Quản Trị 24h

HOẠCH ĐỊNH, THỰC HIỆN, KIỂM SOÁT, DUY TRÌ VÀ CẬP NHẬT FSMS

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải hoạch định, thực hiện, kiểm soát, duy trì và cập nhật các quá trình cần thiết để đáp ứng các yêu cầu nhằm tạo các sản phẩm an toàn và thực hiện các hành động được xác định trong 6.1 (8.1).

Điều này có nghĩa là gì?

Hoạch định (lập kế hoạch) là mô tả khả năng con người về dự đoán trí tuệ cho các bước hành động cần thiết để đạt được một mục tiêu, và để đưa ra một bản kế hoạch, chính sách tương ứng. Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động, công việc được sắp xếp theo trình tự nhất định để đạt được mục tiêu đã đề ra. Kế hoạch có thể là các chương trình hành động hoặc bất kỳ danh sách, sơ đồ, bảng biểu được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn, chia thành các giai đoạn, các bước thời gian thực hiện, có phân bổ nguồn lực, ấn định những mục tiêu cụ thể và xác định biện pháp, sự chuẩn bị, triển khai thực hiện nhằm đạt được một mục tiêu, chỉ tiêu đã được đề ra (Theo Wikipedia).

Thực hiện có nghĩa là làm theo những gì đã hoạch định trước đó;

Kiểm soát là thực hiện các hành động để làm cho một thiết bị, hệ thống, quá trình, … hoạt động theo đúng cách bạn đã hoạch định cho chúng hoặc xem xét để phát hiện, ngăn chặn những gì trái với những điều đã được thiết lập cho chúng.

Duy trì là để giữ một cái gì đó luôn trong tình trạng đã được hoạch định cho nó.

Cập nhật là thay đổi và/hoặc bổ sung các thông tin cho phù hợp với thực tế hiện thời. Cập nhật FSMS là thay đổi hoặc bổ sung các thông tin cho việc kiểm soát và vận hành các quá trình của FSMS để đảm bảo rằng hệ thống FSMS luôn phù hợp và có hiệu lực. Ví dụ như cập nhật tài liệu, cập nhật lại tiêu chí kiểm soát.

Thực hiện các hành động được xác định trong điều khoản 6.1, tiêu chuẩn yêu cầu chúng ta rằng sau khi xác định các rủi ro đáng kể ở điều khoản 6.1 thì điều khoản này phải tích hợp các kiểm soát này vào các quá trình tạo ra rủi ro đó để kiểm soát các rủi ro này. Ví dụ: công đoạn bảo quản lạnh rủi ro không đủ nhiệt độ thì bạn phải thiết lập tiêu chí kiểm soát nhiệt độ cho quá trình này.

Hoạch định, thực hiện, kiểm soát, duy trì và cập nhật các quá trình cần thiết là một chu trình PDCA con của tiêu chuẩn FSMS, trong đó Plan – Hoạch định, Do – Thực hiện + Duy trì, Check – Kiểm soát, Action – Cập nhật. Hoạch định, thực hiện, kiểm soát, duy trì và cập nhật các quá trình cần thiết nghĩa là bạn phải xây dựng các chương trình thực hiện, kiểm soát cho các quá trình liên quan đến các các quá trình cần thiết mà bạn đã xác định trong điều khoản 4.4 và các biện pháp kiểm soát rủi ro theo điều khoản 6.1, và thực hiện các chương trình này một cách có hiệu lực để đảm bảo rằng các quá trình luôn hoạt động như dự kiến và luôn tạo ra kết quả mong đợi, đồng thời khi có sự thay đổi hoặc bổ sung liên quan đến các hoạc định này bạn phải cập nhật lại kịp thời.

Khi hoạch định việc tạo sản phẩm bạn cần cân nhắc các bước sau:

• Xác định mục tiêu an toàn cho sản phẩm;
• Xác định yêu cầu cho sản phẩm (yêu cầu khách hàng, yêu cầu luật định, yêu cầu ngành, yêu cầu của chính tổ chức, yêu cầu cơ quan quản lý nơi thị trường tiêu thụ, …);
• Xác định các quá trình cần thiết để đạt được sự phù hợp với các yêu cầu và mục tiêu an toàn;
• Thiết lập các quá trình cần thiết để đạt được sự phù hợp (điều kiện hoạt động quá trình, tiêu chí kiểm soát, cách thức theo dõi đo lường, cách thức phân tích và đánh giá);
• Xác định các tài liệu cần thiết để chứng minh sự phù hợp;
• Xác định các nguồn lực cần thiết để đạt được sự phù hợp;
• Duy trì và lưu giữ thông tin tài liệu.

