ISO 14001: 2015 – ĐIỀU KHOẢN – 10  CẢI TIẾN

10.1  KHÁI QUÁT

XÁC ĐỊNH CÁC CƠ HỘI CẢI TIẾN EMS (10.1)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu: Tổ chức phải xác định các cơ hội cải tiến (xem 9.1, 9.2 và 9.3) và thực hiện các hành động cần thiết để đạt được các kết quả dự kiến của hệ thống quản lý môi trường của mình.

Điều này có nghĩa là gì?

 Cải tiến là một phần của một HTQLMT hiệu quả. Việc xác định các cơ hội cải tiến thường thông qua các vấn đề như là kết quả của:

• hoạt động theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá kết quả hoạt động môi trường liên quan và hoàn thành các nghĩa vụ tuân thủ (xem 9.1). Trong quá trình giám sát và đo lường, cũng như là phân tích và đánh giá, chúng ta dễ dàng nhận định được các vấn đề nào tốt, các vấn đề nào chưa tốt cần phải làm lại cho tốt hơn, các điều chưa tốt này chính là cơ sở để chúng ta xác định các cơ hội cải tiến.
• các cuộc đánh giá về HTQLMT của mình (xem 9.2): việc đánh giá nội bộ là rà soát lại tất cả vấn để đã được hoạch định có được thực hiện đầy đủ hay không? Và liệu các hoạch định đó có phù hợp hay không? Kết quả của đánh giá nội bộ chỉ ra rằng EMS chúng ta còn những điểm yếu gì cần phải cải tiến và chính điều này là cơ sở cho quá trình cải tiến liên tục.
• xem xét của lãnh đạo (xem 9.3): cũng tương tự như đánh giá nội bộ, sau khi lãnh đạo xem xét lại tất cả các vấn đề cốt lỗi của hệ thống thì dễ dàng xác định những tồn tại của EMS và đưa ra những quyết định phù hợp để cải tiến hiệu lực của EMS.

Để đạt được các kết quả dự kiến của HTQLMT, tổ chức phải thực hiện các hành động cần thiết để giải quyết các cơ hội cải tiến đã được xác định, kể cả hành động kiểm soát và khắc phục sự không phù hợp, và nâng cao kết quả hoạt động môi trường của mình thông qua quá trình cải tiến liên tục về tính phù hợp, thỏa đáng, và có hiệu lực của HTQLMT của mình.

Ví dụ về cải tiến bao gồm hành động khắc phục, cải tiến liên tục, thay đổi đột phá, đổi mới và cơ cấu lại tổ chức.

Làm thế nào để chứn minh?

 Điều khoản này yêu cầu các tổ chức xác định các cơ hội để cải thiện EMS. Yêu cầu cải tiến liên tục đã được mở rộng để đảm bảo rằng sự phù hợp và đầy đủ của EMS cũng như hiệu lực của hệ thống ngày một nâng cao hơn. Có một số hành động được yêu cầu bao gồm xử lý các hành động khắc phục. Đầu tiên các tổ chức cần đáp ứng với sự không phù hợp và thực hiện hành động. Thứ hai, họ cần xác định xem sự không phù hợp tương tự có tồn tại hoặc có khả năng xảy ra hay không. Điều khoản này yêu cầu các tổ chức xác định các cơ hội để cải tiến liên tục của EMS.

Đây là một yêu câu chung cho việc thực hiện các yêu cầu sau đó trong điều khoản lớn này, đo đó để chứng minh thì bạn cần phải thực hiện các hành động ở điều khoản 10.2 và 10.3 của tiêu chuẩn này.

10.2  SỰ KHÔNG PHÙ HỢP VÀ HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC

Trước khi vào giải thích yêu cầu tiêu chuẩn, tôi xin giải thích một số thuật ngữ liên quan đến hành động khắc phục và phòng ngừa:

