Quản Trị 24h

PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ CÁC DỮ LIỆU THÍCH HỢP VÀ THÔNG TIN PHÁT SINH TỪ VIỆC GIÁM SÁT VÀ ĐO LƯỜNG BAO.

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Tổ chức phải phân tích và đánh giá các dữ liệu thích hợp và thông tin phát sinh từ việc giám sát và đo lường bao gồm các kết quả của các hoạt động thẩm tra liên quan đến các PRP và kế hoạch kiểm soát mối nguy (xem 8.8 và 8.5.4), đánh giá nội bộ (xem 9.2) và đánh giá bên ngoài. (9.1.2).

Điều này có nghĩa là gì?

Điều đầu tiên chúng ta phải phân biệt rõ đánh giá (Evaluation), đánh giá (audit) và xem xét (review).

Đánh giá (Evaluation – điều khoản 9.1.2) bao gồm tất cả việc xác định và hiểu một quá trình cụ thể và sau đó sẵn sàng thiết kế lại và cải tiến quá trình hoặc thực hiện các thay đổi cần thiết trong quá trình để mang lại hiệu quả cải tiến. Ví dụ: sau khi phân tích dữ liệu, nhìn vào dự liệu này chúng ta hiểu được quá trình nó đang vận hành như thế nào, xu hướng nó xấu đi hay tốt hơn, và dự đoán tương tương lai của chúng ra sau để xác định cần phải làm gì để đảm bảo chúng luôn hoạt động tốt. Cụ thể như chúng ta xem dữ liệu phân tích thấy xu hướng dữ liệu đang lệch 1 hướng, theo kinh nghiệm chúng ta biết được bạc đạc chịu lực đang bị mòn một bên và hành động cải tiến là đề xuất thay bạc đạn.

Đánh giá (Audit – điều khoản 9.2) là quá trình có hệ thống, độc lập và được lập thành văn bản để nhận được bằng chứng khách quan và đánh giá nó một cách khách quan để xác định mức độ chuẩn mực đánh giá được đáp ứng. Nghĩa là quá trình đánh giá phải được thực hiện bởi một người độc lập (không phải là người thực hiện công việc), thực hiện dựa trên so sánh giữa chuẩn mực đánh và thực tế quản lý nhằm để chứng minh rằng việc thực hiện rằng các chuẩn mực được đáp ứng hay tuân thủ.

• Đánh giá (Evaluation) nói về việc liệu chúng có làm đúng trong khi Đánh giá (audit) nói về cách thức mọi thứ được thực hiện như thế nào (5M1I) có đúng như hoạch đinh hay không.
• Đánh giá (Evaluation) liên quan đến việc làm đúng trong khi Đánh giá (audit) liên quan đến việc quản lý nó đúng.
• Đánh giá (Evaluation) là về tính bền vững của hệ thống trong khi Đánh giá (audit) là về hiệu lực của hệ thống.

Xem xét (Review – điều khoản 9.3) là xác định sự phù hợp, đầy đủ hoặc hiệu lực  của một đối tượng nhằm đạt được các mục tiêu đã thiết lập. Hay nói cách khác, định kỳ xem lại những vấn đề đã xem để xác định hiện tại chúng có phù họp hay không? có đầy đủ như đã hoạch định cho nó và liệu chúng có đạt được như mục tiêu ban đầu đã đề ra hay không? Mục đích xem xét lãnh đạo nhằm xem cần phải làm gì cho hệ thống (còn đánh giá – Evaluation thì cần làm gì cho quá trình được đánh giá), chúng có đang thiếu hay thừa các nguồn lực để phân bổ lại nguồn lực (chỉ có lãnh đạo cao nhất mới có quyền quyết định cung cấp hay phân bổ lại nguồn lực), và các mục tiêu đặt ra có đạt hay không (có đặt mục tiêu dễ quá không hay khó quá không), có cần điều chỉnh lại chiến lược hay không? ….

