Thưa quý đọc giả, thời gian vừa qua tôi nhận được rất nhiều trao đổi cũng như phản hồi về điều khoản 4.1 Bối cảnh tổ chức trong ISO 9001:2015. Hầu hết ý kiến cho rằng điều khoản này là thừa, không áp dụng được trong thực tế, hay làm cho có, … Vì vậy tôi viết bài này xin phân tích sâu về ý nghĩa thực tiễn cũng như tinh thần tiêu chuẩn trong điều khoản này. Trong bài viết này chúng tôi không giải thích lại tiêu chuẩn để tránh trùng lấp với bài viết trước đó, và tôi viết dưới dạng ngôn ngữ của tổ chức không dùng nhiều ngôn ngữ tiêu chuẩn để đọc giả dễ liên tưởng.
Điều khoản 4.1 là điều khoản đầu tiên trong các yêu cầu của tiêu chuẩn, điều này nói lên rằng chúng ta phải thực hiện nó đầu tiên trước khi xây dựng hệ thống quản lý và cũng thường xuyên phải theo dõi cập nhật chúng.
Trước khi xây dựng chiến lược phát triển công ty hay một sản phẩm hoặc tầm nhìn, điều đầu tiên mà chúng ta làm là nhìn lại chính mình và nhìn nhận môi trường xung quanh của chúng ta như thế nào. Từ đó chúng ta mới đưa ra tầm nhìn và định hướng chiến lược cho tương lai.
Đối với vấn đề bên ngoài mà chúng ta phải nhìn nhận một số vấn đề như:
- Về thị trường:
- Đối thủ cạnh cạnh mình là ai?
- Họ có những ưu và nhược điểm gì?
- Khách hàng mình là ai? Đặc điểm tiêu dùng của họ là gì?
- Thị phần mình bao nhiêu? Mình có thể đạt được tối đa là bao nhiêu?
- Sản phẩm thay thế mình là gì?
- Xu hướng tiêu dùng như thế nào? …
- Về yếu tố chính trị và tình hình quốc tế
- Tình hình chính trị có biến động gì không?
- Các ràng buộc pháp lý nào có thể hình thành trong tương lai?
- Các hàng rào kinh tế kỹ thuật nào có thể xuất hiện?
- Các xung động nào có thể ảnh hướng đến chúng ta?…
- Về tình hình nguồn nguyên liệu
- Tình hình cung cấp nguồn nguyên liệu?
- Các yêu tố ảnh ảnh hưởng đến nguồn nguyên liệu?
- Các nguồn nguyên liệu thay thế nào có thể hình thành? …
- Tình hình nguồn nguyên nhiên liệu:
- Tình hình giá dầu thế giới và trong nước ảnh hưởng gì đến doanh nghiệp?
- Tình hình giá điện, và tương lại nguồn năng lượng giá thành tăng hay giảm, đủ hay thiếu?
- Các nguồn nhiện liệu khác;…
- Xu hướng công nghệ
- Tình hình phát triển công nghệ trên thế giới;
- Xu hướng công nghệ mới; …
- Thị trường tài chính:
- Lãi xuất cho vay và thị trường cho vat như thế nào;
- Tỷ giá đô là và các ngoại tệ khác;
- Xu hướng tài chính tương lai;
- Nguồn cung tài chính như thế nào;
- Các yếu tố lạm phát như thế nào?
- Các yêu tố cơ sở hạ tầng địa phương:
- Giao thông và tình hình giao thông như thế nào;
- Phương tiện giao thông thay thế như thế nào;
- Cảng và dịch vụ cảng như thế nào;
- Các yếu tố lao động
- Tỷ lệ thất nghiệp địa phương;
- Trình độ nhân lực địa phương;
- Các đặc điểm địa phương
- Điều kiện tư nhiên:
- Thời tiết;
- Các biến cố thời tiết, tự nhiên (động đất, sống thần, kho hạn, mưa lũ …)
Các yếu tố nội bộ
- Công nghệ – thiết bị
- Công nghệ mình hiện đại hay lỗi thời;
- Năng suất sản xuất đủ, thiếu, thừa;
- Các sự cố công nghệ
- Cơ sở vật chất – nhà xưởng
- Nhà xưởng còn rộng hay thiếu;
- Nhà xưởng cũ hay mới;
- Sản phẩm;
- Sản phẩm phân khúc nào?
- Thị phần sản phẩm
- Khả năng phát triển sản phẩm mới, …
- Tỷ lệ hàng phế phẩm, …
- Tài chính
- Tiền thiếu hay đủ;
- Năng lực đầu tư tài chính như thế nào?
- Dòng tiền hợp lý chưa?
- Con người
- Con người đủ hay thiếu;
- Dễ tuyển hay khó tuyển;
- Năng lực đủ chưa?