• Sự không phù hợp là sự không đáp ứng một yêu cầu. Yêu cầu ở đây là yêu cầu của khách hàng, yêu cầu của luật định, yêu cầu của bên liên quan mà tổ chức phải tuân thủ và yêu cầu từ nội bộ tổ chức.
• Sự khắc phục là hành động nhằm loại bỏ sự không phù hợp được phát hiện. Việc khắc phục có thể được thực hiện trước, đồng thời hoặc sau hành động khắc phục, Việc khắc phục có thể là, ví dụ như làm lại hoặc hạ cấp. Như vậy sự khắc phục có nghĩa là sửa chữa nó lại cho phù hợp hoặc hạ cấp nó xuống để phù hợp với tiêu chuẩn thấp hơn. Nói tóm là sự khắc phục là làm cho nó phù hợp lại.
• Hành động khắc phục là hành động nhằm loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp nhằm ngăn ngừa việc tái diễn. Nghĩa là điều tra nguyên nhân cho những sự không phù hợp đang hoặc đã xảy ra, sau đó tìm đối sách hữu hiệu để loại bỏ nguyên nhân tạo ra sự không phù hợp đó nhằm ngăn chặn chúng xuất hiện một lần nữa. Hành động này nhắm đến các sự không phù hợp đã xảy ra rồi.
• Hành động phòng ngừa là hành động nhằm loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp tiềm ẩn hoặc các tình huống không mong muốn tiềm ẩn khác. Hành động này nhắm đến các điểm không phù hợp chưa xảy ra, nhưng ta dự đoán nó có khả năng xảy ra trong tương lai và thực hiện hành động trước để ngăn ngừa nó xảy ra. Về cơ bản cách thức thực hiện hành động khắc phục và hành động phòng ngừa là như nhau tức là thực hiện phân tích nguyên nhân, sau đó thực hiện hành động để loại bỏ nguyên nhân góc. Tuy nhiên, chúng khác nhau ở một điểm cơ bản là hành động khắc phục dành cho những điểm không phù hợp đã và đang xảy ra, hành động phòng ngừa dành cho các điểm không phù hợp chưa xảy ra (chúng ta dự đoán có khả năng xảy ra). Nhiều người lằm tưởng rằng sau khi thực hiện hành động khắc phục rồi tới thực hiện hành động phòng ngừa, điều này hoàn toàn sai, hai hành động này không có gì liên quan hết. Lý do đơn giản là hành động khắc phục đã loại bỏ nguyên nhân góc thì hành động phòng ngừa đâu có tìm được nguyên nhân góc nào nữa để loại trừ.

THỰC HIỆN HÀNH ĐỂ ĐỂ KIỂM SOÁT VÀ KHẮC PHỤC SỰ KPH (10.2.a.1)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Khi xảy ra sự không phù hợp, tổ chức phải: a) ứng phó với sự không phù hợp và khi có thể: 1) có hành động để kiểm soát và khắc phục;

Điều này có nghĩa là gì?

Sự không phù hợp được định nghĩa là sự không đáp ứng một yêu cầu. Sự không phù hợp liên quan đến các yêu cầu của tiêu chuẩn này và các yêu cầu của hệ thống quản lý môi trường do một tổ chức thiết lập cho chính mình. Sự không phù hợp môi trường là sự không đáp ứng một yêu cầu, yêu cầu này có thể liên quan đến HTQLMT hoặc theo kết quả hoạt động môi trường. Những tình huống có thể xảy ra tại một phần của HTQLMT mà phần đó không thể hiện đúng chức năng như đã dự tính hoặc các yêu cầu kết quả hoạt động môi trường không được đáp ứng.

Các ví dụ của những tình huống như vậy bao gồm:

– sự không phù hợp với kết quả hoạt động của HTQLMT, như:

• các khía cạnh môi trường của sản phẩm không được đánh giá về mặt ý nghĩa;
• không xác định đúng các trách nhiệm để chuẩn bị và ứng phó với tình huống khẩn cấp;
• không đánh giá định kỳ về việc thực hiện hoàn thành các nghĩa vụ tuân thủ.

– sự không phù hợp về kết quả hoạt động môi trường, như:

• không đạt được các chỉ tiêu giảm năng lượng;
• không thực hiện được các yêu cầu về duy trì như lịch trình;
• không đáp ứng các chuẩn mực về vận hành (ví dụ, các mức giới hạn cho phép).

Để HTQLMT hiệu quả trên cơ sở liên tục vận hành, tổ chức phải có cách tiếp cận một cách hệ thống để xác định sự không phù hợp, thực hiện (các) hành động làm giảm nhẹ các tác động môi trường bất lợi, phân tích nguyên nhân sinh ra sự không phù hợp, và thực hiện hành động khắc phục. Cách tiếp cận này giúp cho tổ chức thực hiện và duy trì HTQLMT.

Thông thường quá trình xử lý sản phẩm không phù hợp trải qua các bước như sau:

Nhận diện sự không phù hợp –> Thực hiện hành động kiểm soát sự lan rộng và khắc phục tạm thời –> khắc phục hậu quả sự không phù hợp xuất hiện –> Phân tích nguyên nhân sự không phù hợp –> thực hiện hành động khắc phục để loại bỏ nguyên nhân và tránh lập lại –> đánh giá hiệu lực hành động thực hiện.

Đây là yêu cầu của bước đầu tiên sau khi nhận diện sự không phù hợp, trong giai đoạn này chủ yếu chúng ta phải thực hiện các hành động để kiểm soát và thực hiện khắc phục tạm thời cho chúng để chúng không tiếp tục xảy ra hoặc là khoanh vùng tránh lây lan. Ví dụ như trong trường hợp sự không phù hợp liên quan đến chảy tràn hoà chất thì đây là bước cô lập không cho hoá chất tiếp tục tràn nữa bằng cách dùng các khoanh vùng không cho chảy tràn.

