Quản Trị 24h

  Điều khoản 8 bao gồm các yêu cầu đối với việc lập kế hoạch và kiểm soát việc thực hiện

8.1 Lập kế hoạch và kiểm soát việc thực hiện

Điều khoản 8.1.1–8.1.3 được thảo luận trong phần này.

8.1.1 Khái quát

Yêu cầu của tiêu chuẩn

Phải có các quá trình kiểm soát để đáp ứng các yêu cầu của OHSMS và để thực hiện các nhiệm vụ được liệt kê trong Điều khoản 6. Điều này bao gồm (Mục 8.1.1 của ISO 45001):

1. a) Xác định các tiêu chí mà theo đó các quá trình sẽ hoạt động
2. b) Thực hiện các quá trình phù hợp với các tiêu chí
3. c) Bằng chứng được lập thành văn bản
4. d) Sự thích ứng của các quá trình với công việc của người lao động.

Điều khoản 8.1.2 cho biết thêm rằng các quy trình để loại bỏ các mối nguy và giảm rủi ro OHS phải tuân theo hệ thống phân cấp các biện pháp từ cao xuống thấp như sau:

1. a) Loại bỏ mối nguy (loại bỏ một số hệ thống, chất độc hại, các bước quy trình)
2. b) Thay thế bằng quy trình làm việc không rủi ro / ít nguy hiểm hơn, quy trình vận hành, vật liệu làm việc, thiết bị làm việc (ví dụ: sử dụng các vật liệu thân thiện với sức khỏe/ thay thế máy móc, thiết bị, quá trình)
3. c) Sử dụng các biện pháp kỹ thuật (ví dụ: hút không khí bổ sung/ giảm tiếng ồn thông qua cách âm) và thay đổi tổ chức công việc (ví dụ: thay đổi hoặc điều chỉnh thông số hoạt động của máy móc)
4. d) Áp dụng các biện pháp hành chính, bao gồm đào tạo (ví dụ: kiểm tra và bảo dưỡng thường xuyên, cung cấp hướng dẫn cho các báo cáo về sự không tuân thủ)
5. e) Sử dụng phương tiện bảo vệ cá nhân phù hợp (ví dụ quần áo lao động như giày bảo hộ, kính bảo hộ, thiết bị bảo vệ thính giác, găng tay bảo hộ).

Điều khoản 8.1.3 cho biết thêm rằng các quá trình cho các thay đổi tạm thời và vĩnh viễn cũng phải được lập kế hoạch. Những thay đổi như vậy có thể là:

• Sản phẩm, dịch vụ, quy trình làm việc, địa điểm, môi trường, tổ chức, điều kiện, phương tiện và con người mới hoặc đã thay đổi
• Thay đổi pháp lý hoặc thay đổi các yêu cầu khác
• Thay đổi kiến ​​thức và thông tin hoặc phát triển thêm về các mối nguy và rủi ro OHSMS
• Tiến bộ của công nghệ.

Trong bối cảnh này, hậu quả của những thay đổi không chủ ý phải được đánh giá và thực hiện các biện pháp cần thiết để giảm thiểu các tác động tiêu cực.

Những gì cần phải đạt được?

OHSMS chỉ có thể đạt được hiệu quả mong muốn khi tổ chức đảm bảo rằng các quá trình chạy theo các điều kiện xác định, được lập thành văn bản và có thể kiểm soát được để đảm bảo rằng các mối nguy và rủi ro được tránh, giảm hoặc ít nhất được kiểm soát. Thứ bậc các biện pháp được áp dụng theo nguyên tắc trước hết phải loại bỏ các nguyên nhân gây ra nguy hiểm và rủi ro trước khi các biện pháp bảo vệ bổ sung có hiệu lực. Để tính đến các mối nguy và rủi ro mới có thể phát sinh do thay đổi, thì quy định về quản lý sự thay đổi cũng cần được thiết lập và thực hiện, hoặc có thể được tích hợp vào các kiểm soát các quá trình khác.

Hình 8.1 Các quá trình từ quan điểm của OHSMS

Tham khảo hoạt động triển khai thực tế

Để có thể lập kế hoạch và kiểm soát các quá trình, cần phải có cái nhìn tổng thể về các quá trình hoạt động. Với mục đích này, tổ chức cần sơ đồ hóa các quá trình được sử dụng trong khuôn khổ hệ thống quản lý, trong đó các quá trình hoạt động được phân biệt theo các quy trình quản lý, các quá trình cốt lõi và các quá trình hỗ trợ (xem Hình 8.1). Thường thì việc sơ đồ hóa các quy trình đã có sẵn trong các tổ chức. Sau đó nó được xem xét:

1. a) Quá trình nào trong số các quá trình này diễn ra trong tổ chức có liên quan đến OHSMS và phải được quy định (ví dụ: quá trình sản xuất) và
2. b) Những quy trình nào tạo ra từ OHSMS sẽ được bổ sung (ví dụ: đánh giá rủi ro, tham vấn và tham gia, tuân thủ pháp luật).

