9.1.2 ĐÁNH GIÁ TUÂN THỦ
TỔ CHỨC PHẢI THIẾT LẬP, THỰC HIỆN VÀ DUY TRÌ QUÁ TRÌNH ĐÁNH GIÁ TUÂN THỦ (9.1.2)
Tiêu chuẩn yêu cầu
Tiêu chuẩn yêu cầu: Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì (các) quá trình cần thiết để đánh giá việc đáp ứng các nghĩa vụ tuân thủ của mình.
Điều này có nghĩa là gì?
Tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức phải thiết lập quá trình để đánh giá mức độ hoàn thành các nghĩa vụ tuân thủ, thông qua các hoạt động theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá kết quả hoạt động của mình dựa theo các nghĩa vụ tuân thủ, như đã xác định tại 4.2 và 6.1.3. Quá trình này giúp tổ chức chứng minh được các cam kết của mình về sự hoàn thành các nghĩa vụ tuân thủ, nắm vững được tình trạng tuân thủ, làm giảm khả năng vi phạm các quy định và tránh được các hành động bất lợi từ các bên quan tâm của tổ chức.
Làm thế nào để chứng minh?
Khi bạn đã xác định Nghĩa vụ tuân thủ của mình ở điều khoản 4.2 và 6.1.3, bây giờ bạn phải đánh giá liệu xem mình đã tuân thủ các yêu cầu này chưa. Để làm được điều đó, bạn phải lập kế hoạch và thực hiện một quá trình để đánh giá để nhằm xác định rằng bạn đã đáp ứng các yêu cầu pháp lý về môi trường và các yêu cầu khác áp dụng cho doanh nghiệp của bạn.
Thiết lập quá trình đánh giá tuân thủ theo nguyên tắc 5W1H
- What: đánh giá cái gì? điều này nói lên bạn cần phải xác định những nội dung nào cần đánh giá (theo yêu cầu phải tuân thủ);
- Where: Thu thập dữ liệu đánh giá từ đâu? Bạn phải xác định các nguồn thu thập dữ liệu và nơi tạo ra dữ liệu đó?
- When: Khi nào thì đánh giá (xem mục 9.1.2.a)?
- Why: Tại sao phải đánh giá các chỉ tiêu này? chúng liên quan đến yêu cầu nào?
- Who: ai là người đảm trách?
- How: Phương pháp đánh giá như thế nào? Xác định phương pháp/cách thức đánh giá?
Quá trình này bao gồm các yêu cầu tiếp theo.
TỔ CHỨC PHẢI XÁC ĐỊNH TẦN SUẤT ĐÁNH GIÁ TUÂN THỦ (9.1.2.a)
Tiêu chuẩn yêu cầu
Tiêu chuẩn yêu cầu: Tổ chức phải: a) xác định tần suất đánh giá sự tuân thủ;
Điều này có nghĩa là gì?
Tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức phải xác định rõ ràng khi nào tổ chức thực hiện đánh giá tuân thủ. Việc xác định thời gian đánh giá tuân thủ phụ thuộc vào một số yếu tố như:
- Các yêu cầu pháp lý của tổ chức, ví dụ yêu cầu quan trắc môi trường 6 tháng 1 lần thì tẩn suất đánh giá tuân thủ là 6 tháng (sau khi có kết quả quan trắc tiến hành đánh giá xem mình có tuân thủ hay không?);
- Sự liên quan của các yêu cầu khác được chấp nhận là các nghĩa vụ tuân thủ, ví dụ yêu cầu khách hàng 3 tháng báo cáo tình hình tuân thủ RoHS;
- Các thay đổi về các nghĩa vụ tuân thủ, ví dụ: luật nghiêm khắc hơn;s
- Kết quả hoạt động trước đây của tổ chức liên quan đến nghĩa vụ tuân thủ, kể cả các ảnh hưởng bất lợi tiềm ẩn liên quan đến các nghĩa vụ không tuân thủ, ví dụ trước đây 6 tháng đúng ta mới đánh giá tuân thủ liên quan đến hàm lượng CO2 phát thải vào không khí, tuy nhiên việc đánh giá này lâu quá khiến doanh nghiệp không có các hành động kịp thời, do đó lần này chúng ta tiến hành dời lại 3 tháng đánh giá 1 lần
- Các thay đổi dự kiến về kết quả của một quá trình hoặc hoạt động, ví dụ, kết quả của nhà máy xử lý nước thải có thể khác nhau tùy thuộc vào lượng nước thải thu được.