Thẩm tra (Verification) là việc khẳng định, thông qua việc cung cấp bằng chứng khách quan, rằng các yêu cầu cụ thể đã được thực hiện, hay nói cách khác thẩm tra là các đánh giá một quá trình để xác định xem nó có đáp ứng đặc điểm thiết kế cho nó không để đưa ra kết luận rằng chúng đang tuân thủ hay không tuân thủ?

Phân tích (Analysis) có nghĩa là chẻ vấn đề ra thành từng mảnh nhỏ, để hiểu từng chi tiết, từng khía cạnh nhỏ, hiểu được vấn đề từ ngoài vào trong, từ trong ra ngoài. Trong bối cảnh này, phân tích có ý nghĩa là phân tích dữ liệu, tức là quá trình phát hiện, giải thích và truyền đạt các mô hình có ý nghĩa trong dữ liệu nhằm mục đích hiểu biết về quá trình thông qua dữ liệu được ghi lại. Các phương pháp toán học, thống kê, kỹ thuật mô tả và mô hình dự báo được sử dụng rộng rãi trong phân tích dữ liệu nhằm thu thập những hiểu biết có giá trị từ dữ liệu. Những hiểu biết sâu sắc từ dữ liệu được sử dụng để đề xuất hành động hoặc định hướng việc đưa các ra quyết định kịp thời cho quá trình hay cho FSMS của bạn. Hay nói cách đơn giản là sử dụng các phương pháp thích hợp để biết được tình trạng của các quá trình, cách thức hoạt động cũng như các vấn đề trong việc vận hành các quá trình thông qua các dữ liệu thu thập được từ quá trình giám sát và đo lường.

Trong điều khoản này, tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức phải phân tích, đánh giá các dữ liệu và thông tin giới hạn trong các kết quả thẩm tra, kết quả đánh giá nội bộ và kết quả đánh giá bên ngoài.

• Phân tích kết quả thẩm tra nghĩa là từ các dữ liệu thu được từ hoạt động thẩm tra, chúng ta chẻ nhỏ các phấn đề, sử dụng các công cụ thống kê để mô hình hóa các dữ liệu nhằm xác định xu hướng và các vấn đề đang tồn tại để quá trình đánh giá nhận định vấn đề và đề xuất biện pháp cải tiến quá trình phù hợp. Chẳng hạn quá trình thẩm tra động vận gây hại xuất hiện, chúng ta tiến hành phân tích đưa chúng thành biểu đồ để nhìn xu hướng của dữ liệu, từ biểu đồ này chúng ta có thể đánh giá rằng hiện tại các biện pháp đang có hiệu lực hay không và xu hướng côn trùng đang tăng hay giải để đưa ra các cải tiến phù hợp.
• Phân tích kết quả đánh giá nội bộ để xem cách thức vận hành hiện tại như thế nào để quá trình đánh giá đưa ra các nhận định và đưa ra các cơ hội cải tiến. Ví dụ quá trình đánh giá nội bộ cho thấy quá trình kiểm soát dị vật không hiệu lực, số lượng sản phẩm bị nhiễm dị vật tăng cao, đây là dữ liệu đầu vào cho quá trình phân tích để tìm ra nguyên nhân của vấn đề, quá trình đánh giá nhằm đưa ra các cải tiến trong việc cải cách các quá trình này.
• Đối với các kết quả đánh giá bên ngoài cũng như vậy.

Làm thế nào để chứng minh?

Đầu tiên bạn phải xác định tần suất giám sát và đo lường, tầng suất này nó phụ thuộc và thời gian thẩm tra, thời gian đánh giá nội bộ và đánh giá bên ngoài;

Tiếp theo là phân công người chịu trách nhiệm phân tích và đánh giá dữ liệu;

Và cuối cùng là xác định cách thức thu lập dữ liệu, cách thức phân tích và cách thức đánh giá dữ liệu.