Các quá trình thường được quy định bằng các Quy trình (P) hoặc hướng dẫn công việc (WI).

Tại đây, các tiêu chí cho các quá trình tuân thủ OHS (ví dụ: các quá trình cốt lõi) hoặc để đảm bảo sự phù hợp với các yêu cầu của ISO 45001 (ví dụ: đánh giá nội bộ) được xác định và lập thành văn bản, thực hiện và lưu lại bằng chứng bằng các biểu mẫu. Ví dụ:  đối với việc vận hành máy sản xuất, khoảng thời gian vệ sinh và bảo dưỡng có thể được xác định trong Quy trình (P), việc thực hiện được ghi lại trong các hồ sơ thích hợp.

Nếu có thể, các quy định quản lý sự thay đổi có thể được tích hợp vào các hướng dẫn, các quy trình. Ví dụ trong Quy trình mua sắm (thiết bị, hệ thống, vật liệu) trong trường hợp mua lại mới, việc kiểm tra các mối nguy và rủi ro có thể được kết hợp như một bước của quy trình.

Khi xác định tiêu chí cho các quá trình, phải tính đến thứ bậc của các biện pháp theo yêu cầu của điều khoản 8.1.2. Trong thực hành an toàn và sức khỏe nghề nghiệp, một số chuyên gia gọi chúng là nguyên tắc “ESTOP” (Loại bỏ/ Thay thế/ Kỹ thuật/ Hành chính/ Phương tiện bảo vệ cá nhân).

8.1.2 Loại bỏ các mối nguy và giảm rủi ro OH&S

Các yêu cầu của điều khoản này đã được phân tích ở trên (trong điều khoản 8.1.1)

8.1.3 Quản lý thay đổi

Các yêu cầu của điều khoản này đã được phân tích ở trên (trong điều khoản 8.1.1)

8.1.4 Mua sắm

Đối với mua sắm, tiêu chuẩn không chỉ quy định quá trình mua sắm thực tế mà còn cung cấp các thông số kỹ thuật để giao dịch với nhà thầu và quá trình thuê ngoài.

Yêu cầu của tiêu chuẩn

Quá trình kiểm soát việc mua sắm sản phẩm và dịch vụ phải được thiết lập sao cho tuân thủ OHSMS. Các quá trình mua sắm phải phối hợp với các nhà thầu để xác định các mối nguy và đánh giá và kiểm soát các rủi ro OHS phát sinh từ các quá trình hoạt động của:

• Các nhà thầu có tác động đến tổ chức (ví dụ: giao hàng)
• Tổ chức có ảnh hưởng đến nhân viên của các nhà thầu (ví dụ: quản lý khẩn cấp)
• Nhà thầu có tác động đến các bên quan tâm khác tại nơi làm việc (ví dụ: quản lý sự kiện hoặc các hoạt động bảo trì).

Phải đảm bảo rằng các yêu cầu của OHSMS cũng được nhà thầu và nhân viên của họ đáp ứng. Ngoài ra, các tiêu chí phải được đưa vào quy trình mua sắm bằng cách đánh giá và lựa chọn nhà thầu theo tiêu chí OHS. Các tiêu chí có thể được bao gồm trong các tài liệu hợp đồng.

Các chức năng và quá trình thuê ngoài phải được kiểm soát. Loại và mức độ kiểm soát sẽ do OHSMS xác định. Tổ chức phải đảm bảo rằng các nghĩa vụ pháp lý và các yêu cầu khác được tuân thủ.

Những gì cần phải đạt được?

Trong số các quá trình được thiết lập, quá trình mua sắm được nhấn mạnh là một quá trình phải được quy định rõ ràng theo quan điểm của OHS. Bởi vì theo triết lý “ESTOP”, các quy trình mua sắm nên được sử dụng để giảm thiểu mối nguy và rủi ro liên quan đến sản phẩm, vật liệu, thiết bị và dịch vụ. Người lao động phải được tham khảo ý kiến ​​khi xây dựng các quá trình này (Điều khoản 5.4). Việc đưa các nhà thầu vào hoạt động (ví dụ như để thực hiện các hoạt động xây dựng trong khuôn viên nhà máy của chính mình) hoặc thuê ngoài các quá trình (ví dụ cho lớp phủ bề mặt) không giải phóng tổ chức khỏi trách nhiệm về OHS đối với của Người lao động của tổ chức cũng như Người lao động của nhà thầu việc thực hiện các quá trình này. Do đó, tổ chức phải phát triển các công cụ thích hợp để lựa chọn nhà thầu tuân thủ OHS, bao gồm cả việc kiểm tra xem nhà thầu hoặc chủ sở hữu quá trình thuê ngoài có đủ năng lực cần thiết cho các nhiệm vụ được giao hay không.