- Rủi ro càng cao, việc tự đánh giá phải được thực hiện thường xuyên hơn.
Làm thế nào để chứng minh?
Bạn phải thiết lập thời gian thực hiện đánh giá tuân thủ đối với từng nghĩa vụ mà bạn phải tuân thủ, bạn có thể tham khảo bản kế hoạch bên dưới.
| TT | Hạng mục | Tháng | |||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | ||
| 1 | Đo lường không khí xung quanh | x | x | ||||||||||
| 2 | Đo lường nước thải sinh hoạt | x | x | x | x | ||||||||
| 3 | Đo lường môi trường môi trường lao động | x | |||||||||||
| 4 | Đo lường không khí tại khu vực sản xuất | x | x | ||||||||||
| 5 | Đo lường nước thải sinh hoạt | x | x | x | x | ||||||||
| 6 | Đo lường khí thải | x | x | x | x | ||||||||
| 7 | Báo cáo rác thải cho cơ quan hữu quan | x | x | ||||||||||
| 8 | Kiểm định an toàn thiết bị | Không đánh giá, do hạn kiểm định đến năm 2020 | |||||||||||
| 9 | Đo lường hệ thống chống sét | Không đánh giá, do hạn kiểm định đến năm 2020 | |||||||||||
| 10 | Diễn tập PCCC | x | |||||||||||
| 11 | Đánh giá nội bộ | x | |||||||||||
| 12 | Báo cáo giám sát môi trường | x | x | x | x | ||||||||
| 13 | Đánh giá nhà thầu rác thải nguy hại | x | |||||||||||
| 14 | An toàn hóa chất | x | x | x | x | x | x | x | x | ||||
| 15 | Phương tiện PCCC (trang bị, bố trí, kiểm tra, bảo dưỡng) | x | x | x | x | x | x | x | x | ||||
| 16 | Quản lý rác thải (thông thường và nguy hại) | x | x | x | x | x | x | x | x | ||||
| 17 | Tình hình thực hiện từng mục tiêu môi trường | x | x | x | x | x | x | x | x | ||||
TỔ CHỨC PHẢI ĐÁNH GIÁ TUÂN THỦ (9.1.2.b)
Tiêu chuẩn yêu cầu
Tiêu chuẩn yêu cầu: Tổ chức phải: b) đánh giá sự tuân thủ và thực hiện hành động, khi cần thiết;
Điều này có nghĩa là gì?
Tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức phải thực hiện đánh giá tuân thủ theo tầng suất đã định, trong quá trình đánh giá nêu chúng ta thấy rằng chúng ta chưa tuân thủ hay có xu hướng không tuân thủ thì chúng ta phải thực hiện hành động phân tích nguyên nhân và đưa ra các biện pháp cải tiến nhằm đảm bảo rằng chúng ta luôn đáp ứng được yêu cầu phải tuân thủ.
Việc đánh giá sự tuân thủ phải là quá trình lặp, sử dụng đầu vào từ các lĩnh vực khác của HTQLMT nhằm xác định xem liệu tổ chức có hoàn thành các nghĩa vụ tuân thủ không. Các phương pháp được sử dụng để đánh giá sự tuân thủ có thể gồm cả thu thập thông tin và dữ liệu, ví dụ, qua:
- các cuộc thăm quan hoặc kiểm tra cơ sở vật chất;
- các quan sát hoặc phỏng vấn trực tiếp;
- các xem xét dự án hoặc công việc;
- xem xét các phép phân tích mẫu hoặc các kết quả thử, và so sánh với các giới hạn quy định;
- xác nhận việc lấy mẫu hoặc thử nghiệm;
- xem xét các thông tin dạng văn bản theo yêu cầu pháp lý (ví dụ, các biểu hiện về chất thải nguy hại, các điều khoản qui định).
Làm thế nào để chứng minh?
Có thể sử dụng các cuộc đánh giá nội bộ để xác định hiệu lực của quá trình được thiết lập và áp dụng để đánh giá sự hoàn thành các nghĩa vụ tuân thủ, nhưng không được sử dụng chúng để chứng minh rằng các nghĩa vụ tuân thủ đã được tổ chức thực hiện hoàn thành. Tuy nhiên, tổ chức có thể áp dụng các phương pháp đánh giá để xác định sự hoàn thành các nghĩa vụ tuân thủ của mình.