Cụm từ “khi có thể” nói lên những việc liên quan đến sự không phù hợp mà chúng ta có khả năng can thiệp được thì phải cản thiệp, chăng hạn tràng đổ hoá chất thì khoanh vùng tránh chảy tràn và thu gôm hoá chất chảy tràn, có những trường hợp mà chúng ta phát hiện thì chúng đã diễn ra rồi chẳng hạng như hỏng thiết bị xử lý khí, khí độc đã phát tán vào môi trường không thể thu hồi được, trường hợp này chỉ thực hiện đối sách phòng ngừa.

Làm thế nào để chứng minh?

Thông thường, người ta thường dùng công cụ 8D trong việc giải quyết vấn đề liên quan đến sự không phù hợp. Trong một số trường hợp bạn có thể sử dụng phương pháp giải quyết vấn đề theo phương thức Toyota mà tôi đã giới thiệu trong bài viết trước để tham khảo,

Yêu cầu này chủ yếu lieu quan đến sự khắc phục tạm thời, nghĩa là thực hiện biện pháp ngăn chặn sự không phù hợp. Do đó, bạn phải thực hiện hành động khắc phục khi sự không phù hợp xuất hiện.

XỬ LÝ HẬU QUẢ CỦA SỰ KPH (10.2.a.2)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Khi xảy ra sự không phù hợp, tổ chức phải: a) ứng phó với sự không phù hợp và khi có thể: 2) xử lý các hệ quả, bao gồm cả hành động để giảm nhẹ tác động xấu đến môi trường;

Điều này có nghĩa là gì?

Sau khi bạn đã thực hiện hành động khắc phục, bước này bạn xử lý hậu quả của sự không phù hợp. Để dễ hiễu, hãy xét ví dụ trong trường hợp chảy tràn hoá chất, điều khoản 10.2.a.1 chúng thực hiện khắc phục bằng cách dùng chác chóng chảy tràn, dùng mùng cưa thấm hút hết hoá chất chảy tràn, trong yêu cầu 10.2.a.2 này chúng ta xử lý hậu quả là xử lý các hoá chất được thu gôm bằng cát và mùn cưa ở bước 10.2.a.1 và xử lý hoá chất thấm dưới nền, đối với cát và mùn cưa thì chúng ta cho vào hoá chất nguy hại, bảo quản cách ly và thuê nhà thầu xử lý, đối với hoá chất thấm vào nền thì dùng nước rửa, thu nước thải quá trình rửa vào hệ thống xử lý nước thải hoặc thùng chứa hoá chất thải chuyên dụng để xử lý.

Làm thế nào để chứng minh?

Biểu đồ Pareto là một công cụ phân tích giúp bạn tìm thấy một vài cơ hội cải tiến lớn trong một đống thông tin mà bạn tiếp nhận. Để làm được điều đó đầu tiên bạn phải tiến hành mô tả điểm không phù hợp một cách ngắn gọn và chính xác. Bạn có thể tham khảo cách mô tả và phân tích điểm không phù hợp ở bài viết Kỹ thuật giải quyết vấn đề theo TOYOTA link: http://quantri24h.com/ky-thuat-giai-quyet-van-de-theo-toyota/

Một cách khác để xếp hạng mức độ quan trọng của các điểm không phù hợp là do mức độ nghiêm trọng. Không phải tất cả các điểm không phù hợp sẽ có cùng tác động đến chất lượng sản phẩm. Một số có thể là quan trọng và một số khác có thể không đáng kể. Bằng cách phân loại các điểm không phù hợp về mặt hạn chế, một danh sách những sự không phù hợp nghiêm trọng nhất có thể biểu hiện bằng cách sử dụng phân tích Pareto. Mặc dù tần suất xuất hiện của một sự không phù hợp cụ thể có thể cao, nó có thể không ảnh hưởng đến bất kỳ đặc tính của các yêu cầu khách hàng.

Khi xem xét và phân tích các điểm không phù hợp, một số câu hỏi sau đầy là cần thiết và cần được trả lời:

• Vấn đề đầu tiên được báo cáo như thế nào? Mô tả sơ bộ về sự không phù hợp.
• Ai gặp vấn đề? Những người mà họ có thể cung cấp thông tin cho ta về sự không phù hợp.
• Xác định lại vấn đề chính gì đang xảy ra? Kết quả điều tra sơ bộ về vấn đề.
• Khi nào vấn đề xảy ra? Thời gian của vấn đề là rất quan trọng. Nếu chúng ta có thể xác định khi nào vấn đề đang xảy ra, chúng ta gần hơn với việc hiểu rõ nguyên nhân của nó.
• Vấn đề xảy ra ở đâu? Nơi nó xảy ra.
• Sự cố xảy ra có thường xuyên không? Tần suất xuất hiện giúp làm rõ phạm vi và độ lớn của một vấn đề.
• Ảnh hưởng của nó như thế nào?
• Mức nghiêm trọng và khả năng lan rộng của sự không phù hợp?

