Quản Trị 24h

Điều khoản 10 là một điều khoản mới theo HLS và nhấn mạnh tầm quan trọng của việc cải tiến liên tục trong bối cảnh của hệ thống quản lý.

10.1 Khái quát

Yêu cầu của tiêu chuẩn

Tổ chức phải xác định các cơ hội cải tiến (xem điều khoản 9) và thực hiện các hành động cần thiết để đạt được các kết quả dự kiến của OHSMS của mình (10.1 – ISO 45001:2018)

Những gì cần phải đạt được

Yêu cầu chỉ ra rõ ràng 2 nhiệm vụ cho tổ chức

• Xác định cơ hội cải tiến – để xác định đầu vào của quá trình cải tiến, Tổ chức cần xem xét:
• Các kết quả từ việc phân tích và đánh giá kết quả thực hiện OHS (9.1.1)
• Đánh giá sự tuân thủ (9.1.2)
• Đánh giá nội bộ (9.2)
• Xem xét của lãnh đạo (9.3)
• Thực hiện các hành động cần thiết – Từ kết quả xác định các cơ hội cải tiến đã nêu trên, tổ chức tiến hành các hành động cần thiết như để đạt được các kết quả dự dự kiến của OHSMS, ví dụ về cải tiến bao gồm như sau:
• Hành động khắc phục – sẽ được phân tích ở điều khoản 10.2
• Cải tiến liên tục – sẽ được phân tích ở điều khoản 10.3
• Thay đổi đột phá, đổi mới và tổ chức lại

Tham khảo hoạt động triển khai thực tế

Ở điều khoản 10.1, tiêu chuẩn không quy định tổ chức phải thiết lập hoặc lưu giữ tông tin dạng văn bản để làm bằng chứng, nhưng rõ ràng là có 2 yêu cầu đã được phân tích ở trên

Đây là một điều khoản khái quát, điều khoản chung cho hoạt động cải tiến. Có 2 công cụ để đáp ứng điều khoản này cũng được nêu ra ở trên là kết quả việc thực hiện các hành động khắc phục và cải tiến liên tục.

Tổ chức có thể xem xét tích hợp quá trình cải tiến để để có hành hành động thay đổi, cải tiến cho từng quá trình mà tổ chức đã thiết lập. Một đề xuất khác là tổ chức có thể xem xét thiết lập một thủ tục/ quy trình về hoạt động cải tiến nhằm thống nhất trong các bước thực hiện, trách nhiệm và hướng đến mục đích là cải tiến và nâng cao kết quả thực hiện của các hoạt động OHSMS.

10.2 Sự cố, sự không phù hợp và hành động khắc phục

Yêu cầu của tiêu chuẩn

Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì (các) quá trình, bao gồm việc báo cáo, điều tra và thực hiện hành động, để xác định và quản lý sự cố và sự không phù hợp

Khi xảy ra sự cố và sự không phù hợp, tổ chức phải:

• Ứng phó kịp thời với sự cố hoặc sự không phù hợp và thực hiện các hành động giám sát và khắc phục thích hợp để giải quyết hậu quả
• Cùng với sự tham gia của người lao động (xem 5.4) và sự tham gia của các bên quan tâm có liên quan khác, đánh giá nhu cầu đối với các hành động khắc phục để laoij bỏ (các) nguyên nhân gốc rễ của sự cố hoặc sự không phù hợp, để không tái diễn hay xảy ra ở những nơi khác
• Xem xét việc đánh giá các rủi ro các rủi ro OHS và các rủi ro khác hiện có, khi thích hợp
• Xác định và thực hiện mọi hành động cần thiết, kể cả hành động khắc phục, phù hợp vưới cấp độ kiểm soát và việc quản lý thay đổi
• Đánh giá rủi ro OHS liên quan đến mối nguy mới hoặc bị thay đổi, trước khi thực hiện hành động
• Xem xét tính hiệu lực của bất kỳ hành động được thực hiện kể cả hành động khắc phục
• Thực hiện các thay đổi với OHSMS nếu cần thiết

Hành động khắc phục phải thích hợp vưới tác động tiềm ẩn của sự cố hoặc sự không phù hợp gặp phải

Tổ chức phải lưu giữ thông tin dạng văn bản làm bằng chứng

Tổ chức phải trao đổi về các thông tin dạng văn bản này đến người lao động có liên quan, đại diện người lao động, nếu có và các bên quan tâm có liên quan.