Có thể tính đến các nghĩa vụ tuân thủ trong nhiều quá trình của HTQLMT, như:
- xác định các khía cạnh môi trường có ý nghĩa và các rủi ro cũng như các cơ hội cần phải giải quyết;
- lập kế hoạch hành động;
- thiết lập các mục tiêu môi trường;
Hiệu quả của các quá trình này và các kết quả đạt được cũng có thể cung cấp làm bằng chứng về việc hoàn thành các nghĩa vụ tuân thủ.
Tổ chức có thể lựa chọn để xem xét các báo cáo và trao đổi thông tin do các bên quan tâm cung cấp (ví dụ, các báo cáo kiểm tra tại chỗ theo quy định hoặc các cuộc đánh giá của khách hàng), hoặc thông báo với các bên quan tâm đặc biệt các vấn đề liên quan đến các nghĩa vụ tuân thủ.
Khi đã xác định là không hoàn thành hoặc có nguy cơ không hoàn thành các nghĩa vụ tuân thủ, tổ chức phải thực hiện các hành động khắc phục, có thể sử dụng các quá trình về hành động khắc phục để giải quyết các sự không phù hợp của tổ chức. Khi thích hợp và theo yêu cầu, tổ chức phải thông báo hoặc báo cáo về sự không hoàn thành nghĩa vụ tuân thủ với bên quan tâm.
Một sự không tuân thủ không nhất thiết phải nâng thành sự không phù hợp của toàn hệ thống quản lý, nếu, ví dụ, sự không tuân thủ được xác định và được khắc phục bởi các quá trình của HTQLMT.
TỔ CHỨC DUY TRÌ TRI THỨC VÀ HIỂU BIẾT VỀ TÌNH TRẠNG TUÂN THỦ (9.1.2.c)
Tiêu chuẩn yêu cầu
Tiêu chuẩn yêu cầu: Tổ chức phải: c) duy trì tri thức và hiểu biết về tình trạng tuân thủ của mình.
Điều này có nghĩa là gì?
Nói cách đơn giản, tổ chức phải luôn biết tình trạng tuân thủ các yêu cầu pháp lý của tổ chức. Nếu một yêu cầu thay đổi, bạn cần nhận biết về nó và biết nếu thay đổi đó ảnh hưởng đến việc tuân thủ nghĩa vụ liên quan của bạn. Nếu bạn thực hiện thay đổi trong cơ sở của mình, bạn có thể cần đánh giá xem bạn có tiếp tục đáp ứng tất cả các yêu cầu hay không, cả trong và sau khi thay đổi, ngay cả khi bạn chưa đánh giá điều này theo lịch trình thường xuyên của mình.
Làm thế nào để chứng minh?
Bằng cách đánh giá sự tuân thủ, tổ chức thu được kiến thức và sự hiểu biết về tình trạng tuân thủ của mình. Tần suất của các cuộc đánh giá sự tuân thủ phải thích hợp để giữ cho kiến thức và sự hiểu biết này được cập nhật. Các cuộc đánh giá phải được thực hiện theo cách sao cho cung cấp đầu vào kịp thời cho cuộc xem xét của lãnh đạo, như vậy lãnh đạo có thể xem xét sự hoàn thành các nghĩa vụ tuân thủ của tổ chức và duy trì sự hiểu biết về tình trạng thực hiện nghĩa vụ tuân thủ của tổ chức.
TỔ CHỨC LƯU GIỮ THÔNG TIN DẠNG VĂN BẢN (9.1.2)
Tiêu chuẩn yêu cầu
Tiêu chuẩn yêu cầu: Tổ chức phải lưu giữ thông tin dạng văn bản để làm bằng chứng về (các) kết quả đánh giá sự tuân thủ.
Điều này có nghĩa là gì?
Tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức lưu giữ các thông tin văn bản về kết quả đánh giá tuân thủ.
Làm thế nào để chứng minh?
Tổ chức phải lưu giữ các thông tin dạng văn bản làm bằng chứng về sự đánh giá tuân thủ của mình. Điều này có thể bao gồm:
– các báo cáo về các kết quả của các cuộc đánh giá sự tuân thủ;
– các báo cáo về các cuộc đánh giá nội bộ và bên ngoài;
– các báo cáo và các thông báo nội bộ và bên ngoài.
——————————————-
P/S Nếu bạn thấy bài viết này có ích cho bạn và người khác, hãy giúp tôi chia sẽ cho những người khác biết. Nếu bài viết chưa tốt vui lòng comment bên dưới để chúng tôi hoàn thiện lại. Cám ơn bạn rất nhiều!
Nguyễn Hoàng Em