ áp dụng các công việc ưu tiên 2, quản lý phải tiến hành khảo sát và loại bỏ thao tác thừa để rút ngắn quá trình làm việc. Cách thức thực hiện như sau:
- Ở mỗi công việc ưu tiên 2, chia các bước thực hiện trong mỗi công việc đó thành 3 nhóm:
- Tác nghiệp chính: là những tác nghiệp thực sự tạo ra giá trị trực tiếp cho công việc;
- Tác nghiệp đi kèm: là những tác nghiệp không trực tiếp sinh ra giá trị, nhưng nó lại cần thiết cho sự đạt được mục tiêu;
- Tác nghiệp ngoài lề: là những tác nghiệp không mang giá trị cho công việc cũng không cần thiết.
- Sau khi hoàn thành phân loại tiến hành thực hiện như sau:
- Tác nghiệp chính: tập trung vào công việc để đạt được mục tiêu;
- Tác nghiệp đi kèm: Rút ngắn hoặc phân quyền;
- Tác ngoài lề: Loại bỏ.
Ví dụ: Công việc của một nhân viên kinh doanh:
Nhiệm vụ gặp khách hàng giới thiệu sản phẩm:
- Liên lạc khách hàng (điện thoại hoặc email);
- Lên kế hoạch cuộc gặp;
- Chuẩn bị hồ sơ giới thiệu sản phẩm;
- Trang điểm;
- Đi đến nơi hẹn;
- Gặp khách hàng và làm việc.
Phân loại tác nghiệp như sau:
- Tác nghiệp chính: 6 à Tập trung để thuyết phục khách hàng mua hàng;
- Tác nghiệp đi kèm: 1,2,3,5 à Phân quyền, rút gọn (Liên lạc khách hàng: rút ngắn thời gian liên lạc, Lên kế hoạch cuốc gặp: soạn sẵn form mẫu có sẵn tiêu đề và nội dung dùng chung, chuẩn bị hồ sơ: nhờ admin hỗ trợ, đi đến điểm hẹn: chọn địa điểm hẹn có lộ trình đi ngắn nhất).
- Tác nghiệp ngoài lề: 4 à Loại bỏ (trang điểm trước khi vào công sở).
- Xây dựng trình tự làm việc
Sau khi đã loại bỏ các tác nghiệp ngoài lề, Quản lý tiến hành xây dựng lại trình tự thực hiện cho các nhiệm vụ công việc.
- Trường hợp công việc nhiều người làm, nhưng có một người làm giỏi nhất: Quan sát và ghi nhận lại trình tự người giỏi nhất làm chuẩn;
- Trường hợp công việc có nhiều người làm, nhưng hiệu suất ngang nhau: Quan sát tất cả các người thực hiện đó, ở mỗi bước xác định người nào có cách làm hay nhất làm chuẩn. Tổng hợp các bước đó lại thành trình tự làm việc cho công việc đó;
- Đối với công việc chỉ có 1 người làm: Quản lý trực tiếp quan sát người thực hiện công việc, loại bỏ những động tác không cần thiết, chuẩn hoá lại thành trình tự thực hiện công việc.
- Định mức thời gian công việc:
Định mức thời gian công việc là chúng ta định mức thời gian thực hiện cho mỗi bước công việc (nếu công việc có tính gián đoạn) và thời gian hoàn thành 1 công việc.
- Trường hợp công việc có nhiều người làm: Chọn 2 – 5 người thực hiện theo trình tự đã được lập ở bước 3, sau đó đo thời gian thực hiện từng người, chọn người có thời gian ngắn nhất làm chuẩn.
- Trường hợp công việc chỉ có 1 người làm: Trưởng phòng cho nhân viên thực hiện theo trình tự đã lập bước 3 và trực tiếp quan sát nhân viên thực hiện, sau đó loại ra các thao tác thừa. Tính toán lại thời gian thực tế làm việc và định mức cho công việc đó.
Ghi chú:
- Trường hợp công việc có tính gián đoạn, thời gian định mức sẽ được xác lập dựa trên người thực hiện bước công việc đó có thời gian thực hiện ngắn nhất.
- Thời gian định mức là thời gian dựa trên người có hiệu quả công việc cao nhất, không tính thời gian trung bình.
- Giao Việc:
Đối với những công việc có tính đột xuất nhóm Ưu tiên 1 và nhóm công việc ưu tiên 3 hoặc ưu tiên 4, chúng ta không cần thiết phải xây dựng trình tự công việc. Trường hợp này việc đo lường năng suất dựa trên tiêu chí giao việc.