Những gì cần phải đạt được

Các quá trình riêng biệt có thể tồn tại để điều tra sự cố và xem xét sự không phù hợp hoặc các quá trình này có thể được kết hợp thành một quá trình duy nhất, tùy thuộc vào yêu cầu của tổ chức. Ví dụ về sự cố, sự không phù hợp và hành động khắc phục có thể bao gồm, nhưng không giới hạn ở:

• Sự cố:ngã cùng mức có hoặc không có thương tích; gãy chân; bệnh bụi phổi amiăng; mất thính lực; thiệt hại cho các tòa nhà hoặc phương tiện mà chúng có thể dẫn đến rủi ro OH&S;
• Sự không phù hợp:thiết bị bảo hộ không hoạt động đúng chức năng; không thực hiện các yêu cầu pháp lý và các yêu cầu khác; hoặc các thủ tục quy định không được tuân thủ;
• Các hành động khắc phục:  loại bỏ các mối nguy; thay thế bằng các vật liệu ít độc hại hơn; thiết kế lại hoặc sửa đổi thiết bị hoặc công cụ; phát triển các thủ tục; nâng cao năng lực của những người lao động bị ảnh hưởng; thay đổi tần suất sử dụng; sử dụng phương tiện bảo vệ cá nhân.

Phân tích nguyên nhân gốc rễ đề cập đến việc thực hành khai thác tất cả các yếu tố có thể có liên quan đến một sự cố hoặc sự không phù hợp bằng cách hỏi điều gì đã xảy ra, nó đã xảy ra như thế nào và tại sao nó lại xảy ra, để cung cấp đầu vào cho những gì có thể làm để ngăn nó xảy ra lần nữa. Khi xác định nguyên nhân gốc rễ của sự cố hoặc sự không phù hợp, tổ chức cần sử dụng các phương pháp phù hợp với bản chất của sự cố hoặc sự không phù hợp đang được phân tích. Trọng tâm của phân tích nguyên nhân gốc rễ là phòng ngừa. Phân tích này có thể xác định nhiều lỗi có thể góp phần, bao gồm các yếu tố liên quan đến giao tiếp, năng lực, sự mệt mỏi, thiết bị hoặc quy trình. Đánh giá tính hiệu quả của các hành động khắc phục đề cập đến mức độ mà các hành động khắc phục đã được thực hiện kiểm soát đầy đủ các nguyên nhân gốc rễ.

Khi một sự cố hoặc sự không phù hợp xảy ra, tổ chức phải phản ứng kịp thời, hành động để kiểm soát, sửa chữa và giải quyết hậu quả. Nó phải đánh giá nhu cầu của hành động khắc phục để loại bỏ nguyên nhân gốc rễ của sự cố hoặc sự không phù hợp để đảm bảo rằng nó không tái diễn hoặc xảy ra ở những nơi khác trong tổ chức bằng cách:

• Điều tra sự cố hoặc xem xét sự không phù hợp;
• Tìm ra nguyên nhân gây ra sự cố hoặc sự không phù hợp;
• Tìm hiểu xem các sự cố tương tự đã xảy ra, nếu sự không phù hợp tồn tại hoặc nếu chúng có khả năng xảy ra.

Việc đánh giá nhu cầu hành động khắc phục cần được thực hiện với sự tham gia tích cực của người lao động và sự tham gia của các bên quan tâm có liên quan khác. Mục đích của một cuộc điều tra sự cố là để xác định điều gì đã xảy ra, tại sao nó lại xảy ra và có thể làm gì để ngăn nó tái diễn. Điều này có nghĩa là không chỉ xem xét các nguyên nhân trước mắt, mà còn cả các nguyên nhân cơ bản hoặc gốc rễ và thực hiện hành động khắc phục để giải quyết các nguyên nhân này. Hầu hết tất cả các sự cố đều có nhiều nguyên nhân. Những yếu tố này có thể liên quan đến một loạt các yếu tố, bao gồm hành vi và năng lực của con người, bản chất của các nhiệm vụ và quy trình, thiết bị hoặc quản lý của tổ chức. Cuộc điều tra cần xác định tất cả các lĩnh vực cần cải tiến bao gồm cải tiến hệ thống quản lý OH&S và đề xuất các hành động khắc phục thích hợp.