- Lòng trung thành người lao động như thế nào?
- Đặc điểm văn hoá của họ như thế nào?
- Các vấn đề nội bộ khác nữa tôn giáo, bắt đồng ngôn ngữ,…
Đây là một loạt các vấn đề nội bộ và bên ngoài mà chúng ta phải xem xét khi hoạch định QMS cũng như để duy trì QMS của bạn. Không một tổ chức nào sản xuất kinh doanh mà không luôn theo sát các vấn đề này. Trước khi muốn sản xuất sản phẩm thì phòng thị trường tiến hàng khảo sát khách hàng, hay đối với các tổ chức nhập khẩu thép họ luôn theo dõi giá thép thế giới và tỷ giá ngoại tệ.
Thực tế việc theo dõi bối cảnh của doanh nghiệp luôn thực hiện thường xuyên, chẳng hạn phòng kinh doanh liên tục cập nhật tình hình thị trường, phòng kế toán luôn cập nhật về tài chính và dòng tiền, phòng kỹ thuật sản xuất luôn cập nhật tình hình thiết bị và sản phẩm, phòng nhân sự luôn cập nhật tình hình lao động và nguôn cung lao động. Từ các yếu tố này, lãnh đạo sẽ đưa ra chính sách sách chất lượng và mục tiêu chất lượng phù hợp. Với thiết bị cũ kỹ, hầu hết công đoạn thủ công, chẳng một công ty điện tử nào như vậy tuyên bố là chất lượng sản phẩm đứng đầu thế giới cả. Tuỳ theo yếu tố bên ngoài và nội lực bên trong tổ chức, lãnh đạo đưa ra chính sách chất lượng phù hợp với điều kiện hiện tại và đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.
Vậy ai là người thực hiện việc phân tích bổi cảnh tổ chức? Hầu hết tất cả tổ chức cảm thấy điều khoản này vô ích bởi vì người thực hiện quá trình phân tích bối cảnh là nhân viên phụ trách ISO, họ chỉ đoán mò một số vấn đề hay được gợi ý của bên tư vấn. Bối cảnh tổ chức thay đổi từng ngày tuy nhiên phiếu phân tích bối cảnh tổ chức chỉ là 1 và sử dụng cho 3 – 4 năm không đổi. Theo logic tiêu chuẩn thì điều này nằm trước điều khoản 5.3 Phân công trách nhiệm và quyền hạn, nghĩa là cái gì trước khi phân công nhiệm vụ thì trách nhiệm thuộc về lãnh đạo cao nhất, tức là lãnh đạo phải thực hiện điều này, chỉ có lãnh đạo mới hiểu tường tận bối cảnh tổ chức. Chính sự hiểu tường tận này mà lãnh đạo mới đưa ra những quyết sách kịp thời. Giả sử bộ phận mua hàng báo cáo với lãnh đạo cao nhất rằng, năm nay vùng nguyên liệu hạn hán nên thất thu, lãnh đạo cao nhất liền đưa ra chiến lược tồn trữ nguyên liệu hoặc nhập khẩu nguyên liệu. Chính vì điều này, mà bối cảnh tổ chức đoàn đánh giá thường phỏng vấn lãnh đạo chứ không hỏi chuyên viên ISO. và đây lá lý do mà tiêu chuẩn yêu cầu “Tích hợp các quá trình quản lý tổ chức vào hệ thống quản lý chất lượng”. Nghĩa là các việc lãnh đạo cao nhất phải làm phải tích hợp vào hệ thống QMS. Và tổ chức luôn nhớ rằng đây là yêu cầu cho lãnh đạo cao nhất.
Tại sao điều khoản này không yêu cầu thông tin dạng văn bản? đây là một điều rất hay trong tiêu chuẩn, bối cảnh tổ chức thay đổi từng ngày thậm chí từng giây đối với các doanh nghiệp nhập khẩu xăng dầu vì giá dầu lên xuống bất thường. do đó, không thể bất cứ thay đổi nào cũng phải ghi ra giấy hết được. Vì vậy tiêu chuẩn không yêu cầu văn bản là vậy.
Tóm lại, điều khoản này nói rằng, lãnh đạo phải thường xuyên xem xét bối cảnh tổ chức (như các vấn đề ở trên) để đưa các quyết định hợp lý và kịp thời cho QMS luôn hiệu lực.
————————————-
P/S Nếu bạn thấy bài viết này có ích cho bạn và người khác, hãy giúp tôi chia sẽ cho những người khác biết. Nếu bài viết chưa tốt vui lòng comment bên dưới để chúng tôi hoàn thiện lại. Cám ơn bạn rất nhiều!
Nguyễn Hoàng Em