Khi hoạch định một quá trình cần thiết bạn cần lưu ý các yếu tố sau:

• Đặc điểm kỹ thuật và phương thức vận hành của quá trình;
• Các yêu cầu có liên quan đến quá trình đó;
• Những mối nguy và rủi ro của quá trình;
• Đặc điểm của đầu vào quá trình, tiêu chí chấp nhận;
• Đặc điểm đầu ra quá trình, tiêu chí chấp nhận
• Thiết bị, dụng cụ sử dụng, chiến lược bảo trì;
• Phương pháp kiểm tra, giám sát, thử nghiệm;
• Thông tin nguồn nhân lực: năng lực, nhận thức;
• Thông tin dạng văn bản cần cho việc thực hiện và cần để chứng minh đáp ứng yêu cầu.

Làm thế nào để chứng minh?

Đây là điều khoản chung cho toàn bộ các yêu cầu của điều khoản 8, phần này là tổng quát và cần thiết lập cho hoạt động cho các điều khoản tiếp theo trong điều khoản 8. Do đó, để đáp ứng yêu cầu này bạn phải lập kế hoạch cho các yêu cầu của các điều khoản tiếp theo trong điều khoản 8.

Thông thường, quá trình lập kế hoạch tạo sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ trải qua các bước sau (không hạn chế tuỳ theo tổ chức):

• Việc đầu tiên của lập kế hoạch tạo sản phẩm là xác định yêu cầu về sản phẩm dự định cung cấp;
• Tiếp theo là mô tả chi tiết về sản phẩm mà tổ chức dự định cung cấp (tiêu chí về sản phẩm và dịch vụ);
• Xác định, đánh giá và đưa ra các biện pháp kiểm soát các mối nguy và rủi ro liên quan đến việc sản xuất sản phẩm an toàn.
• Xác định các quá trình cần thiết và tiêu chí quản lý cho các quá trình này;
• Xác định các nguồn lực cần thiết và phù hợp cho các quá trình này;
• Xác định khung thời gian và mục tiêu cần đạt được;
• Kiểm soát các sự thay đổi nếu có

Trong việc hoạch định tạo sản phẩm, có một số yếu tố liên quan – Nhiệm vụ, thời gian, trách nhiệm, nguồn lực, các ràng buộc, phụ thuộc và trình tự. Các Lưu đồ dòng chảy cho mỗi quá trình đó đã được phát triển trong việc thiết lập hệ thống quản lý xác định nhiệm vụ. Công việc của nhà hoạch định là thiết lập, mặc dù nhiệm vụ này, trình tự của chúng và các đặc điểm quá trình trong các thuật ngữ của sản lượng, nguồn lực, khả năng và khả năng yêu cầu bất kỳ sự thay đổi để đáp ứng các yêu cầu của một dự án, hợp đồng hoặc đơn đặt hàng cụ thể.

Công cụ thường được sử dụng trong việc hoạch định tạo sản phẩm là biểu đồ Gantt. Biểu đồ Gantt mô tả các nhiệm vụ và trách nhiệm hiển thị một khoảng thời gian khi nhiệm vụ được bắt đầu và khi chúng được hoàn thành.

HOẠCH ĐỊNH, THỰC HIỆN, KIỂM SOÁT, DUY TRÌ VÀ CẬP NHẬT FSMS BẰNG CÁCH THIẾT LẬP TIÊU CHÍ ĐỐI VỚI CÁC QUÁ TRÌNH

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải hoạch định, thực hiện, kiểm soát, duy trì và cập nhật các quá trình cần thiết để đáp ứng các yêu cầu nhằm tạo các sản phẩm an toàn và thực hiện các hành động được xác định trong 6.1 bằng cách: a) thiết lập tiêu chí đối với các quá trình; (8.1.a).

Điều này có nghĩa là gì?

Quá trình trong tổ chức của bạn là chuỗi các hoạt động và nhiệm vụ được liên kết bằng một mục đích chung. Tổ chức của bạn phải xác định các tiêu chí để đảm bảo các quá trình được thực hiện một cách chính xác và cung cấp đầu ra như dự định. Đây là một sự lặp lại của một yêu cầu của điều khoản 4.4.c.

Quá trình chia làm 2 nhóm – đó là quá trình tạo ra sản phẩm cụ thể và quá trình tạo ra sản phẩm không cụ thể.

