Quản Trị 24h

MÔ HÌNH SMART TRONG ĐẶT MỤC TIÊU

 I. NGUỒN GỐC CỦA SMART

Có nhiều người muốn biết lịch sử thực sự của từ viết tắt SMART xuất phát từ đâu, tuy nhiên có rất ít bằng chứng được ghi lại cho xuất phát của cụm từ này.

Nhiều người cho rằng Drucker là người khởi tạo trong việc sử dụng mô hình SMART – tuy nhiên không thể tìm thấy bất kỳ sự liên quan nào trong tất cả các cuốn sách của ông ấy.

Trong những năm 1940 và 1950, có nhiều ấn phẩm kỹ thuật và giáo dục bắt đầu thảo luận về giá trị của các mục tiêu và chỉ tiêu và có thể đo lường được. Điều thú vị là thuật ngữ chủ yếu được sử dụng trong những ngày đó là xây dựng mục tiêu thay vì thiết lập mục tiêu, ngay cả trong môi trường kỹ thuật. Thực tế là cụ thể và đo lường được đã được sử dụng gần như từ đầu thế kỷ 19, các sách quản lý và các ấn phẩm giáo dục cho thấy rằng nền tảng cho các mục tiêu hoặc mục tiêu SMART là phổ biến.

Các tài liệu tham khảo của Blanchard về SMART trong sách Lãnh đạo và Người quản lý một phút (LOMM). Trong Lãnh đạo và Người quản lý một phút, Blanchard sử dụng từ viết tắt mục tiêu SMART. Cuốn sách này được xuất bản lần đầu tiên vào năm 1985. Không có tài liệu tham khảo nào được ghi nhận và bản quyền được giả định. Ở đây SMART là – Cụ thể, Đo lường được, Có thể đạt được, Có liên quan và Có thể theo dõi. Đây dường như là một trong những cuốn sách đầu tiên sử dụng từ viết tắt. Trong sách của họ, Blanchard và Hersey sử dụng thuật ngữ mục tiêu SMART đầu tiên đó là phiên bản năm 1988 (phiên bản thứ 5 của Quản lý hành vi tổ chức). Nó không có trong bất kỳ phiên bản trước nào của ấn phẩm và không có tài liệu tham khảo nào về thuật ngữ này.

Một số người tuyên bố Paul J. Meyer đã sử dụng mô hình SMART trong tác phẩm của mình vào năm 1965, tuy nhiên hiện nay không có bằng chứng nào được ghi nhận trước đó.

Ngày nay, người ta thường chấp nhận rằng từ viết tắt SMART được viết lần đầu tiên vào tháng 11 năm 1981 tại Spokane, Washington bởi George T. Doran, một nhà tư vấn và cựu Giám đốc Kế hoạch Công ty cho Công ty Điện lực Washington trong một bài báo có tiêu đề “Có một cách thông minh để viết các mục tiêu và mục tiêu của ban quản lý”. Tuy nhiên một số ý kiến khác cho rằng thuật ngữ SMART đã được sử dụng trước đó tuy nhiên chưa ai viết thành sách báo.

Doran, George T. “There’s a S.M.A.R.T. way to write management’s goals and objectives.” Management Review 70.11 (Nov. 1981):

 II. MÔ HÌNH S.M.A.R.T

 1. SPECIFIC – CỤ THỂ

Mục tiêu của bạn nên mô tả cụ thể kết quả mong muốn đạt được theo cách chi tiết, tập trung và được xác định rõ. Để được cụ thể, một mục tiêu cần có một mô tả về một hành động cần thực hiện, thành tích hoặc kết quả chính xác hoặc cụ thể có hoặc có thể liên quan đến tỷ lệ phần trăm, tần suất, tỷ lệ hoặc số.