LOẠI BỌ NGUYÊN NHÂN CỦA SỰ KPH BẰNG CÁCH XEM XÉT SỰ (10.2.b.1)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Khi xảy ra sự không phù hợp, tổ chức phải: b) đánh giá nhu cầu đối với hành động để loại bỏ các nguyên nhân dẫn đến sự không phù hợp, để không tái diễn hay xảy ra ở những nơi khác, bằng cách: 1) xem xét sự không phù hợp;

Điều này có nghĩa là gì?

Xem xét sự không phù hợp nghĩa là không phải sự không phù hợp nào chúng ta cũng phải thực hiện phân tích nguyên nhân, có những phù hợp nhỏ lẻ không ảnh hưởng đến EMS hoặc chỉ xảy ra một lần duy nhất thì chúng ta không nhất thiết phải phân tích nguyên nhân và thực hiện hành động khắc phục.

Việc xem xét sự không phù hợp thường liên quan đến các nội dung như:

• Mức độ ảnh hưởng của sự không phù hợp;
• Khả năng tái diễn trong tương lai;
• Chi phí xử lý (nếu có);
• Các hạn chế khi thực hiện xử lý;
• Mức độ chấp nhận của yêu cầu các bên liên quan và của tổ chức,…

Sau khi xem xét việc đưa ra một quyết định có xử lý hay không xử lý sự không phù hợp này là điều cần thiết cho yêu cầu này. Thông thường quyết định này thường tích hợp lên phiếu xử lý sự không phù hợp.

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn để lại bằng chứng cho việc xem xét đó, cụ thể như là phê duyệt của người có trách nhiệm là có thực hiện hành động khắc phục hay không? Và lưu bằng chứng cho việc xem xét đó.

LOẠI BỎ NGUYÊN NHÂN CỦA SỰ KPH XÁC ĐỊNH NGUYÊN SỰ KPH (10.2.b.2)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Khi xảy ra sự không phù hợp, tổ chức phải: b) đánh giá nhu cầu đối với hành động để loại bỏ các nguyên nhân dẫn đến sự không phù hợp, để không tái diễn hay xảy ra ở những nơi khác, bằng cách: 2) xác định các nguyên nhân của sự không phù hợp;

Điều này có nghĩa là gì?

Sau khi xem xét quyết định thực hiện hành động khắc phục, bạn tiến hành phân tích nguyên nhân của sự không phù hợp, một số công cụ phân tích nguyên nhân như công cụ 5Why, công cụ 8D, biểu đồ xương cá, Sơ đồ cây, … chúng tôi giới tiệu ohần kỹ thuật giải quyết vấn đề Toyota, bạn có thể tham khảo.

Khi thực hiện hành động khắc phục thì chúng ta phải hướng đến xác định nguyên nhân góc của vấn đề. Vì vậy, chúng ta không cần phải xử lý tất cả nguyên nhân mà chỉ tập trung vào giải quyết nguyên nhân góc vấn đề mà thôi. Nguyên nhân góc là các nguyên nhân sau khi chúng ta thực hiện xử lý chúng thì sự không phù hợp không còn tái diễn nữa.

Một khi xác định được sự không phù hợp, thì phải điều tra để tìm nguyên nhân để từ đó hành động khắc phục sẽ tập trung vào phần tương ứng của HTQLMT. Khi triển khai kế hoạch giải quyết sự không phù hợp, tổ chức cần cân nhắc các hành động nào cần được thực hiện để giải quyết vấn đề, những thay đổi nào cần thực hiện để khắc phục tình huống nhằm khôi phục (các) hoạt động bình thường, và phải làm gì để xóa bỏ (các) nguyên nhân và ngăn ngừa hiện tượng này tái lập hoặc phát sinh ở nơi nào khác. Đặc điểm và thời hạn thực hiện các hành động như vậy phải phù hợp với bản chất và quy mô của sự không phù hợp và của tác động môi trường.

Làm thế nào để chứng minh?

Phần phân tích nguyên nhân chúng tôi đã giới thiệu chi tiết ở bài viết Kỹ thuật giải quyết vấn đề theo TOYOTA link: http://quantri24h.com/ky-thuat-giai-quyet-van-de-theo-toyota/. Trong yêu cầu này bạn phải chứng minh rằng bạn đã thực hiện phân tích nguyên nhân của sự không phù hợp quan trọng, sau đó nên lưu lại bằng chứng việc phân tích nguyên nhân này.

LOẠI BỎ NGUYÊN NHÂN CỦA SỰ KPH XÁC ĐỊNH CÁC SỰ KPH TƯƠNG TỰ CÓ HAY KHÔNG (10.2.b.3)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Khi xảy ra sự không phù hợp, tổ chức phải: b) đánh giá nhu cầu đối với hành động để loại bỏ các nguyên nhân dẫn đến sự không phù hợp, để không tái diễn hay xảy ra ở những nơi khác, bằng cách: 3) xác định liệu sự không phù hợp tương tự có tồn tại, hoặc có khả năng xảy ra hay không;

Điều này có nghĩa là gì?