Bạn nên lưu lại hồ sơ phân tích và đánh giá làm bằng chứng cho sự phù hợp,

PHẢI THỰC HIỆN PHÂN TÍCH ĐỂ KHẲNG ĐỊNH KẾT QUẢ THỰC HIỆN TỔNG THỂ CỦA HỆ THỐNG ĐÁP ỨNG CÔNG VIỆC ĐÃ HOẠCH ĐỊNH VÀ CÁC YÊU CẦU CỦA HTQL ATTP

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Phải thực hiện phân tích để: a) khẳng định kết quả thực hiện tổng thể của hệ thống đáp ứng công việc đã hoạch định và các yêu cầu của HTQL ATTP đã được tổ chức thiết lập (9.1.2.a).

Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn nói rằng, quá trình phân tích và đánh giá phải chứng minh rằng các hoạch định ban đầu cho việc vận hành và kiểm soát hệ thống quản lý ATTP đã được thực hiện đầy đủ và chúng cho ra các kết quả phù hợp với dự định ban đầu, đồng thời chúng phù hợp với tất cả các yêu cầu phải áp dụng (yêu cầu tiêu chuẩn ISO 22000:2018, yêu cầu các bên liên quan, yêu cầu từ nội bộ tổ chức, …).

Để khẳng định điều này thì những dữ liệu sau đây là cần thiết:

• Kết quả phân tích các dữ liệu thu được từ quá trình thẩm tra, các kết quả này cho thấy tất cả các biện pháp kiểm soát các CCP, oPRP, PRP, các mẫu phân tích từ việc thẩm tra (sản phẩm cuối cùng) cho ra kết quả là chúng đang hiệu lực, các mối nguy ATTP nằm trong giới hạn kiểm soát.
• Kết quả phân tích từ quá trình đánh giá nội bộ cho thấy các quy trình, quy định được thực hiện đầy đủ, các rủi ro được kiểm soát, các mục tiêu và chỉ tiêu có khả năng đạt được, các yêu càu được tuân thủ, các điểm phát hiện đánh giá không phải là những điểm gây ra sự gãy đổ của hệ thống.
• Kết quả phân tích các kết quả đánh giá bên ngoài (khách hàng, tổ chức chứng nhận, cơ quan quản lý nhà nước, công ty mẹ, …) cho thấy các phát hiện đánh giá không có những điểm không phù hợp gây gãy đỗ hệ thống, các quy trình, quy định, các yêu cầu đang được thực hiện đầy đủ và kết quả cho thấy sự tuân thủ.
• Xem xét và đánh giá đơn giản các hồ sơ và tài liệu, như xem xét hồ sơ CCP và/hoặc OPRP (phân tích xu hướng, số lượng độ lệch, hành động khắc phục, v.v…);
• Đánh giá xem các thành phần khác của FSMS có hoạt động theo hoạch định không, như xác định xem chương trình đào tạo có tạo ra được cải tiến dự kiến về đáp ứng của nhân viên hay không, hiệu chuẩn thiết bị đo cần thiết cho an toàn thực phẩm.
• Đảm bảo rằng tất cả các chỉ số, như kết quả phân tích, kết luận đánh giá nội bộ và bên ngoài và khiếu nại của khách hàng được đánh giá để đánh giá xem hệ thống đang hoạt động như thiết kế hay cần thực hiện thay đổi;
• Thể hiện mức độ hoàn thành của một bước cụ thể bằng cách đánh giá kết quả kiểm tra xác nhận và báo cáo đánh giá, v.v…;
• Phân tích và đánh giá kết quả thử sản phẩm cuối để kiểm tra xác nhận tính năng của hệ thống hoặc phần hệ thống.

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn thực hiện phân tích và đánh giá những yêu cầu như trên và lưu lại hồ sơ cho chúng là phù hợp.

PHẢI THỰC HIỆN PHÂN TÍCH ĐỂ XÁC ĐỊNH NHU CẦU CẬP NHẬT HOẶC CẢI TIẾN HTQL ATTP

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Phải thực hiện phân tích để: b) xác định nhu cầu cập nhật hoặc cải tiến HTQL ATTP; (9.1.2.b).

Điều này có nghĩa là gì?