Mức độ điều tra phải tương xứng với những hậu quả tiềm ẩn về sức khỏe và an toàn của sự cố. Sự cố phải được ghi lại và báo cáo nội bộ và khi thích hợp, báo cáo ra bên ngoài cho các cơ quan quản lý như HSA / HSE / An toàn, Sức khỏe và Phúc lợi tại nơi làm việc. Nếu có thể, cuộc điều tra nên do một người độc lập với các hoạt động được đánh giá chỉ đạo và nên bao gồm một công nhân hoặc đại diện của công nhân. Ngoài ra, tổ chức nên

• Xem xét các đánh giá rủi ro OH&S hiện có để tiếp tục phù hợp (ví dụ: đánh giá rủi ro có dự đoán sự xuất hiện của sự cố hoặc sự không phù hợp);
• Quyết định và thực hiện bất kỳ hành động nào cần thiết, bao gồm cả hành động khắc phục, phù hợp với hệ thống phân cấp kiểm soát và quản lý sự thay đổi;
• Đánh giá các rủi ro OH&S liên quan đến các mối nguy mới hoặc đã thay đổi, trước khi thực hiện hành động;
• Xem xét tính hiệu quả của bất kỳ hành động nào đã thực hiện, bao gồm cả hành động khắc phục (ví dụ mức độ mà các hành động khắc phục đã thực hiện kiểm soát đầy đủ nguyên nhân gốc rễ); Thực hiện các thay đổi đối với hệ thống quản lý OH&S, nếu cần, chẳng hạn như cập nhật bản đồ quy trình hoặc thủ tục.

Ví dụ về các hành động khắc phục (như được chỉ ra bởi hệ thống phân cấp kiểm soát) bao gồm, nhưng không giới hạn ở:

• Biện pháp loại bỏ – các mối nguy hiểm;
• Biện pháp thay thế – bằng các vật liệu ít nguy hiểm hơn;
• Biện pháp kỹ thuật – Thiết kế lại hoặc sửa đổi thiết bị hoặc công cụ; Thay đổi tần suất sử dụng thiết bị, v.v …;
• Biện pháp hành chính – Phát triển và thực hiện các thủ tục hoặc cải tiến quy trình; Nâng cao năng lực của người lao động bị ảnh hưởng;
• Sử dụng phương tiện bảo vệ cá nhân.

Các hành động khắc phục phải phù hợp với các tác động hoặc ảnh hưởng tiềm tàng của các sự cố hoặc sự không phù hợp gặp phải.

Trong khi phân tích nguyên nhân gốc rễ đang được thực hiện, tổ chức cũng phải thực hiện các hành động ngay lập tức nhưng tạm thời để ngăn chặn sự xuất hiện của sự không phù hợp hoặc sự cố tương tự. Điều này sẽ tạo thành một phần của hành động sửa chữa. Tổ chức cần lưu giữ thông tin dạng văn bản làm bằng chứng về:

• Bản chất của các sự cố đã xảy ra hoặc sự không phù hợp gặp phải, và bất kỳ hành động tiếp theo nào được thực hiện;
• Kết quả của bất kỳ hành động và hành động khắc phục nào được thực hiện, bao gồm cả hiệu quả của chúng.

Tổ chức phải truyền đạt thông tin dạng văn bản này cho những người lao động có liên quan và nơi họ tồn tại, đại diện của người lao động và các bên liên quan khác. Cần lưu ý rằng việc điều tra và báo cáo sự cố không chậm trễ quá mức có thể giúp loại bỏ các mối nguy và các rủi ro OH&S liên quan được giảm thiểu càng sớm càng tốt.