Để tăng tính cụ thể khi viết mục tiêu, hãy sử dụng các động từ được định hướng hành động để mô tả những hành động cần thực hiện để hoàn thành mục tiêu. Hãy nhớ rằng, mục tiêu có độ cụ thể càng cao thì mức độ đo lường càng lớn

Tránh biệt ngữ, từ và cụm từ (hoặc có thể được hiểu là) gây hiểu lầm hoặc mơ hồ, chung chung chẳng hạn như “chúng ta phải phấn đấu làm cho sản phẩm tốt hơn, …”

Mục tiêu cụ thể cần cụ thể, vậy thế nào là cụ thể? Để giúp thiết lập tính cụ thể mục tiêu bạn hỏi:

• Bạn mong muốn đạt được cái gì?
• Chúng ta phải những làm gì, ai sẽ là người làm và chúng ta làm để hướng đến ai?
• Làm thế nào điều này sẽ được thực hiện và những chiến lược sẽ được sử dụng?
• Tại sao điều này quan trọng để làm?
• Mục tiêu được các người liên quan biết và hiểu đúng về nó không?
• Mục tiêu được mô tả với các động từ hành động?
• Ai sẽ chịu trách nhiệm cho những gì và chúng ta cần ai khác tham gia?
• Mục tiêu này áp dụng ở đâu ở đâu?
• Khi nào mục tiêu này được hoàn thành?
• Các người có liên quan có biết cần thực hiện các hành động gì để đạt được mục tiêu không? Và họ có khả năng làm được việc này không?
• Mục tiêu có đem lại một kết quả rõ ràng?
• Mục tiêu này sẽ dẫn đến đạt được kết quả mong muốn?
• Mục tiêu này mang lợi ích gì cho chúng ta?

Cụ thể trong bối cảnh phát triển các mục tiêu có nghĩa là một hành động, hành vi hoặc thành tích có thể quan sát được mô tả cũng được liên kết với tỷ lệ, số lượng, tỷ lệ phần trăm hoặc tần suất. Một số lưu ý khi thiết lập mục tiêu mang tính cụ thể:

• Mục tiêu phải mô tả về một hành vi/kết quả chính xác hoặc cụ thể được liên kết với tỷ lệ, số lượng, tỷ lệ phần trăm hoặc tần suất không?
• Một mục tiêu phải cụ thể với một kết quả chính duy nhất. Nếu có nhiều hơn một kết quả được hoàn thành, nên viết chúng thành nhiều mục tiêu. Chỉ cần biết những gì cần hoàn thành là một bước tiến lớn để đạt được nó.
• Có một mô tả về một hành vi / kết quả chính xác hoặc cụ thể được liên kết với tỷ lệ, số lượng, tỷ lệ phần trăm hoặc tần suất không?
• Các mục tiêu nên được viết theo cách đơn giản nhất có thể, dùng các từ hành động để nhấn mạnh vào một kết quả cụ thể. Tránh dùng các từ mang tính mơ hồ và chung chung?
• Mục tiêu nên vạch ra một tầm nhìn về tương lai đang truyền cảm hứng cho bạn và bạn muốn đạt được.
• Xác định rõ ràng phạm vi của mục tiêu, chẳng hạn như khu vực nào, bộ phận nào, máy nào, nhân viên nào.

2. Measurable – Đo Lường Được

Mục tiêu có thể đo lường được là vô cùng quan trọng và sẽ cho phép bạn biết rằng mục tiêu đã đạt được hay chưa và cho bạn biết bạn cần nổ lực thêm nữa để đạt được mục tiêu hay điều chỉnh lại mục tiêu để tăng tính thử thách của mục tiêu.

Đo lường là quá trình xác định một giá trị, giá trị có thể là con số, là tỷ lệ hoặc là một cách so sánh nào đó mà có thể chỉ ra được đạt hay không đạt. Đo lường có thể sử dụng định tính hoặc định lượng tuỳ theo bản chất mục tiêu. Chẳng hạn mục tiêu hàm lượng độc chất Asen trong thực phẩm không có, thì chúng ta chỉ cần làm phép thử định tính chúng có hay không mà không cần định lượng (trường hợp này định lượng sẽ tốn nhiều chi phí).