 Yêu cầu này mang tính rà soát hệ thống xem liệu có một sự không phù hợp tương tự có thể xảy ra ở một chuyền khác, một nơi khác, một sản phẩm tương tự mà mình chưa phát hiện hay không? Ví dụ như nhà máy sản xuất có 4 chuyền A, B, C, D sản xuất cùng một sản phẩm, chuyền A xảy ra sự không phù hợp về lỗi kỹ thuật L, sau khi xử lý xong chuyền A, chúng ta tiến hành xem xét xem liệu sự không phù hợp về lỗi kỹ thuật L có xảy ra mà ta chưa phát hiện hoặc có khả năng xảy ra tại các chuyền B, C,D hay không? Nếu có chúng ta phải xử lý chúng cho dứt điểm. Đây là một cách nhìn hệ thống trong giải quyết vấn để một cách triệt để mà tiêu chuẩn yêu cầu.

Trường hợp thứ 2 là khi bạn phát hiện một sự không phù hợp thì bạn phải xem xét các sản phẩm sản xuất trước đó có tồn tại sự không phù hợp tương tượng hay không. Lấy một ví dụ như trường hợp thiết bị đo lường có vấn đề, thì bạn cần xác định rằng các sản phẩm trước đó sử dụng thiết bị đo lường này để thông qua sản phẩm có bị ảnh hưởng hay không (Xem phần nguồn lực theo dõi và đo lường 7.1.5.2 http://quantri24h.com/7-1-nguon-luc/ ).

Đây là một yêu cầu mới, chúng được đúc kết từ thực tế là các doanh nghiệp chỉ thực hiện xử lý sự không phù hợp tại nơi xảy ra mà không chú ý đến các công đoạn tương tự khác dẫn đến sự không phù hợp cứ tài diễn từ khu vực này sang khu vực khác.

Lý do chính mà ISO 14001: 2015 yêu cầu bạn “xác định sự không phù hợp tương tự có tồn tại hoặc có khả năng xảy ra hay không” là giảm rủi ro tổng thể cho EMS bằng cách áp dụng biện pháp khắc phục hay nói cách khác là tư duy dựa trên rủi ro.

Làm thế nào để chứng minh?

Nếu xác định thấy có vấn đề tiềm ẩn, nhưng thực tế không tồn tại sự không phù hợp, thì thực hiện hành động nhằm ngăn ngừa sự không phù hợp xuất hiện. Có thể sử dụng các phương pháp để xác định các vấn đề tiềm ẩn như ngoại suy hành động khắc phục của các sự không phù hợp thực tế đối với các khu vực áp dụng khác mà có các hoạt động tương tự khác xảy ra, phân tích xu hướng, hoặc nghiên cứu khả năng tác động nguy hiểm và cần được cân nhắc khi lập kế hoạch hành động để giải quyết các rủi ro cũng như các cơ hội đã xác định tại 6.1.1.

Bạn phải tiến hành điều tra các khu vực có liên quan hoặc sản xuất tương tự liệu phất đề không phù hợp có xảy ra hay không? Nếu có bạn phải thực hiện giải pháp thực hiện hành động khắc phục đồng nhất để đảm bảo rằng nguyên nhân sự không phù hợp được loại bỏ hoàn toàn và ngăn ngừa chứng tái diễn trong toàn bộ tổ chức.

THỰC HIỆN CÁC HÀNH ĐỘNG CẦN THIẾT ĐỐI VỚI CÁC SỰ KPH XUẤT HIỆN (10.2.c)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Khi xảy ra sự không phù hợp, tổ chức phải: c) thực hiện bất kỳ hành động nào cần thiết;

Điều này có nghĩa là gì?

Một khi bạn đã xác định nguyên nhân của sự không phù hợp, bước tiếp theo là hành động. không phải bất cứ sự không phù hợp nào bạn có thể loại bỏ nguyên nhân hoàn toàn. Do đó, quyết định hành động nào là cần thiết để loại bỏ hoặc giảm thiểu nguyên nhân của vấn đề, sau đó đảm bảo rằng các hành động được thực hiện. Đây là khía cạnh quản lý dự án của hành động khắc phục.

Yêu cầu này chủ yếu là nói bạn rằng phải thực hiện xử lý sự không phù hợp một cách thích hợp để loại bỏ nguyên nhân sự không phù hợp hoặc giảm thiểu khả năng xảy ra sự không phù hợp do các nguyên nhân này.

Làm thế nào để chứng minh?