Từ những thông tin phân tích và đánh giá ở trên, bạn xem xét tất cả các xu hướng dữ liệu và thông tin khác nhau và quyết định những gì (nếu có) phần phải thực hiện các hành động cải tiến để năng cao hiệu lực của hệ thốn quản lý. Nguồn dữ liệu cụ thể này bao gồm một loạt các vấn đề khác mà bạn có thể xem xét. Dưới đây là một số mục sẽ phản ánh về nhu cầu cải tiến FSMS:

• Xu hướng không phù hợp trong quá trình đánh giá nội bộ;
• Đề xuất nhân viên;
• Những vấn đề dẫn đến mất có khả năng giải quyết rủi ro thành công;
• Những vấn đề dẫn đến không có khả năng đạt được mục tiêu;
• Khiếu nại của khách hàng và phản hồi từ các bên quan tâm;
• Thay đổi các kế hoạch quản lý đã bị xáo trộn;
• Khoảng trống trong kiến ​​thức tổ chức;
• Các sai hỏng trong các biện pháp kiểm soát, các quy trình, các quy định, hướng dẫn, …
• Các thay đổi hiện trường mà hệ thống chưa cập nhật kịp thời, …

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn nên phân tích các vấn đề nói ở trên để xem xét những gì đã tốt, những gì cần phải cải tiến để đưa ra kế hoạch cải tiến và cập nhật FSMS của bạn.

PHẢI THỰC HIỆN PHÂN TÍCH ĐỂ XÁC ĐỊNH CÁC XU HƯỚNG CHO THẤY TỶ LỆ CAO HƠN CÁC SẢN PHẨM KHÔNG AN TOÀN TIỀM ẨN HOẶC CÁC LỖI QUÁ TRÌNH

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Phải thực hiện phân tích để: c) xác định các xu hướng cho thấy tỷ lệ cao hơn các sản phẩm không an toàn tiềm ẩn hoặc các lỗi quá trình; (9.1.2.c).

Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức phải đánh giá các dữ liệu phân tích để xem liệu xu hướng của các sản phẩm không an toàn tiềm ẩn hay các lỗi quá trình có tăng lên hay không? để làm được điều này bạn phải phân tích lại các hồ sơ đánh giá mối nguy, các kết quả thực hiện biện pháp kiểm soát và các sự không phù hợp xuất hiện (bao gồm khiếu nại khách hàng liên quan đến sản phẩm), từ kết quả phân tích này chúng ta đánh giá xem xu hướng của việc xuất hiện các rủi ro liên quan đến sản phẩm không phù hợp tiềm ẩn và các lỗi quá trình, sản phẩm không phù hợp. Nếu xu hướng giảm thì hệ thống quản lý chúng ta có hiệu lực, xu hướng tăng thì chúng ta cần thực hiện các hành động cải tiến kịp thời.

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn phải phân tích các nội dung trên và bằng chứng cho thấy xu hướng của chúng đang phù hợp.

PHẢI THỰC HIỆN PHÂN TÍCH ĐỂ THIẾT LẬP THÔNG TIN ĐỂ HOẠCH ĐỊNH CHƯƠNG TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ LIÊN QUAN ĐẾN TÌNH TRẠNG VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÁC KHU VỰC ĐƯỢC ĐÁNH GIÁ

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Phải thực hiện phân tích để: d) thiết lập thông tin để hoạch định chương trình đánh giá nội bộ liên quan đến tình trạng và tầm quan trọng của các khu vực được đánh giá (9.1.2.d).

Điều này có nghĩa là gì?

Trong điều khoản 9.2.2.a có đề cập đến việc hoạch định và đánh giá nội bộ phải tính đến đến tình trạng và tầm quan trọng của các quá trình, điều này có nghĩa là tùy theo tình trạng hiện tại của quá trình đang xấu đi hay tốt lên mà chúng ta phân bổ tần suất và thời gian đánh giá phù hợp, chẳng hạng quá trình phân tích và đánh giá cho thấy quá trình kiểm soát động vật gây hại đang yếu, thường xuyên xuất hiện động vật gây hại thì chúng ta phải tăng tầng suất đánh giá cho quá trình này từ 1 lần/năm lên 2 lần/năm, thời gian đánh giá từ 2 giờ lên 4 giờ chẳng hạn.