ISO 45001 giới thiệu ‘Sự cố’ cùng với sự không phù hợp và hành động khắc phục. Điều khoản 3 ‘Điều khoản Định nghĩa’ trong tiêu chuẩn cung cấp các thông số trong đó ‘sự cố’ có thể được giải thích và báo cáo. ‘Sự cố’ là một sự cố không gây ra thương tích và / hoặc sức khỏe kém. Do đó, tổ chức phải thực hiện một hệ thống báo cáo nắm bắt các sự kiện không nhất thiết phải dự kiến ​​trong các quá trình của hệ thống quản lý. Thường thì chúng được gọi là ‘suýt trượt’, ‘suýt trúng đích hoặc’ suýt trúng đích ‘. Khi một sai sót gần được báo cáo, có thể có một quy trình trong đó trong quá trình điều tra, các phát hiện được ghi lại trong một báo cáo không tuân thủ. Phòng ngừa các sự cố và loại bỏ các mối nguy là khía cạnh chính của Hệ thống Quản lý OH & SM, và điều này được đề cập cụ thể trong định nghĩa bối cảnh tổ chức và đánh giá rủi ro và cơ hội. Hành động để khắc phục và kiểm soát các vấn đề khi chúng xảy ra, sau đó điều tra và thực hiện hành động khắc phục nguyên nhân gốc rễ của những vấn đề này khi cần thiết, là rất quan trọng để ngăn chặn sự tái diễn của sự không phù hợp quy trình. Quy trình ví dụ cơ bản về báo cáo sự cố dẫn đến không tuân thủ, hành động khắc phục và cải tiến liên tục

Tham khảo hoạt động triển khai thực tế

Yêu cầu của tiêu chuẩn được phân tích ở trên là khá rõ ràng, song bên cạnh đó pháp luật Việt Nam cũng quy định rõ các bước để quản lý sự cố, tai nạn lao động. Qua đó ta thấy phạm vi của tiêu chuẩn rộng hơn là có bổ sung thêm “sự không phù hợp” ngoài “sự cố/ tai nạn”

Thường thì các tổ chức khi xây dựng quá trình kiểm soát sẽ không để ý đến yêu cầu pháp luật mà chỉ tập trung vào yêu cầu tiêu chuẩn, khi có sự cố/ tai nạn xảy ra mới thực hiện hồ sơ theo yêu cầu quy định – đây thật sự là một thiếu sót và lãng phí thời gian, nguồn lực trong cách tổ chức và thiết lập hệ thống OHS.

Tổ chức cần quyết định giữa việc tích hợp hay thiết lập các quá trình về quản lý sự cố/ tai nạn, sự không phù hợp cho phù hợp với hoạt động tổ chức.

Dưới đây là một bảng so sánh các bước giữa tiêu chuẩn ISO 45001:2018 và Quy định pháp luật. Tổ chức có thể cân nhắc để thiết lập một thủ tục/ quy định để kiểm soát quá trình xác định và quản lý sự cố/ tai nạn và sự không phù hợp. Lưu ý bảng dưới đây liệt kê và so sánh chỉ để mang tính chất tham khảo, giúp tổ chức hình dung các bước để xem xét thiết lập quá trình kiểm soát phù hợp.

10.3 Cải tiến liên tục

Yêu cầu của tiêu chuẩn

Tiêu chuẩn ISO 45001 cố gắng đưa các cải tiến trong tổ chức thành một phương pháp để kiểm soát tổ chức và đảm bảo rằng các mục tiêu của tổ chức sẽ đạt được. Cải tiến liên tục là một loại hình học tập trong đó tổ chức tự đánh giá liên tục, đưa ra các đánh giá và quyết định sáng suốt dựa trên kết quả của các phân tích đó và bắt đầu các hành động để cải tiến. Các yêu cầu của Tiêu chuẩn ISO 45001:

Tổ chức phải cải tiến liên tục sự phù hợp, sự thỏa đáng và hiệu lực của hệ thống quản lý OHS, bằng cách:

1. Nâng cao kết quả thực hiện OHS
2. Thúc đẩy văn hóa hỗ trợ hệ thống quản lý OHS
3. Thúc đẩy sự tham gia của người lao động trong việc thực hiện hành động đối với cải tiến liên tục hệ thống quản lý
4. Trao đổi thông tin về các kết quả liên quan của việc cải tiến liên tục đến người lao động, và nếu có, đại diện của người lao động
5. Duy trì và lưu giữ thông tin dạng văn bản làm bằng chứng về cải tiến liên tục