Kế hoạch hành động khắc phục về sự không phù hợp thường sẽ bao gồm các yếu tố sau:

• Hành động: Chính xác thì phải làm gì?
• Trách nhiệm: Ai chịu trách nhiệm hành động? ai chịu trách nhiệm đánh giá?
• Nguồn lực cần cho thực hiện: Những công cụ, thiết bị, vật tư, nhân sự, hoặc vốn là cần thiết để thực hiện các hành động?
• Thời hạn hoàn thành. Khi nào chính xác chúng ta mong đợi hành động sẽ được hoàn thành?
• Mục tiêu của hành động là gì? Loại trừ nguyên nhân hoặc giảm thiểu khả năng xảy ra xuống còn bao nhiêu.

Việc chọn giải pháp thực hiện hành động khắc phục bạn có thể tham khảo bài viết Kỹ thuật giải quyết vấn đề theo TOYOTA link: http://quantri24h.com/ky-thuat-giai-quyet-van-de-theo-toyota/ .

Một số hành động khắc phục có thể đa phần là phát sinh nhu cầu đào tạo, thay đổi thủ tục, thay đổi thông số kỹ thuật, thay đổi trong tổ chức, thay đổi thiết bị và quy trình – thực tế rất nhiều thay đổi hành động khắc phục trở nên giống chương trình cải tiến hơn.

XEM XÉT TÍNH HIỆU LỰC CỦA CÁC HÀNH ĐỘNG ĐÃ HIỆN (10.2.d)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Khi xảy ra sự không phù hợp, tổ chức phải: d) xem xét tính hiệu lực của bất kỳ hành động khắc phục nào đã thực hiện;

Điều này có nghĩa là gì?

Việc xem xét hiệu lực của các biện pháp khắc phục có nghĩa là thiết lập các hành động đã có hiệu quả trong việc loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp hoặc đạt được mục tiêu ban đầu hay không?

Yêu cầu này ngụ ý bốn hành động riêng biệt:

• Một đánh giá xem có thực hiện thiết thiết lập những hành động giải quyết sự không phù hợp hay không?;
• Một đánh giá để xác định xem các hành động đã được thiết lập có được thực hiện đầy đủ hay không?
• Đánh giá liệu các hành động có được thực hiện thực sự là giải pháp tốt nhất hay chưa?
• Một cuộc điều tra để xác định xem sự không phù hợp đã tái diễn hoặc mục tiêu đã đạt được hay chưa?

Hiệu lực của một số hành động có thể được xác minh tại thời điểm chúng được thực hiện nhưng thường thì hiệu lực chỉ có thể được kiểm tra sau một khoảng thời gian đáng kể nhất định.

Làm thế nào để chứng minh?

Đánh giá hiệu lực là một trong những bước cuối cùng cho một hành động khắc phục; đó cũng là một trong những bước quan trọng nhất. Ai nên được giao nhiệm vụ xác minh hành động? Những người có thể xác minh hành động phải đáp ứng hai tiêu chí cơ bản: Họ cần có đủ tính độc lập để xem xét hành động một cách khách quan và họ phải có kiến ​​thức cơ bản về các vấn đề cơ bản trong hành động này. Điều này không có nghĩa là người xác minh hành động phải là chuyên gia; nó chỉ có nghĩa là người đó phải có khả năng nắm bắt được những ảnh hưởng kỹ thuật của hành động.

Sau khi xác định ai sẽ xác minh hành động, xác minh nào cần chứng minh? Nên có ít nhất ba loại bằng chứng:

• Bằng chứng cho thấy hành động liên quan đến nguyên nhân gốc rễ đã được xác định
• Bằng chứng cho thấy hành động được đề xuất đã thực sự được triển khai
• Bằng chứng cho thấy hành động này có hiệu quả trong việc ngăn ngừa sự tái phát của vấn đề. Điều này, rõ ràng, là chi tiết quan trọng nhất để xác minh.

Thông thường, loại bằng chứng này có thể mất một thời gian để ghi chép, yêu cầu các hành động đó vẫn mở lâu hơn mong đợi. Tốt hơn là các hành động vẫn mở và cuối cùng dẫn đến việc ngăn chặn sự tái diễn thực sự hiệu quả thì đóng hồ sơ là tốt nhất

THỰC HIỆN CÁC THAY ĐỔI KHI CẦN THIẾT (10.2.e)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Khi xảy ra sự không phù hợp, tổ chức phải: e) thực hiện các thay đổi đối với hệ thống quản lý môi trường, nếu cần thiết.

Điều này có nghĩa là gì?

Khi các hành động dẫn đến các sự thay đổi cho HTQLMT, thì cần cập nhật vào các thông tin trong tài liệu liên quan và các nhu cầu về năng lực, khi có thể, và các thay đổi phải được truyền đạt, thông báo đến những người cần biết. Hoạt động quản lý phải đảm bảo thực hiện các hành động khắc phục và các hành động để ngăn ngừa các vấn đề trước khi nó xảy ra, và đảm bảo thực hiện xem xét và có các hành động tiếp theo một cách hệ thống để đảm bảo tính hiệu lực của các hành động đã tiến hành.