Để trả lời tính do lường được, bạn có thể tham khảo 1 số vấn đề sau:

• Xác định giá trị mục tiêu mà bạn muốn đạt được, chúng là con số, tỷ lệ mà bạn mong muốn
• Xác định cách thức mà bạn phải xác định được con số đó bằng cách đo lường, khảo sát, phân tích dữ liệu, thống kê, so sánh, … nghĩa là có cách thức thu thập dữ liệu về giá trị.
• Xác định tần suất bạn thực hiện đo lường, ví dụ như hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hang quý, hàng năm, …
• Việc xác định tiêu chí đo lường được thực hiện theo mô hình 5W1H

+ What – Đo cái gì? Hay là những yếu tố nào cần đo để phản ánh được kết quả mục tiêu.

+ Where – Đo ở vị trí nào? Xác định các bước công việc, quá trình cần đo.

+ Why – Tại sao phải đo? Mục đích quá trình đo này là gì?

+ Who – Ai là người đo? Xác định trách nhiệm của người thực hiện công việc;

+ When – Khi nào đo? Xác định tầng suất hay thời gian lấy mẫu đo lường;

+ How – Đo bằng cách nào? – Xác định phương pháp đo lường.

3. ACHIEVABLE: TÍNH KHẢ THI – CÓ THỂ ĐẠT ĐƯỢC

Mục tiêu đặt ra là nhằm hướng đến cái tốt hơn, hay nói cách khác mục tiêu thể hiện sự tham vọng của người giao mục tiêu, do đó mục tiêu không được quá dễ, nhưng cũng không thể quá khó đến mức không thể đạt được. Nó vừa có tính thử thách, vừa có thể đạt được nếu ta phấn đấu và nỗ lực. Để làm được điều này, bạn hãy ngồi tính toán xem khả năng, vật chất, thời gian, nguồn hỗ trợ… xem bạn có thực hiện được mục tiêu không. Quá trình này gọi là đánh giá các khả năng và hạn chế của bạn, từ khả năng và hạn chế này giúp bạn dễ dàng hiểu được bạn cần làm gì và mục tiêu có thể đạt được hay không?

Mục tiêu dễ quá thì chúng ta không cần đặt ra làm gì mà tự nó đã đạt rồi. Mục tiêu khó quá dẫn đến người thực hiện sẽ bất mãn vì có cố gắng cũng chẳng đạt được. Ngoài ra, khi đặt mục tiêu cần cân nhắc khía cạnh sự hứng thú của các bên tham gia thực hiện mục tiêu, vì không hứng thú thì họ không có động lực để thực hiện mục tiêu và kết quả mong muốn của mục tiêu cũng khó hoàn thành. Để xác định tính khả thi bạn có thể dựa vào các câu hỏi sau:

Nếu tổ chức của bạn có các câu trả lời giống như câu trả lời của các câu hỏi ở bản trên thì mục tiêu của bạn có mang tính thử thách.

Để làm được điều, việc đầu tiên bạn làm là phân tích lại năng lực cán bộ/tổ chức, phân tích nguồi lực của tổ chức (tài chính, cơ sở hạ tầng, công nghệ, con người, thời gian, …), phân tích các cơ hội mà bạn có thể nắm bắt được. Từ các kết quả phân tích này bạn mới có thể đưa ra các nhận định chính xác về từng vấn đề, từ đó xây dựng mục tiêu trên các dữ liệu đó.