Những gì cần phải đạt được

Cải tiến liên tục ngụ ý rằng những thay đổi xảy ra thường xuyên và có hệ thống có thể có ảnh hưởng đáng kể đến Hệ thống quản lý chất lượng. Kiểm soát và cải thiện những thay đổi được thực hiện đối với OHSMS dẫn đến tối ưu hóa các quá trình kiểm soát. Tổ chức được yêu cầu liên tục cải tiến tính phù hợp, thỏa đáng và hiệu lực của OHSMS. Các đặc điểm khác biệt sau đây của OHSMS sẽ được cải thiện:

• Tính thỏa đáng – đề cập đến hệ thống quản lý OHS có được thực hiện một cách thích hợp
• Tính phù hợp – đề cập đến cách thức hệ thống OHS phù hợp với tổ chức, hoạt động, văn hóa và hệ thống hoạt động chủ chốt của tổ chức
• Tính hiệu lực – đề cập đến hệ thống OHS có đạt được kết quả dự kiến không.

Tiếu chuẩn cũng đưa ra các biện pháp để tổ chức có thể đáp ứng các yêu cầu cải tiến liên tục từ điều khoản 10.3.a – 10.3.e

Phụ lục A 10.3 cũng đưa ra các ví dụ cụ thể để cải tiến liên tục bao gồm nhưng không giới hạn như:

• Công nghệ mới
• Các thực hành tốt, kể cả nội bộ và bên ngoài tổ chức
• Đề xuất và kiến nghị từ các bên quan tâm
• Kiến thức và hiểu biết mới về các vấn đề liên quan đến OHS
• Vật liệu mới hoặc được cải tiến
• Các thay đổi về khả năng hoặc năng lực của người lao động
• Đạt được kết quả thực hiện được cải tiến vưới nguồn lực ít hơn (ví dụ như đơn giản hóa, hợp lý hóa, v.v.)

Thông thường hoạt động cải tiến liên tục ở các tổ chức đâu đó đã có thực hiện, nhưng vẫn chưa đồng bộ về phương pháp, cách thức triển khai, và lưu giữ bằng chứng.

Tiêu chuẩn cũng yêu cầu “Duy trì và lưu giữ thông tin dạng văn bản làm bằng chứng về cải tiến liên tục” cho hệ thống OHS, khác với các tiêu chuẩn ISO khác như ISO 9001:2015; 14001:2015. Yêu cầu này nhấn mạng tầm quan trọng của sự cải tiến liên tục OHSMS để cải thiện ngày càng tốt hơn điều kiện làm việc, an toàn và sức khỏe của người lao động.

Tham khảo hoạt động triển khai thực tế

• Xác định đầu vào

Để có thể cải tiến các quá trình, trước tiên tổ chức phải biết những gì cần được cải thiện và cần có những yếu tố đầu vào cần thiết để chỉ ra nơi nào cần cải tiến. Tiêu chuẩn xác định các công cụ xem xét các yếu tố đầu vào để cải tiến liên tục:

• Kết quả Xem xét lãnh đạo — Việc Xem xét lãnh đạo thu thập nhiều đầu vào từ nhiều hoạt động OHSMS liên quan đến hoạt động của họ. Các kết quả đầu ra của việc xem xét của lãnh đạo phải là đầu vào cho phương pháp cải tiến liên tục. Lãnh đạo cao nhất có vai trò quan trọng trong việc giới thiệu cách tiếp cận cải tiến liên tục trong tổ chức và cam kết thúc đẩy nó và đảm bảo kết quả hiệu quả. Các cơ hội để cải tiến đã được đệ trình để cấp quản lý xem xét như đầu vào và đã được xem xét. Các kết quả đầu ra của việc xem xét của lãnh đạo đề cập đến các cải tiến mà tổ chức cần thực hiện
• Kết quả phân tích và đánh giá – Kết quả phân tích và đánh giá sẽ được sử dụng để đánh giá các cơ hội cải tiến. Các hoạt động giám sát, đo lường, phân tích và đánh giá thu thập dữ liệu và thông tin đề cập đến việc thực hiện các quá trình và đầu ra của nó. Phân tích quá trình:
• Xác định các quy trình có thể cải thiện hiệu suất và giúp xác định nguyên nhân gốc rễ của những bất cập
• Hỗ trợ tổ chức hiểu cách thức và áp dụng các cải tiến để đạt được mục tiêu tối đa