Thay đổi EMS là cách thức chính mà bạn duy trì hiệu lực của các cải tiến được thực hiện bởi các hành động khắc phục. Nếu không có cơ chế duy trì hiệu lực của những cải tiến thì những kết quả của cải tiến dường như vô giá trị, tổ chức sẽ nhanh chóng trở lại tình trạng ban đầu.

Vì vậy, sau khi thực hiện hành động khắc phục, tổ chức phải xem xét có cần thay đổi những gì trong EMS để duy trì được hiệu quả của các hành động này không. Ví dụ: trường hợp nguyên nhân góc là do nhân viên vận hành thiếu năng lực, tuy nhiên sau nhiều lần đào tạo chúng ta thấy họ không đạt yêu cầu thì phải tiến hành thay đổi người khác có năng lực phù hợp vào đảm nhiệm vị trí đó.

Làm thế nào để chứng minh?

Khi bạn thực hiện các cải tiến thông qua hành động khắc phục, hãy xem xét các thay đổi sau đối với EMS của bạn:

• Sửa đổi các thủ tục hiện có.
• Xây dựng tài liệu mới.
• Thiết lập hồ sơ mới.
• Thiết lập giám sát và đo lường mới.
• Sửa đổi các tài liệu đào tạo hiện có.
• Thêm vào kế hoạch truyền thông và / hoặc chương trình nhận thức của bạn.
• Sửa đổi vai trò, trách nhiệm và quyền hạn.
• Nâng cao kiến ​​thức tổ chức của công ty bạn.
• Sửa đổi hợp đồng mua bán.
• Xem lại quy trình quản lý thay đổi của bạn.

Không phải tất cả những điều này sẽ phù hợp. Tuy nhiên, ít nhất một hoặc hai trong số này luôn luôn được áp dụng. Cẩn thận kiểm tra những phần nào trong EMS của bạn có thể hỗ trợ trong việc duy trì sự thay đổi và cải tiến.

CÁC HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC PHẢI THÍCH ỨNG VỚI SỰ KPH (10.2)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Các hành động khắc phục phải thích hợp với mức độ ảnh hưởng của các sự không phù hợp gặp phải, bao gồm cả (các) tác động môi trường.

Điều này có nghĩa là gì?

ISO 14001: 2015 yêu cầu chúng ta phải thực hiện hành động khắc phục phù hợp với những ảnh hưởng của sự không phù hợp gặp phải. Điều này có nghĩa là các vấn đề lớn sẽ nhận được các giải pháp lớn và các vấn đề nhỏ sẽ nhận được giải pháp nhỏ. Tiêu huẩn cho chúng ta tự quyết định áp dụng các bản sửa lỗi thích hợp. Đôi khi, chúng ta quyết định không áp dụng xử lý vì tác động của sự không phù hợp là không đáng kể. Nếu ta nói đây là một lỗ hỏng của tiêu chuẩn để các tổ chức né tránh yêu cầu là chưa đúng. Vì nếu những phù hợp quá nhỏ thì không cần thực hiện hành động gì cả, đối với những sự không phù hợp lớn mà nguồn lực chúng ta không cho phép thì cũng không thực hiện được.

Làm thế nào để chứng minh?

Điều khoản này vừa dễ mà vừa khó. Dễ ở chỗ cho tổ chức tự quyết định giải pháp khắc phục và khó ở chỗ là chứng minh sự thích hợp. Làm thế nào ta biết hành động chúng ta thực hiện đã thích hợp hay chưa? Đối với những sự không phù hợp nhỏ hoặc lớn thì dễ, còn sự không phù hợp nằm ở giữa khó và dễ thì khó để xem thế nào là thích hợp.

Đầu tiên, bạn phải xem xét tác động và mức ảnh hưởng của sự không phù hợp, sau đó cân nhắc xem phải thực hiện hành động như thế nào để giải quyết sự không phù hợp này một cách hiệu quả nhất. Việc căn nhắc là cơ sở để bạn chứng minh rằng bạn đã thực hiện hành động tương ứng.

LƯU GIỮ THÔNG TIN DẠNG VĂN BẢN VỀ KPH (10.2)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Tổ chức phải lưu giữ các thông tin dạng văn bản để làm bằng chứng về:

– bản chất của sự không phù hợp và các hành động thực hiện sau đó;

– các kết quả của bất kỳ hành động khắc phục nào.

Điều này có nghĩa là gì?

Tổ chức phải lưu giữ các thông tin dạng văn bản làm bằng chứng về bản chất của các sự không phù hợp và các hành động tiếp theo được thực hiện, và các kết quả của các hành động khắc phục đã tiến hành.