• Các quá trình không phải sản phẩm cụ thể thường là các quá trình quản lý và hỗ trợ như quản lý sứ mệnh và quản lý nguồn lực.
• Quá trình thiết kế, quá trình tạo sản phẩm và quá trình giao hàng là sản phẩm cụ thể điển hình.

Đối với các quá trình tạo ra sản phẩm cụ thể, việc thiết lập tiêu chí quản lý cho quá trình dễ dàng hơn là các quá trình tạo ra sản phẩm không điển hình. Việc thiết kế tiêu chí quản lý cho quá trình cần chú ý đến các tiêu chí sau:

• Tiêu chí đầu vào quá trình: nguyên vật liệu, phụ gia, …
• Tiêu chí nguồn lực: tiêu chí năng lực con người, tiêu chí về hoạt động thiết bị, tiêu chí về cơ sở hạ tầng, tiêu chí về môi trường làm việc (nhiệt độ, ánh sáng, độ ẩm, …) …;
• Tiêu chí thông qua các công đoạn, bán thành phẩm;
• Tiêu chí thông qua sản phẩm (đầu ra dự định của quá trình);
• Tiêu chí về hoạt động giám sát và đo lường (khi nào đo? đo ở đâu? đo như thế nào? Ai là người đo?)

Làm thế nào để chứng minh?

Đối với mỗi quá trình mà tổ chức của bạn xác nhận là cần thiết cho hoạt động của QMS, bạn phải có một tiêu chí quản lý rõ ràng. Tiêu chuẩn không chỉ rõ bất cứ hình thức hoặc công cụ nào áp dụng cho việc xác định tiêu chí này, do đó tổ chức tự quyết định hình thức trình bày và sử dụng công cụ phù hợp nhất với tổ chức. Tổ chức cũng có thể sử dụng biểu đồ QCPC trong phần 4.4.c ở chương 8 để đáp ứng yêu cầu này.

HOẠCH ĐỊNH, THỰC HIỆN, KIỂM SOÁT, DUY TRÌ VÀ CẬP NHẬT FSMS BẰNG CÁCH THỰC HIỆN KIỂM SOÁT CÁC QUÁ TRÌNH THEO CÁC TIÊU CHÍ ĐÃ THIẾT LẬP

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải hoạch định, thực hiện, kiểm soát, duy trì và cập nhật các quá trình cần thiết để đáp ứng các yêu cầu nhằm tạo các sản phẩm an toàn và thực hiện các hành động được xác định trong 6.1 bằng cách: b) thực hiện kiểm soát các quá trình theo các tiêu chí; (8.1.b).

Điều này có nghĩa là gì?

Ở điều khoản 8.1.a chúng ta đã xác định các tiêu chí cần thiết cho việc hoạt động của quá trình. Ở điều khoản này, tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức phải áp dụng các tiêu chí đã được xác định đó vào việc kiểm soát hoạt động của quá trình.

Làm thế nào để chứng minh?

Tổ chức phải chứng minh các quá trình kiểm soát được hoạch định đã được thực hiện. Thông thường các quá trình kiểm soát bao gồm: kiểm tra, giám sát, đo lường, đánh giá nhằm xem xét các quá trình có cung cấp đầu ra như dự định.

HOẠCH ĐỊNH, THỰC HIỆN, KIỂM SOÁT, DUY TRÌ VÀ CẬP NHẬT FSMS BẰNG CÁCH LƯU GIỮ CÁC THÔNG TIN DẠNG VĂN BẢN CẦN THIẾT CHỨNG MINH CÁC QUÁ TRÌNH ĐÃ THỰC HIỆN THEO KẾ HOẠCH

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải hoạch định, thực hiện, kiểm soát, duy trì và cập nhật các quá trình cần thiết để đáp ứng các yêu cầu nhằm tạo các sản phẩm an toàn và thực hiện các hành động được xác định trong 6.1 bằng cách: c) lưu trữ các thông tin dạng văn bản trong phạm vi cần thiết để tự tin chứng minh rằng các quá trình đã được thực hiện theo kế hoạch. (8.1.c).

Điều này có nghĩa là gì?

Trong điều khoản này có 2 yêu cầu nhỏ, một là xác định và hai là duy trì hoặc lưu trữ thông tin dạng văn bản. Có nghĩa là trước tiên bạn phải xác định những loại tài liệu nào cần thiết cho hoạt động của quá trình và những hồ sơ nào cần để lại để chứng minh bạn đã thực hiện công việc như hoạch định và để chứng minh rằng các quá trình và các sản phẩm đáp ứng yêu cầu. Sau đó nếu nó là tài liệu thì bạn phải duy trì và nếu nó là hồ sơ thì phải lưu giữ theo như yêu cầu của điều khoản 7.5.