• Thiết lập quá trình cải tiến liên tục

Do tiêu chuẩn yêu cầu thông tin dạng văn bản, vậy tổ chức cân nhắc thiết lập thủ tục/ kế hoạch thực hiện và lưu lại bằng chứng bằng các hồ sơ /biểu mẫu liên quan. Dưới đây là ví dụ minh họa về biểu mẫu cho quá trình cải tiến mà tổ chức có thể chỉnh sửa lại cho phù hợp.

• Biểu mẫu về cải tiến liên tục sẽ bao gồm tất cả các giai đoạn của chu trình PDCA và do đó sẽ được phân chia tương ứng.
• Đối với mỗi phần của biểu mẫu, tổ chức sẽ trình bày chi tiết những điều sau:
• Ai là các bên chịu trách nhiệm trong giai đoạn này?
• Các yếu tố đầu vào cần thiết là gì?
• Các nguồn lực cần thiết là gì?
• Kết quả đầu ra mong đợi là gì?
• Các hoạt động của phần này có hiệu quả không?
• Tài liệu liên quan là gì

Chi tiết về cải tiến — cần tham chiếu đến các quá trình, hoạt động, hoặc nguồn lực. Trong phần này, bạn sẽ xác định yếu tố hoặc thực thể nào của OHSMS mà các vấn đề cần cải thiện như được nêu ở phần xác định đầu vào cải tiến ở trên

1. Lập kế hoạch cải tiến (Plan):

• Mô tả trường hợp (có xu hướng càng chi tiết càng tốt).
• Ai hoặc cách thức xác định nhu cầu cải tiến: kết quả theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá, sự không phù hợp, do nhân viên báo cáo, nhu cầu đổi mới hoặc kết quả xem xét của ban lãnh đạo.
• Lý do cải tiến là gì; mục tiêu nào đã không được đáp ứng?
• Hành động nào sẽ được thực hiện?
• Ai là những bên chịu trách nhiệm sẽ hoàn thành nó?
• Khi nào thì hành động nên được hoàn thành?
• Kết quả mong đợi là gì và chúng sẽ được đo lường hiệu quả như thế nào ?
• Nó sẽ được ghi lại như thế nào?

1. Thực hiện các hành động (Do) — Ở đây bạn cần thu thập và thu thập dữ liệu và thông tin liên quan đến việc thực hiện các hành động theo kế hoạch. Đối với mỗi hành động, bạn cần chỉ ra những điều sau:

• Nguồn dữ liệu và thông tin liên quan đến hoạt động của các hành động bắt đầu?
• Những báo cáo nào sẽ được sử dụng để cung cấp dữ liệu và thông tin?
• Ai là các bên chịu trách nhiệm cung cấp dữ liệu?

1. Kiểm soát các hành động đã hoàn thành (Check) —Các biện pháp kiểm soát nào sẽ được áp dụng để đảm bảo tính hiệu quả của các hành động đã thực hiện. Các biện pháp kiểm soát có thể là xem xét của ban giám đốc, hoặc phân tích và đánh giá. Ở giai đoạn này, tổ chức sẽ đảm bảo

• Tất cả các hành động đã được thực hiện (xác minh)
• Rằng kết quả thỏa mãn (xác nhận)
• Mức độ hiệu quả

1. Bắt đầu các hành động tiếp theo (Act) —Theo kết quả của việc kiểm soát, tổ chức phải quyết định xem liệu các hành động khắc phục tiếp theo có phải được thực hiện để đáp ứng các mục tiêu hoặc tối ưu hóa chúng hay không:

• Lặp lại các hành động đã lên kế hoạch
• Thay đổi các hành động đã được lên kế hoạch
• Bắt đầu hành động mới

Đương nhiên, giai đoạn cuối này đã đóng 1 vong chu trình PDCA và đưa chúng ta trở lại giai đoạn đầu tiên — lập kế hoạch (plan).

Biên soạn: Võ Trần