Khi giao việc là giao mục tiêu công việc, tức là giao việc phải tuân thủ yếu tố SMART, chúng bao gồm 5 yếu tố sau:
- Cụ thể: người thực hiện công việc hiểu được công việc được giao và biết được cách thức thực hiện công việc đó;
- Đo lường được kết quả: có thể đánh giá mức độ hoàn thành công việc rõ ràng, không cảm tính;
- Có tính thách thức: Người thực hiện công việc phải nỗ lực mới đạt được kết quả như mục tiêu đề ra;
- Có tính khả thi: người thực hiện công việc có khả năng đạt được mục tiêu đề ra;
- Có thời gian hoàn thành: thời hạn hoàn thành công việc rõ ràng.
Ví dụ: Giao việc làm báo cáo.
- Giao việc cho nhân viên làm báo cáo tháng theo SMART như sau: Mr. Hải nộp báo cáo tháng trước 10 giờ ngày mai, nội dung đầy đủ như form mẫu, dữ liệu chính xác và viết ngắn gọn.
Yếu tố SMART: S (cụ thể): Viết và nộp báo cáo tháng, M (đo lường): Đầy đủ và chính xác, A&R (thách thức & khả thi): thông thường thì 11:00 mới xong báo cáo, T (thời gian): trước 10 giờ.
- Đo lường năng suất lao động
Mỗi người thực hiện công việc tiến hành đo lường hiệu suất làm việc hàng ngày của mình như sau:
- Lập kế hoạch các công việc cần thực hiện trong ngày và thời gian định mức cho việc thực hiện công việc đó (thực hiện theo form F03.);
- Cuối ngày nhập lại thời gian thực tế thực hiện công việc đó, tính lại hiệu suất làm việc.
- Hiệu suất làm việc được tính như sau (không tính tăng ca và ngày thứ 7):
Thời gian thực hiện CV theo KH Thời gian thực hiện CV theo KH
Hiệu suất làm việc (%) = x
Thời gian thực tế thực hiện CV y (giờ)
- Năng suất làm việc trong tháng, được tính bằng trung bình các ngày làm việc;
- Năng suất làm việc của năm được tính bằng trung bình năng suất làm việc các tháng.
Ghi chú:
- Y là thời gian làm việc chuẩn theo hợp đồng làm việc (8 giờ/ ngày – các thời gian chết). Thông thường người ta lấy 7,5 giờ (8 giờ/ ngày – 30 phút đi vệ sinh và chuẩn bị đầu giờ làm việc).
- Đối với những ngày xin đi trễ, về sớm hoặc nghỉ 1 buổi không đo lường năng suất lao động cho ngày đó.
- Cải tiến năng suất làm việc:
a. Rà soát lại trình tự làm việc: Quản lýcó trách nhiệm định kỳ rà soát lại trình tự thực hiện của nhân viên phòng ban mình để tìm cơ hội cải tiến nâng cao năng suất lao động như sau:
- Hãy dành thời gian nghiên cứu các thao tác mà nhân viên của bạn mất nhiều thời gian nhất à tìm ra giải pháp cắt ngắn thời gian thao tác.
- Hãy tìm cách cắt bỏ hoặc hạn chế các tác nghiệp đi kèm để tăng năng suất làm việc.
- Hãy chú ý đến những người luôn bận rộn.
- Điều chỉnh lại định mức thời gian định kỳ để năng cao năng suất lao động.
b. Thực hiện triệt để 5S trong công việc:
- S1: Tất cả các nhân viên phải sàng lọc công việc phát sinh mình hàng ngày theo 4 mức độ ưu tiên, tập trung loại bỏ các ưu tiên nhóm 4, các thao tác ngoài lề. Hạn chế các ưu tiên nhóm 3 và các tác nghiệp đi kèm.
- S2: Sắp xếp lại trình tự làm việc công việc hàng ngày, xây dựng kế hoạch làm việc và thời gian thực hiện cho từng công việc.
- S3: Hãy làm sạch sẽ các công việc của mình hàng ngày, hạn chế để công việc sang ngày hôm sau.
- S4: Tiến hành đánh giá hiệu suất làm việc hàng ngày để tìm cơ hội cải tiến nâng cao năng suất, cải tiến tiêu chuẩn công việc.
- S5: Tiến hành chia sẽ kiến thức về thực hiện công việc để tất cả các đồng nghiệp đều làm việc hiệu quả cao như nhau. Hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành mục tiêu của phòng.