Điều này không có nghĩa là mọi hoạt động đều phải ghi lại thông tin dạng văn bản hoặc duy trì một thông tin văn bản cho hoạt động của chúng. Việc cần phải duy trì hoặc lưu giữ thông tin dạng văn bản nào là quyền của tổ chức, tuy nhiên nó phải có đủ để cho hoạt của động quá trình theo như đã hoạch định và chứng minh được sản phẩm sản xuất ra là phù hợp với yêu cầu.

Việc duy trì thông tin dạng văn bản giúp người vận hành có đủ các thông tin cần thiết thực hiện các hoạt động của quá trình và việc lưu giữ các thông tin dạng văn bản giúp cho các nhà quản lý biết được tình trạng thực hiện của quá trình và cũng giúp các nhà phân tích tìm kiếm cơ hội cải tiến hiệu quả quá trinh.

Làm thế nào để chứng minh?

Tùy thuộc vào loại hình, quy mô, sản phẩm và dịch vụ của tổ chức mà việc duy trì và lưu trữ thông tin dạng văn bản khác nhau, xem yêu cầu điều khoản 7.5.

TỔ CHỨC PHẢI HOẠCH ĐỊNH VÀ XEM XÉT SỰ THAY ĐỔI  NGOÀI Ý MUỐN.

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải kiểm soát các thay đổi đã hoạch định và xem xét các kết quả của các thay đổi ngoài ý muốn, có hành động để giảm mọi ảnh hưởng bất lợi, nếu cần (8.1).

Điều này có nghĩa là gì?

Điều khoàn này yêu cầu tổ chức phải kiểm soát các thay đổi ngoài ý muốn trong qua trình thực hiện kế hoạch và thực hiện các hành động cần thiết để giải quyết các tác động của việc thay đổi này nếu thấy cần thiết.

Đây là yêu cầu bao quát chung, nó kết hợp hai điều khoản, một là Hoạch định sự thay đổi ở điều khoản 6.3 và Cập nhật thông tin PRP và HACCP ở điều khoản 8.6.

Làm thế nào để chứng minh?

Khi có sự thay đổi trong việc hoạch định vận hành, tổ chức cần phải xem xét tính cần thiết phải thực hiện hành động trước tác động không mong muốn của nó. Nếu quá trình xem xét thấy rằng cần thiết thì tổ chức cần hoạch định sự thay đổi theo điều khoản 6.3 và thực hiện hành động kiểm soát sự thay đổi theo điều khoản 8.6

ĐẢM BẢO CÁC QUÁ TRÌNH THUÊ NGOÀI ĐƯỢC KIỂM SOÁT

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải đảm bảo rằng các quá trình thuê ngoài được kiểm soát (xem 7.1.6)  (8.1).

Điều này có nghĩa là gì?

Yêu cầu này nhằm nhắc nhở tổ chức rằng, khi hoạch định vận hành “Hãy nhớ các nhà thầu phụ”. Các nhà thầu phụ cũng gốp phần không nhỏ đến việc cung cấp đầu ra như dự định của tổ chức, do đó khi hoạch định việc vận hành tổ chức phải hoạch định và kiểm soát các nhà thầu phụ này.

Làm thế nào để chứng minh?

Chúng ta đã phân tích cụ thể điều này ở điều khoản 7.1.6, trong điều khoản này nói rằng sau khi chúng ta đã thiết lập tiêu chí kiểm soát nhà cung cấp, nhà thầu phụ, trong yêu cầu này tiêu chuẩn yêu cầu bạn phải áp dụng tiêu chí đó trong việc kiểm soát các nhà cung cấp/nhà thầu phụ này.

————————————————————————

P/S Nếu bạn thấy bài viết này có ích cho bạn và người khác, hãy giúp tôi chia sẽ cho những người khác biết. Nếu bài viết chưa tốt vui lòng email cho tôi theo địa chỉ nguyenhoangem@gmail.com để chúng tôi hoàn thiện lại  (vì số lượng bài viết ngày càng nhiều nên bạn comment bên dưới tôi không có thời gian đọc hết lại các bài viết nên không phát hiện được khi bạn comment và trả lời kịp thời). Cám ơn bạn rất nhiều!

Nguyễn Hoàng Em