Hành động khắc phục là một phần quan trọng trong lịch sử của một tổ chức. Do đó, bạn sẽ cần giữ lại thông tin dạng văn bản (tức là lưu giữ hồ sơ) trên tất cả các khía cạnh của quy trình hành động khắc phục của bạn. ISO 14001: 2015 yêu cầu hồ sơ và chính xác về các yêu cầu của nó:

Các bản ghi về bản chất của sự không phù hợp. Nói cách khác, một mô tả về vấn đề. Mô tả vấn đề một cách thực tế và cố gắng xác định yêu cầu hoặc tiêu chuẩn mà nó vi phạm.

Hồ sơ của các hành động được thực hiện. Đây là những gì bạn làm để giảm hoặc loại bỏ nguyên nhân không phù hợp. Các hành động khắc phục nhỏ có thể được mô tả trong một vài câu. Những người phức tạp hơn có thể yêu cầu một kế hoạch dự án đầy đủ.

Làm thế nào để chứng minh?

Một số hồ sơ mà bạn cần giữ lại là:

• Kết quả phân tích sự không phù hợp (biểu đồ Pareto, …);
• Bảng phân tích nguyên nhân có thể (5why, biểu đồ xương cá, …);
• Bảng xác định nguyên nhân gốc;
• Các tiêu chí để xác định mức độ nghiêm trọng hoặc mức độ ưu tiên;
• Các hành động được đề xuất để loại bỏ nguyên nhân;
• Kế hoạch thực hiện loại bỏ sự không phù hợp (nếu là sự không phù hợp lớn)
• Các hành động được thực hiện;

10.3. CẢI TIẾN LIÊN TỤC

CẢI TIẾN LIÊN TỤC (10.3)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu:  Tổ chức phải cải tiến liên tục sự phù hợp, sự thỏa đáng và hiệu lực của hệ thống quản lý môi trường nhằm nâng cao kết quả hoạt động môi trường.

Điều này có nghĩa là gì?

Cải tiến liên tục là một thuộc tính quan trọng của một HTQLMT để nâng cao các kết quả hoạt động môi trường. Điều này có thể thực hiện thông qua việc đạt được các chỉ tiêu môi trường và tăng cường tổng thể HTQLMT hoặc bất kỳ các thành phần, bộ phận nào của nó. Tổ chức có thể khuyến khích động viên tất cả các nhân viên để đóng góp các ý tưởng vào các hoạt động cải tiến.

Tổ chức cần liên tục đánh giá kết quả hoạt động môi trường của mình và kết quả hoạt động của HTQLMT của mình để xác định các cơ hội cải tiến. Lãnh đạo cao nhất phải tham gia trực tiếp vào quá trình đánh giá thông qua quá trình xem xét của lãnh đạo.

Việc xác định các thiếu sót của HTQLMT cũng tạo các cơ hội có ý nghĩa để cải tiến. Để thực hiện được các cải tiến như vậy, tổ chức phải biết các thiếu xót nào đang tồn tại và phải biết được vì sao chúng tồn tại. Điều này có thể đạt được bằng cách phân tích (các) căn nguyên sâu xa, gốc rễ của các thiếu xót trong HTQLMT.

Một số nguồn thông tin hữu ích cho việc cải tiến liên tục bao gồm:

– kinh nghiệm thu được từ các sự không phù hợp và các hành động khắc phục liên quan;

– những chuẩn mực đối chứng so với các cách thực hiện tốt nhất;

– các hiệp hội thương mại và các nhóm tương đương;

– pháp luật mới hoặc các thay đổi so với pháp luật hiện hành;

– kết quả của HTQLMT và những cuộc đánh giá sự phù hợp;

– đánh giá và phân tích các kết quả theo dõi và đo lường;

– tài liệu về các tiến bộ trong công nghệ;

– quan điểm của các bên quan tâm, bao gồm người lao động, khách hàng và các nhà cung cấp.

Làm thế nào chứng minh?

Khi các cơ hội cải tiến đã được xác định, chúng cần được đánh giá để xác định những hoạt động nào nên được tiến hành. Các hoạt động cải tiến này phải được lập kế hoạch, và những thay đổi trong HTQLMT cần phải được thực hiện một cách tương ứng.

Hoạt động cải tiến không cần diễn ra đồng thời trong tất cả các lĩnh vực (xem 4.4.1). Việc cải tiến liên tục của HTQLMT có thể ngày càng khó đạt được vì kết quả hoạt động của hệ thống được nâng cao. Các ví dụ về các hoạt động cải tiến được nêu ví dụ bên dưới.

————————————————————–

P/S Nếu bạn thấy bài viết này có ích cho bạn và người khác, hãy giúp tôi chia sẽ cho những người khác biết. Nếu bài viết chưa tốt vui lòng comment bên dưới để chúng tôi hoàn thiện lại. Cám ơn bạn rất nhiều!

Nguyễn Hoàng Em