Mục đích quá trình phân tích và đánh giá là chỉ ra rằng quá trình nào đang hoạt động tốt và giá trình nào đang quản lý đang đi xuống, từ kết quả này việc đánh giá nội bộ phải cân nhắc thiết lập chương trình đánh giá phù hợp.

Làm thế nào để chứng minh?

Để chứng minh điều này phải liên quan đến điều khoản 9.2.2.a, đầu tiên kết quả phân tích và đánh giá của bạn phải chỉ ra được quá trình nào đang yếu và quá trình nào đang tốt, căn cứ vào kết quả này, kế hoạch đánh giá nội bộ sẽ tập trung và việc đánh giá các quá trình yếu này nhằm tìm ra cơ hội cải tiến để chúng tốt hơn.

PHẢI THỰC HIỆN PHÂN TÍCH ĐỂ CUNG CẤP BẰNG CHỨNG RẰNG SỰ KHẮC PHỤC VÀ HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC LÀ CÓ HIỆU LỰC

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Phải thực hiện phân tích để: e) cung cấp bằng chứng rằng sự khắc phục và hành động khắc phục là có hiệu lực (9.1.2.e).

Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn muốn nói bạn rằng, quá trình phân tích đánh giá đừng quên xem xét các hành động khắc phục và phòng ngừa. Thông thường sau khi thực hiện xong hành động khắc phục chúng ta thường đóng phiếu ngay, việc này chưa phù hợp bởi vì bạn cần phải có một thời gian để đánh giá lại xem liệu biện pháp thực hiện để ngăn ngừa tái diễn có hiệu quả hay không? và các sự không phù hợp tương tự có tái diễn lại hay không, việc này cần phải thời gian (trừ sự không phù hợp chỉ xuất hiện 1 lần duy nhất).

Làm thế nào để chứng minh?

Làm được điều này, bạn đầu tiên phải thống kê tất cả các sự không phù hợp xuất hiện, các hành động ngăn ngừa tái diễn được thực hiện và kết quả đạt được, các sự tái diễn của sự không phù hợp. Việc phân tích này sẽ cho thấy hành động ngăn ngừa sự tái diễn nào có hiệu lực và hành động nào không có hiệu lực.

KẾT QUẢ PHÂN TÍCH ĐÁNH GIÁ PHẢI LƯU THÀNH THÔNG TIN DẠNG VĂN BẢN VÀ PHẢI ĐƯỢC BÁO CÁO CHO LÃNH ĐẠO CAO NHẤT VÀ ĐƯỢC SỬ DỤNG LÀM ĐẦU VÀO CHO VIỆC XEM XÉT CỦA LÃNH ĐẠO VÀ CẬP NHẬT HTQL ATTP

Tiêu chuẩn yêu cầu:

Các kết quả phân tích và các hoạt động thu được phải được lưu thành thông tin dạng văn bản và phải được báo cáo cho lãnh đạo cao nhất và được sử dụng làm đầu vào cho việc xem xét của lãnh đạo (xem 9.3) và cập nhật HTQL ATTP (xem 10.3) (9.1.2).

Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn yêu cầu các kết quả phân tích và đánh giá phải lưu thành văn bản và trình cho lãnh đạo cao nhất trong lần xem xét lãnh đạo gần nhất. Trường hợp cần thấy phải cập nhật lại FSMS thì phải dựa trên hồ sơ này để cập nhật FSMS của bạn.

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn lưu lại các hồ sơ trên.

———————————-

Tài liệu tham khảo chính:

1. Food Safety Management Programs – Debby L. Newslow, CRC Press copyright 2014
2. Food Safety in the Seafood Industry – Nuno F. Soares, Cristina M. A. Martins, António A. Vicente, copyright 2016 by John Wiley & Sons, Ltd.  
3.  TCVN ISO/TS 22004:2015 Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm – hướng dẫn áp dụng TCVN ISO 22000
4. Product Recalls, Including Removals and Corrections – Guidance for Industry

—————

Nguyễn Hoàng Em