4. REALISTIC: THỰC TẾ, KHÔNG VIỄN VÔNG;

• Chữ R này trong mô hình SMART có 2 trường phái dùng 2 từ khách nhau. Một là REALISTIC có nghĩa là thực tế và số còn lại dùng từ RELEVANT nghĩa có liên quan, như chúng đều có nghĩa chung là Mục tiêu là thực tế và được liên kết chặt chẽ với các mục tiêu chiến lược của tổ chức, của phòng ban. Ngoài ra tính thực tế còn thể hiện ở chỗ phù hợp với bối cảnh tổ chức và yêu cầu các bên liên quan. Chẳng hạng như trong thời đại công nghệ thông tin và internet 4.0 mà mục tiêu chúng ta đặt ra là bán hết các sản phẩm máy hát đĩa tồn kho 1 triệu cái với giá xuất xưởng là phi thực tế.
• Mục tiêu bạn thiết kế cho mình cũng không nên quá xa vời với thực tế, bạn có thể vận dụng đủ các nguồn lực để đảm bảo chúng sẽ đi đến nơi cần phải đến.
• Mục tiêu phải liên quan với các mục tiêu chiến lược và / hoặc hoạt động rộng lớn hơn của tổ chức nhằm đóng gốp chung vào sự đạt được giát trị cốt lỗi, tầm nhìn và sứ mệnh của tổ chức. Tránh các mục tiêu không đóng góp trực tiếp vào mục tiêu chiến lược chung của tổ chức, hay những mục tiêu mang tính làm khó người khác.
• Ngoài ra, việc hoàn thành thành công mục tiêu sẽ tạo ra sự khác biệt nhất định nào đó trong công việc trước đó, do đó bạn cũng nên hỏi thêm câu hỏi “Mục tiêu này sẽ giúp tổ chức/chúng ta có những cải tiến/phát triển như ra sao?”. Mục tiêu được đặt ra với cá nhân, bạn cũng cần nên hỏi liệu mục tiêu này có giúp cho họ những gì và chúng có động hoặc thay đổi năng lực của họ hay không và thứ hai cũng rất quan trọng là có đóng gốp gì cho tổ chức chúng ta không?

5. TIME BOUND – THỜI HẠN HOÀN THÀNH

Thời hạn, ngày hoặc thời gian khi mục tiêu sẽ được hoàn thành, thời gian hoàn thành là cần thiết và phải được đưa ra để làm cơ sở đo lường mục tiêu. Thời hạn giúp tạo ra sự khẩn cấp cần thiết, thúc đẩy hành động và tập trung tâm trí của những người chịu trách nhiệm về các cam kết mà họ đã thực hiện thông qua các mục tiêu. Không đặt ra thời hạn sẽ làm giảm động lực và sự cấp bách của những người được yêu cầu để thực hiện các nhiệm vụ, đồng thời sẽ không có lý do hay động lực thực sự để bắt đầu thực hiện chúng. Ngoài ra, Việc đặt ra thời gian cho các mục tiêu cụ thể cho phép chúng ta tìm ra các ưu tiên về thời gian cho từng mục tiêu hay từng giai đoạn cụ thể và thời gian được sử dụng cho các giai đoạn thực sự quan trọng. Các gợi ý về thời gian như sau:

• Nên đặt ra ngày tháng bắt đầu và kết thúc để thực hiện mục tiêu.
• Các cột mốc thời gian cho việc thực hiện các công việc liên quan đến mục tiêu.
• Các cột mốc thời gian cho việc đo lường cho các công đoạn quan trọng của mục tiêu;
• Tầng suất đo lường, theo dõi và thu thập dữ liệu cho từng giai đoạn về mục tiêu.
• Tầng suất để xem xet, đánh giá mức độ hoàn thành và khả năng đạt được của mục tiêu.

III. CÁCH THỨC ĐẶT MỤC TIÊU:

1. Về cách thức đặc mục tiêu: có 2 các đặt mục tiêu,

a. Cách tiếp cận suôi quá trình:

– Cách thức đặt mục tiêu này là đầu tiên bạn đặt ngay các mục tiêu mà bạn mong muốn dựa trên định hướng chiến lược của tổ chức, sau đó bạn phân tích các nguồn lực nội tại và các yếu tố bên ngoài, cũng như các cơ hội và rủi ro để xác định các nguồn lực cần thiết nhằm đạt mục tiêu và sẵn sàng cung cấp các nguồn lực để triển khai thực hiện và đạt các mục tiêu này.

– Quá trình tiếp cận theo cách này là từ mục tiêu –> xác định các nguồn lực cần thiết để đạt mục tiêu và cung cấp chúng.

b. Cách tiếp cận ngược quá trình:

– Theo cách này, việc đầu tiên là bạn xác định các nguồn lực nội tại của tổ chức, và khả năng đáp ứng của chúng, sau đó tính toán tỷ mỹ các rủi ro và cơ hội của mình để đưa ra mục tiêu phù hợp thực tế.