Tham khảo hoạt động triển khai thực tế

Mua sắm

Quá trình mua sắm trong một tổ chức thường đã được quy định thông qua hệ thống quản lý chất lượng, môi trường hoặc năng lượng hoặc bằng cách khác. Quy định này phải được bổ sung bằng tiêu chí OHS. Trước đây, các tiêu chí lựa chọn chất lượng, giá cả và độ tin cậy giao hàng để phân loại nhà cung cấp, các tiêu chí này phải được bổ sung bởi một hoặc nhiều tiêu chí OHS và phải xác định được trọng số giữa các tiêu chí. Để hỗ trợ việc đánh giá tiêu chí OHS của các đối tác, cần có bằng chứng khách quan về cam kết OHS hoạt động của đối tác đó. Điều này có thể thông qua việc xem xét hiệu lực chứng nhận (ví dụ: ISO 45001) hoặc thông qua các cuộc đánh giá OHS. Tuy nhiên, tùy thuộc vào sức mạnh thị trường của tổ chức và tình hình cạnh tranh của các nhà thầu tương ứng, khả năng tổ chức đặt ra các điều kiện ở đây cũng có thể rất hạn chế.

Nhà thầu

Để có thể đưa ra các quy định cho các nhà thầu và các quá trình thuê ngoài, sẽ rất hữu ích nếu mở rộng sơ đồ hiện có, vốn trước đây chỉ bao gồm các quy trình nội bộ của tổ chức, để bao gồm các quá trình của nhà thầu và các quá trình thuê ngoài (xem Hình 8.2 ). Để thay thế cho sơ đồ các quá trình nội bộ, một sơ mở rộng khác có thể được thực hiện.

Giao dịch với các nhà thầu thường được quy định bởi cái gọi là sự phối hợp của công ty bên ngoài. Các công ty bên ngoài như vậy bao gồm các công ty thử nghiệm, bảo trì và cây xanh, dịch vụ an ninh và vệ sinh, nhưng cũng có các nhà tư vấn hoặc chuyên gia. Là một phần của việc ký kết hợp đồng, các công ty bên ngoài được cung cấp thông tin ví dụ như phát một tờ rơi an toàn trong đó mô tả các hướng dẫn của OHS cho các hoạt động của họ tại cơ sở của khách hàng, mà công ty bên ngoài xác nhận khi ký hợp đồng (xem Hình 8.3).

Khi công ty bên ngoài bắt đầu làm việc tại cơ sở công ty, một người có trách nhiệm (ví dụ: cán bộ OHS) của tổ chức phải có quyền kiểm soát ra vào, kiểm tra xem nhà thầu đó đã:

• Có người chịu trách nhiệm để quản lý các hoạt động liên quan đến OHS hay chưa?
• Người lao động của nhà thầu đó đã được tìm hiểu các Quy định chung về an toàn hay chưa?
• Có được cung cấp đào tạo tại chỗ cho người lao động của nhà thầu đó hay chưa?

Nhà thầu phải cung cấp bằng chứng thích hợp về năng lực (ví dụ về năng lực thử nghiệm các thiết bị, hệ thống và thiết bị hỗ trợ nhất định, chẳng hạn như giá đỡ) và cũng như các bằng chứng về tiêu chuẩn OHS của thiết bị làm việc được sử dụng ( ví dụ như máy móc, nhưng cả vật liệu) là bắt buộc.

Hình 8.2 Sơ đồ các quá trình mở rộng để bao gồm các nhà thầu và các quá trình thuê ngoài

Hình 8.3 Bảng dữ liệu an toàn liên quan đến hợp đồng cho các công ty bên ngoài

Các quá trình thuê ngoài

Đặc điểm của quá trình thuê ngoài là “… tổ chức bên ngoài nhận thức hoặc thực hiện một phần chức năng hoặc một quá trình của tổ chức.” Theo nguyên tắc, các bên liên quan coi đó là trách nhiệm của tổ chức . Quá trình được thuê ngoài không chỉ có thể liên quan đến quản lý, các quá trình cốt lõi hoặc hỗ trợ (ví dụ: thực hiện đánh giá, sơn phủ bề mặt, thử nghiệm hệ thống) mà còn liên quan đến các chức năng liên quan của tổ chức, chẳng hạn như nhiệm vụ của Nhân viên OHS hoặc nhân viên y tế công ty. ISO 45001 không giải phóng tổ chức khỏi trách nhiệm OHS đối với quá trình thuê ngoài; tổ chức phải giám sát quá trình này theo các yêu cầu của OHSMS, nhưng nó có thể xác định mức độ ảnh hưởng đến chính quá trình thuê ngoài. Ở đây, nó sẽ phụ thuộc vào sức mạnh thị trường và tình hình cạnh tranh ở mức độ nào mà tổ chức có thể áp dụng các yêu cầu OHS của mình cho các quy trình được chia nhỏ. Các công cụ có thể có sẽ là:

• Thảo luận, trao đổi thông tin về chính sách OHS, mục tiêu, cam kết ràng buộc
• Các thỏa thuận chung về chính sách OHS, mục tiêu, cam kết ràng buộc
• Thực hiện các tiêu chí OHS trong các điều kiện hợp đồng
• Yêu cầu chứng chỉ năng lực OHS như chứng nhận (ISO 45001 hoặc tiêu chuẩn khác), chứng chỉ liên quan đến một số công việc đặc thù.
• Thực hiện kiểm toán OHS
• Yêu cầu / bằng chứng chứng nhận ISO 45001.

8.2 Lập kế hoạch và ứng phó với tình huống khẩn cấp

Yêu cầu của tiêu chuẩn

Tổ chức phải được chuẩn bị và có khả năng phản ứng với các tình huống khẩn cấp có thể xảy ra bằng cách:

• Xây dựng kế hoạch ứng phó khẩn cấp, bao gồm cả việc sơ cứu
• Cung cấp đào tạo cho các ứng phó theo kế hoạch đã được hoạch định
• Thực hiện các bài tập khẩn cấp một cách thường xuyên và kiểm tra khả năng ứng phó đã được hoạch định
• đánh giá hoạt động luyện tập về vấn đề này và nếu cần, điều chỉnh kế hoạch ứng phó, đặc biệt là sau khi xảy ra tình huống khẩn cấp
• Truyền đạt nhiệm vụ và trách nhiệm của họ cho tất cả nhân viên và cung cấp thông tin liên quan để quản lý trường hợp khẩn cấp
• Thông báo thông tin khẩn cấp có liên quan cho các nhà thầu, du khách, dịch vụ khẩn cấp, chính quyền và cộng đồng địa phương nếu thích hợp
• có tính đến các nhu cầu và khả năng của các bên quan tâm có liên quan và đưa chúng vào việc phát triển các phản ứng khẩn cấp theo kế hoạch, nếu thích hợp.

Thông tin dạng văn bản phải có sẵn cho các quá trình này và cho các kế hoạch khẩn cấp.

Những gì cần phải đạt được?

Trong bối cảnh của OHSMS, không chỉ các quá trình của hoạt động bình thường mà còn phải quy định các tình huống “bất thường” có thể xảy ra nhằm hạn chế các nguy cơ và rủi ro OHS có thể phát sinh càng nhanh càng tốt.

Bảng 8.1 Danh sách kiểm tra để kiểm tra việc ứng phó sự cố khẩn cấp của doanh nghiệp với các yêu cầu của ISO 45001

Tham khảo hoạt động triển khai thực tế

Như vậy những trường hợp nào được xem là tình huống khẩn cấp,?

Tiêu chuẩn không quy định cụ thể các tình huống khẩn cấp là gì, nhưng chúng ta có thể xem xét và xây dựng tiêu chí cho tình huống khẩn cấp từ các hoạt động nhận diện mối nguy và rủi ro, trạng thái của các hoạt động là bình thường hay bất thường, ước lượng khả năng và hậu quả của nó, các yêu cầu của pháp luật hoặc các bên liên quan mà tổ chức có thể đưa ra tiêu chí cho trường hợp/ hoạt động nào được xem là tình huống khẩn cấp. Việc không có các tiêu chí để xác định có thể dấn đến hoặc bỏ sót tình huống khẩn cấp, và như chúng ta cũng biết được hậu quả của nó sẽ như thế nào.

Một số tình huống khẩn cấp có thể tham khảo:

• Các trường hợp khẩn cấp / tai nạn (ví dụ như hỏa hoạn, rò rỉ chất nguy hiểm, nổ, tiếng nổ, nước xâm nhập, đổ, sập)
• Tai nạn với thương tích cá nhân (ví dụ: ngã, tai nạn lao động)
• Sự cố hỏng hóc hệ thống, máy móc, phương tiện (ví dụ: thiết bị bảo vệ bị lỗi)
• Các trường hợp khẩn cấp do người bên ngoài gây ra (ví dụ: hành vi phạm tội)
• Hậu quả của các sự kiện tự nhiên (ví dụ như động đất, lũ lụt, mưa lớn, bão).

Biên soạn: Võ Trần