– Quá trình tiếp cận này là từ nguồn lực thực tế để đưa ra mục tiêu nhằm đạt mục tiêu

2. Ưu và nhược điểm của 2 cách tiếp cận trên:

a. Ưu điểm

– Cách tiếp cận thứ nhất có ưu điểm là chúng ta đạt được các mục tiêu có tính tham vọng cao,

– Các tiếp cận thứ 2 có ưu điểm là mục tiêu dễ đạt được và ít tốn kém nguồn lực.

b. Nhược điểm

– Cách tiếp cận thứ nhất: tốn nhiều nguồn lực và khả năng đạt được mục tiêu thấp hôn so với cách tiếp cận thứ 2;

– Cách tiếp cận thứ 2: nhược điểm là tính tham vọng không cao so với cách thứ nhất và hiệu quả mục tiêu không vượt trội hôn so với cách thứ nhất.

c. Áp dụng

– Cách tiếp cận thứ nhất thường áp dụng cho các công ty khởi nghiệp, các mục tiêu chiến lược của tổ chức;

– Cách tiếp cận thứ 2 thường áp dụng cho cách quá trình đã cũ, khả năng cải tiến không nhiều và các mục tiêu cho các quá trình cụ thể.

IV. LỢI ÍCH ĐẶT MỤC TIÊU THEO MÔ HÌNH S.M.A.R.T

 Mục tiêu theo mô hình SMART giúp mội người hoạt động tốt vì chúng cung cấp một khuôn khổ rõ ràng để hoàn thành mục tiêu của họ. Giúp bạn ghi nhớ dễ dàng và có thể giúp bạn theo dõi khi gặp khó khăn.

Các mục tiêu cũng cực kỳ hữu ích cho các lĩnh vực như lập kế hoạch, động lực và nhìn thấy kết quả. Dưới đây là năm lợi ích lớn nhất của mục tiêu SMART:

1. Mục tiêu cung cấp trọng tâm và hướng

Mục tiêu SMART có thể đưa ra định hướng kinh doanh của bạn và sẽ hướng dẫn bạn và nhân viên của bạn thông qua các quyết định hàng ngày. Chẳng hạn, nếu mục tiêu của bạn là tăng doanh thu và giảm thiểu chi phí, biết điều này sẽ giúp bạn tránh mua hàng không cần thiết.

2. Mục tiêu giúp bạn tạo ra một kế hoạch

Mục tiêu SMART giúp bạn tạo ra một kế hoạch để đáp ứng các mục tiêu của tổ chức. Chúng giúp bạn bắt đầu với kết thúc trong tâm trí và đặt ra các mục tiêu ngắn hạn, ngắn hạn hơn để đưa bạn đi đúng hướng.

3. Mục tiêu có thể là một công cụ để thúc đẩy nhân viên của bạn

Mục tiêu kinh doanh có thể được sử dụng như một công cụ để thúc đẩy nhân viên của bạn. Chẳng hạn, nếu mục tiêu của bạn là tăng doanh số thì bạn có thể thiết lập các chương trình khuyến khích nhân viên để kiếm tiền khi đạt được các mốc nhất định.

4. Cung cấp kết quả nhanh hơn

Khi bạn tạo mục tiêu  SMART, bạn sẽ hoàn thành mục tiêu của mình nhanh hơn. Điều này là do bạn sẽ lãng phí ít thời gian hơn cho các hành động không hiệu quả và sẽ có một lộ trình trực tiếp hơn để hoàn thành mục tiêu.

5. Giảm căng thẳng

Khi chúng tôi không có mục tiêu để hướng dẫn hành động của mình, việc mất tập trung dễ dàng và ngừng tập trung vào các nhu cầu quan trọng nhất của doanh nghiệp là điều phổ biến. Khi năng suất của chúng ta bị ảnh hưởng và chúng ta không cảm thấy mình đang hoàn thành nhiều việc này có thể gây ra rất nhiều căng thẳng và lo lắng.

————————————-

P/S Nếu bạn thấy bài viết này có ích cho bạn và người khác, hãy giúp tôi chia sẽ cho những người khác biết. Nếu bài viết chưa tốt vui lòng comment bên dưới để chúng tôi hoàn thiện lại. Cám ơn bạn rất nhiều!

Nguyễn Hoàng Em